Versão 1.7.0.451 de 31-07-2014 Base Financeiro

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Notas

Documentação da versão 1.7.0.451 de 31/07/2014

Essa versão do Base Financeiro trás uma série de implementações e ajustes para garantir o controle das operações realizadas na administradora, principalmente com relação ao fechamento dos saldos dos grupos de saldo patrimoniais de caixa.

O Sincronismo foi reformulado visando garantir a integridade das operações realizadas. Foi implementado o controle de quebra de log, permitindo o reprocessamento do sincronismo e liberando a correção de lançamentos nas carteiras de condomínio e locação mesmo depois de sincronizado. Agora a contra partida dos serviços cobrados na carteira também será feita através do sincronismo, o que anteriormente era feito em tempo real.

O Relatório de Saldos Disponíveis também foi modificado para demonstrar o saldo da empresa, resultante da diferença entre os grupos de saldo patrimoniais e da carteira.

Implementações

Mapeamento de Operações

Acesso: Mapeamento > Map Operações.

Inserido mais um tipo de mapeamento BAIXA DE CONTAS A PAGAR ELETR, a partir dessa versão as operações referentes às baixas de contas pagar eletrônico serão sincronizadas separadamente no Base Financeiro. Permitindo um melhor controle dessas operações.

O sincronismo também irá separar as operações de contas a pagar por lote geradas pelo assistente de contas a pagar eletrônico, para maiores esclarecimentos sobre a geração de contas a pagar eletrônico consulte o tópico Assistente de Contas a Pagar Eletrônico em Contas a Pagar Eletrônico.

Mapeamento de Banco

Acesso: Mapeamento > Map Banco.

• Ajustada a tela para filtrar somente os grupos de saldo do tipo patrimonial.

• Inserida uma crítica para bloquear o mapeamento do mesmo grupo de saldo para contas correntes diferentes, deverá ser criado um grupo de saldo patrimonial para cada conta corrente bancária da empresa.

Os grupos de saldo do tipo Patrimonial são exclusivamente para apurar os saldos das contas correntes bancárias e caixas da empresa e não permitem lançamento direto. A atualização desses grupos de saldo será feita no momento do sincronismo.

Mapeamento de Caixa

Acesso: Mapeamento > Map Caixa.

• Ajustada a tela para filtrar somente os grupos de saldo do tipo patrimonial.

Todos os caixas deverão estar zerados antes de realizar essa operação.

Os grupos de saldo do tipo Patrimonial são exclusivamente para apurar os saldos das contas correntes bancárias e caixas da empresa e não permitem lançamento direto. A atualização desses grupos de saldo será feita no momento do sincronismo.

• Inserida uma crítica para bloquear o mapeamento do mesmo grupo de saldo para caixas diferentes, deverá ser criado um grupo de saldo patrimonial para cada caixa.

• Inserido o campo "Empresa", esse campo permite o mapeamento de caixas de empresas diferentes.

Esse mapeamento permite que o sincronismo dos saldos de caixa sejam divididos em empresas diferentes no financeiro. Ele deverá ser feito somente quando houver a necessidade de sincronizar saldo de caixa em empresas distintas, isso poderá ocorrer quando os caixas (ex. Caixa 1 - Matriz e Caixa 2 - Filial) pertencerem à filiais com CNPJ diferente, nesse caso o sincronismo dos saldos será feito na empresa correspondente à filial mapeada no caixa.

Quando não houver empresa indicada no mapeamento o sincronismo dos saldos de caixa será feito na empresa identificada no Parâmetro 108 – Empresa Administradora.

Mapeamento de Carteira

Acesso: Mapeamento > Map Carteira.

• Implementado o Mapeamento de Carteira, onde deverão ser identificados os grupos de saldo patrimoniais e contas correspondentes aos créditos e débitos das carteiras de condomínio e locação.

A partir dessa versão o sincronismo também contemplará os totais de crédito e débito dia a dia de cada carteira, com isso o Balancete Sintético/Analítico refletirá o Relatório de Movimento de Carteira dos sistemas.

O sincronismo do movimento das carteiras será feito somente para os lançamentos feitos através de conta corrente bancária da empresa ou caixa.

Mapeamento de Filial/Empresa

• Implementado o Mapeamento de Filial/Empresa, onde deverão ser identificadas as empresas ligadas a cada filial.

