Controle de Avisos

Controle de Avisos

Visão Geral

O Controle de Avisos permite configurar mensagens de alerta que serão exibidas para os usuários nos Lançamentos de Contas a Pagar e Conta Corrente.

As mensagens de alerta poderão ser criadas com o escopo de aplicação (Contas a Pagar e/ou Conta Corrente) e configuração de bloqueio, dando um tratamento diferenciado conforme o escopo no momento do lançamento.

Essa funcionalidade não está disponível para a versão Base Condomínio UNO.

Procedimentos

Boa parte dos controles consiste no cadastramento e configuração adequada dos avisos com seu escopo de aplicação e nível de bloqueio.

Cadastrando os Avisos (Administração > Cadastro de Avisos)

Os avisos possuem quatro níveis de verificação:

• Condomínio - Avisos emitidos em lançamentos para um determinado condomínio.
• Fornecedor - Avisos emitidos em lançamentos para um determinado fornecedor.
• Grupo de Saldo/Conta - Avisos emitidos em lançamentos para um determinado grupo de saldo e conta.
• Empresa - Avisos genéricos da empresa.

Para que o aviso seja genérico basta cadastra-lo sem informar os demais níveis de verificação.

O período compreendido entre as Datas de Vigência inicial e final determina a faixa de data em que o aviso estará ativo, sempre comparadas com a data em que a operação está sendo realizada independente da data do lançamento. Caso a data final não seja informada o aviso será aplicado sem prazo para expiração, contudo a data inicial sempre será obrigatória.

Escopo de Lançamento

O escopo de lançamento determina para que parte do sistema o aviso ou bloqueio estará ativo.

Para cada aviso poderão ser selecionados até dois escopos de lançamento: Contas a Pagar e Conta Corrente.

Escopo de Avisos e Bloqueios

O escopo de aviso determina as regras que serão aplicadas para definir um aviso ou bloqueio de uma determinada operação.

Sempre serão exibidos avisos na tela, porém, de acordo com o escopo a operação poderá ser bloqueada no sistema. Os escopos são:

• Não Bloqueado: Nesse caso o aviso é exibido na tela porém a operação é permitida.

• Bloqueado: Nesse caso além a exibição do aviso a operação será bloqueada para o usuário

Ao marcar a opção Bloqueado, além dos avisos que serão exibidos em tela, o respectivo lançamento de contas a pagar será desautorizado e terá a sua liberação do seu pagamento condicionada à uma ou mais autorizações que deverá ser feita através dos procedimentos de autorização já existentes no sistema. Atenção!!! Lançamentos bloqueados no escopo de conta corrente não poderão ser realizados.

• Variação: O escopo de variação permite determinar regras para apuração e comparação de valores padrão, permitindo estipular faixas de variação por percentual para exibir avisos ou bloquear determinados lançamentos.

Quando o escopo do aviso for por Variação deverão ser estipuladas as regras que serão aplicadas de acordo com os campos abaixo:

• Regra: Determina a regra que será aplicado para apurar o valor padrão com as opções (Média do Ano, Média do Mês, Média do Semestre, Ultimo Valor e Valor Fixo).

O valor apurado por Média será a soma total dos valores lançados dividida pela quantidade de lançamentos realizados, de acordo com o período estipulado (Ano, Mês ou Semestre). A regra de Ultimo Valor corresponderá ao ultimo lançamento feito no mês anterior ao lançamento atual. Para a regra de Valor Fixo o valor padrão deverá ser informado no campo valor. Conforme veremos mais adiante, o espoco por variação permitirá emitir o Relatório de Contas a Pagar por Fornecedor, onde também poderão ser exibidas as críticas de acordo com os critérios de variação.

• (%) Aviso: Percentual de variação que será aplicado sobre o valor padrão e determinará o limite aceitável para a exibição de avisos.

• (%) Bloqueio: Percentual de variação que será aplicado sobre o valor padrão e determinará o limite aceitável para o bloqueio do lançamento.

O bloqueio por variação respeita as mesmas regras do bloqueio simples, mencionadas acima em que o contas a pagar será desautorizado e o conta corrente será terminantemente bloqueado. É importante notar também que os campos Fornecedor e Número de Matrícula também são considerados na regra de apuração de valores tanto em contas a pagar quanto em conta corrente, ou seja, a apuração dos valores ficará restrita à eles, pois, só serão totalizados os lançamento com o mesmo fornecedor e número de matricula ou os lançamentos que não tiverem número de matricula no caso do número não ser informado.

• Valor: Valor que deverá ser estipulado como padrão quando a regra do tipo Valor Fixo.

Então, tomando como parâmetros as informações acima teremos:

De acordo com o exemplo da imagem abaixo, a mensagem será exibida a partir do dia 12/05/2017 toda a vez que for feito um lançamento em contas a pagar ou conta corrente para a conta Elevadores.

Já a imagem abaixo sugere um bloqueio de pagamentos e lançamentos em conta corrente para o fornecedor ENTIDADE :30.

No caso de controle por variação, o exemplo abaixo sugere um aviso toda a vez em que o valor lançado ultrapassar 10% e um bloqueio toda a vez em que o valor ultrapassar 50% sobre o valor padrão de Energia Elétrica apurado sobre a Média do Ano

• Condição: Esse escopo permite duas situações para o aviso ou bloqueio do respectivo lançamento.

