Controle de Avisos

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Controle de Avisos

Visão Geral

O Controle de Avisos permite configurar mensagens de alerta que serão exibidas para os usuários nos Lançamentos de Contas a Pagar e Conta Corrente.
As mensagens de alerta poderão ser criadas com o escopo de aplicação (Contas a Pagar e/ou Conta Corrente) e configuração de bloqueio, dando um tratamento diferenciado conforme o escopo no momento do lançamento.


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Essa funcionalidade não está disponível para a versão Base Condomínio UNO.

Procedimentos

Boa parte dos controles consiste no cadastramento e configuração adequada dos avisos com seu escopo de aplicação e nível de bloqueio.

Cadastrando os Avisos (Administração > Controle de Avisos)

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Os avisos possuem quatro níveis de verificação:
  • Condomínio - Avisos emitidos em lançamentos para um determinado condomínio.
  • Fornecedor - Avisos emitidos em lançamentos para um determinado fornecedor.
  • Grupo de Saldo/Conta - Avisos emitidos em lançamentos para um determinado grupo de saldo e conta.
  • Empresa - Avisos genéricos da empresa.


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Para que o aviso seja genérico basta cadastra-lo sem informar os demais níveis de verificação.


Além dos níveis de verificação, para cada aviso poderão ser selecionados até dois escopos de lançamento: Contas a Pagar e Conta Corrente.


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Ao marcar a opção Bloquear, além dos avisos que serão exibidos em tela, o respectivo lançamento de contas a pagar terá o seu pagamento condicionado à uma ou mais autorizações e o lançamento direto em conta corrente não poderá ser realizado.


O período compreendido entre as Datas de Vigência inicial e final determina a faixa de data em que o aviso estará ativo, sempre comparadas com a data em que a operação está sendo realizada independente da data do lançamento. Caso a data final não seja informada o aviso será aplicado sem prazo para expiração, contudo a data inicial sempre será obrigatória.
Então, tomando como parâmetros as informações acima teremos:
De acordo com o exemplo da imagem à seguir, a mensagem será exibida a partir do dia 17/05/2017 toda a vez que for feito um lançamento em contas a pagar para o COND DO SEU EDIFÍCIO 00000050.


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A imagem abaixo sugere um bloqueio de pagamentos e lançamento em conta corrente para o fornecedor ENTIDADE 00000033, válido até 31/05/2017.


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Ao marcar a opção Bloquear, além dos avisos que serão exibidos em tela, o respectivo lançamento de contas a pagar terá o seu pagamento condicionado à uma ou mais autorizações e o lançamento direto em conta corrente não poderá ser realizado.

Avisos Exibidos em Contas a Pagar (Financeiro > Contas a Pagar > Lançamento)

Os avisos serão exibidos nos lançamentos de contas a pagar, conforme o exemplo abaixo:


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No caso de dois ou mais avisos para o mesmo lançamentos, eles serão exibidos na mesma janela.


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As mensagens de aviso com texto em vermelho indicam que também foi adotado o escopo de bloqueio, nesse caso o lançamento de contas a pagar poderá ser feito porém o seu pagamento estará condicionado à autorização que deverá ser feita por um usuário devidamente capacitado para essa tarefa (Ex. Chefe de Setor, Gerente, Administrador do Sistema, etc.), conforme veremos a seguir.

Observe o campo Autorizado na imagem acima, ao salvar o lançamento com aviso no escopo de Bloqueio ele estará desmarcado.

Autorização do Contas a Pagar (Financeiro > Contas a Pagar > Autorização)

Os lançamentos de contas a pagar dependem do status de autorizado para que todo o fluxo de pagamento seja realizado no sistema, porém, o processo de autorização do contas a pagar requer a adoção de alguns procedimentos:


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Esse parâmetro determina a quantidade de autorizações necessárias para que o lançamento de contas a pagar esteja liberado para pagamento.


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Mesmo que o valor do parâmetro seja igual a zero, o sistema exigirá pelo menos uma autorização para a liberação do pagamento.

Caso a quantidade de autorizações seja configurada com o valor maior que um, o mesmo lançamento deverá ser autorizado por usuários diferentes.


  • Configuração dos usuários para autorização (Tabelas Gerais > Principais > Autorizações)


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Nesse cadastro deverá ser informado os funcionários que poderão realizar a autorização do contas a pagar.


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A marcação da opção Autorização por Conta permitirá que o funcionário autorize somente pagamentos de condomínios em que ele for gerente.

O vínculo do funcionário com o usuário no sistema deverá ser feito no cadastro da entidade, onde deverá ser informado o nome de logon de acesso ao sistema em dados complementares.


  • Autorizando os lançamentos (Financeiro > Contas a Pagar > Autorizações)


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Nessa tela poderão ser filtrados todos os lançamentos pendentes de autorização, ela também poderá ser feita individualmente através do botão "Autorização" do lançamento de contas a pagar conforme o exemplo abaixo.


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Somente funcionários devidamente configurados no cadastro de autorizações (Tabelas Gerais > Principais > Autorizações) poderão realizar esse procedimento.

Depois de autorizado, se algum lançamento de contas a pagar sofrer alterações que gerem novo aviso com escopo de bloqueio, o processo de autorização deverá ser realizado novamente.

Os lançamentos de contas a pagar que não estiverem devidamente autorizados estarão automaticamente bloqueados para os demais procedimentos de pagamento (criação de voucher, emissão de cheque, pagamento eletrônico, etc.).

Avisos Exibidos em Conta Corrente (Financeiro > Conta Corrente)

Conforme mencionado inicialmente, o controle de avisos também pode ser ativado para lançamentos em conta corrente condicionado ao seu escopo de cadastro.


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A plicação do bloqueio também se aplica para os lançamentos em conta corrente, com a mesma característica quanto ao texto da mensagem em vermelho.

Porém, nesse escopo de lançamento a natureza do lançamento não será considerada (crédito ou débito) e a inclusão/alteração não será aceita com o lançamento sendo descartado.'

A alteração de um lançamento de conta corrente para um quadro que se encaixe na aplicação de bloqueio.

O bloqueio do lançamento em conta corrente só terá validade se o respectivo lançamento não for proveniente de baixa de recibo ou contas a pagar, mesmo assim os avisos serão exibidos.


Consultando o LOG de Avisos (Administração > Controle de Avisos)

O controle de avisos permite uma auditoria dos avisos emitidos para os usuários, através da aba Logs poderão ser feitas consultas por período e funcionário onde serão listadas as datas, funcionários que receberam o aviso, escopo e número do respectivo registro de acordo com o escopo.


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Funcionalidades Base Condomínio