• Funcionário Ativo: Se o fornecedor identificado no respectivo lançamento for funcionário cadastrado e ativo no condomínio o sistema aplicará a regra, seja de bloqueio ou somente aviso.

• Vencidos: Se o vencimento for menor a data corrente do lançamento o sistema aplicará a regra, seja de bloqueio ou somente aviso.

• Código de Barras: Se o valor do contas a pagar não estiver em conformidade com o código de barras identificado no lançamento.

Para a aplicação do escopo na condição de Funcionário Ativo o sistema irá confrontar o fornecedor com o Cadastro de Empregados do condomínio (Administração > Condomínio / Botão Empregados). O fornecedor deverá estar cadastrado como empregado para o condomínio e com status ativo, conforme o exemplo da imagem abaixo.

Avisos Exibidos em Contas a Pagar (Financeiro > Contas a Pagar > Lançamento)

Os avisos serão exibidos ao salvar os lançamentos de contas a pagar, conforme o exemplo abaixo:

No caso de dois ou mais avisos para o mesmo lançamentos, eles serão exibidos na mesma janela.

As mensagens de aviso com texto em vermelho indicam que também foi adotado o escopo de bloqueio, nesse caso o lançamento de contas a pagar poderá ser feito porém o seu pagamento estará condicionado à autorização que deverá ser feita por um usuário devidamente capacitado para essa tarefa (Ex. Chefe de Setor, Gerente, Administrador do Sistema, etc.), conforme veremos a seguir. Observe o campo Autorizado na imagem acima, ao salvar o lançamento com aviso no escopo de Bloqueio ele estará desmarcado.

Autorização do Contas a Pagar (Financeiro > Contas a Pagar > Autorização)

Os lançamentos de contas a pagar dependem do status de autorizado para que todo o fluxo de pagamento seja realizado no sistema, porém, o processo de autorização do contas a pagar requer a adoção de alguns procedimentos:

• Configuração do Parâmetro 100 - Autorizações (Tabelas Gerais > Informações > Parâmetros)

Esse parâmetro determina a quantidade de autorizações necessárias para que o lançamento de contas a pagar esteja liberado para pagamento.

Mesmo que o valor do parâmetro seja igual a zero, o sistema exigirá pelo menos uma autorização para a liberação do pagamento. Caso a quantidade de autorizações seja configurada com o valor maior que um, o mesmo lançamento deverá ser autorizado por usuários diferentes.

• Configuração dos usuários para autorização (Tabelas Gerais > Principais > Autorizações)

Nesse cadastro deverá ser informado os funcionários que poderão realizar a autorização do contas a pagar.

A marcação da opção Autorização por Conta permitirá que o funcionário autorize somente pagamentos de condomínios em que ele for gerente. O vínculo do funcionário com o usuário no sistema deverá ser feito no cadastro da entidade, onde deverá ser informado o nome de logon de acesso ao sistema em dados complementares.

• Autorizando os lançamentos (Financeiro > Contas a Pagar > Autorizações)

Nessa tela poderão ser filtrados todos os lançamentos pendentes de autorização, ela também poderá ser feita individualmente através do botão "Autorização" do lançamento de contas a pagar conforme o exemplo abaixo.

Somente funcionários devidamente configurados no cadastro de autorizações (Tabelas Gerais > Principais > Autorizações) poderão realizar esse procedimento. Depois de autorizado, se algum lançamento de contas a pagar sofrer alterações que gerem novo aviso com escopo de bloqueio, o processo de autorização deverá ser realizado novamente. Os lançamentos de contas a pagar que não estiverem devidamente autorizados estarão automaticamente bloqueados para os demais procedimentos de pagamento (criação de voucher, emissão de cheque, pagamento eletrônico, etc.).

Avisos Exibidos em Conta Corrente (Financeiro > Conta Corrente)

Conforme mencionado inicialmente, o controle de avisos também pode ser ativado para lançamentos em conta corrente condicionado ao seu escopo de cadastro.

A plicação do bloqueio também se aplica para os lançamentos em conta corrente, com a mesma característica quanto ao texto da mensagem em vermelho. Porém, nesse escopo de lançamento a natureza do lançamento não será considerada (crédito ou débito) e a inclusão/alteração não será aceita com o lançamento sendo descartado.' A alteração de um lançamento de conta corrente para um quadro que se encaixe na aplicação de bloqueio. O bloqueio do lançamento em conta corrente só terá validade se o respectivo lançamento não for proveniente de baixa de recibo ou contas a pagar, mesmo assim os avisos serão exibidos.

Consultando o LOG de Avisos (Administração > Controle de Avisos)

O controle de avisos permite uma auditoria dos avisos emitidos para os usuários, através da aba Logs poderão ser feitas consultas por período e funcionário onde serão listadas as datas, funcionários que receberam o aviso, escopo e número do respectivo registro de acordo com o escopo.

Apuração da variação de valores (Relatórios > Financeiros > Contas a Pagar > Por Fornecedor)

Com a possibilidade de apurar a variação de valores por períodos para a emissão de avisos, foi adicionada a opção Apurar Resumo de Variação no Relatório de Contas a Pagar por Fornecedor.

Essa opção permite aplicar as regras de aviso por variação sobre os valores lançados em contas a pagar, exibindo os avisos no relatório.

O exemplo abaixo demonstra o resultado da aplicação de uma regra de variação para a conta Energia Elétrica.

O relatório pode ser emitido independente do lançamento estar em aberto ou baixado e em períodos distintos.

Funcionalidades Base Condomínio