Esse mapeamento permite que as carteiras de condomínio e locação sejam divididas por empresas diferentes no financeiro. Ele deverá ser feito somente quando houver a necessidade de sincronizar operações em empresas distintas, de acordo com a origem da operação, isso poderá ocorrer quando as carteiras forem divididas entre filiais com CNPJ diferente, nesse caso o sincronismo será feito na empresa correspondente à filial mapeada, levando em consideração a filial identificada nos Cadastro dos Proprietários e Condomínios.

Quando não houver empresa indicada no mapeamento o sincronismo continuará sendo feito na empresa identificada no Parâmetro 108 – Empresa Administradora. O Lançamento de Sangria do Módulo Base Caixa também será separado, de acordo com a empresa de origem da carteira.

A diferenciação de empresa de origem das carteiras será de acordo com a filial identificada no Campo Filial do Cadastro do Condomínio e do Cadastro de Dados Complementares do Proprietário. A identificação da empresa de origem será gravada no momento do lançamento em conta corrente, portanto, o histórico dos movimentos ficará preservado mesmo que a filial seja alterada nos cadastros.

Parâmetros

Acesso: Tabelas Gerais > Parâmetros.

• Parâmetro 301 - Sangria.

Identifica (através do campo Conta) a conta que deverá ser utilizada no Base Financeiro para o lançamento automático de sangrias de caixa.

Para o lançamento da sangria na empresa deverá ser utilizada uma conta de crédito.

• Parâmetro 400 - Ativa Financeiro.

Ativa (quando o campo Valor for igual a 1) uma série de controles no Sistema Base Condomínio e Módulo Base Caixa, afim de garantir a integridade entre o movimento de caixa e o Base Financeiro:

• Base Condomínio.

Habilita o campo Empresa para o destino no Cadastro de Transferências (Base Condomínio > Administração > Condomínio > Botão Contrato ADM > Botão Transferência), permitindo que as mesmas sejam feitas direto para o Base Financeiro.

• Base Caixa.

Limita o Lançamento de Sangria (Base Caixa > Utilitários > Sangria) com destino somente para a empresa ou transferido entre caixas.

Habilita o Lançamento de Sangria multi empresa (Base Caixa > Utilitários > Sangria).

O Lançamento de Sangria multi empresa consiste em separar os valores da sangria de acordo com os movimentos, quando originados de empresas diferentes. Caso necessário, reveja o item Mapeamento de Filial/Empresa.

Transferência

Acesso: Utilitários > Cadastro de Transferência.

• Implementado o Cadastro de Transferência

Esse cadastro poderá ser utilizado para corrigir falhas de mapeamento de grupos de saldo e contas, comuns nos caso de contra partida serviços.

Exemplo de transferência somente entre grupos de saldo

As transferências poderão ser:

• Somente entre contas - Omitir o Grupo de Saldo Destino
• Somente entre grupos de saldo - Omitir a Conta Destino
• Entre grupos de saldo e contas - Informar Grupo de Saldo Destino e Conta Destino

Também será possível ajustar períodos passados, nesse caso basta informar o Período e clicar no Botão Aplicar Regra que os movimentos serão ajustados.

Com esse recurso a correção do mapeamento de serviços passa a ser opcional, pois, as regras de transferência serão aplicadas aos processamentos futuros.

Os campos Grupo de Saldo Origem e Conta Origem são obrigatórios.

Sangria de Caixa

• O Lançamento de Sangria, entre outros procedimentos, do Base Caixa foi ajustado de forma a garantir que o lançamento seja feito de forma correta.

Para que os controle de sangria de caixa seja ativado é necessário que o Parâmetro 400 – Ativa Financeiro esteja devidamente configurado (campo valor igual a 1).

Confira os novos procedimentos do Base Caixa nas notas da Versão 1.8.0.121 de 31/07/2014.

Sincronismo

Acesso: Financeiro > Sincronismo.

Além das operações de baixas e lançamentos em conta corrente, serão sincronizados os totais de crédito/débito das carteiras e os movimentos de caixa que não passarem pelo lançamento de conta corrente. Desse modo, os saldos das carteiras e dos grupos de saldo patrimoniais de caixa estarão atualizados no Base Financeiro.

Antes de abrir a tela de sincronismo o sistema fará uma verificação dos mapeamentos iniciais necessários. Ao encontrar alguma falha será exibida uma tela com os erros encontrados, bastando dar um duplo clique sobre o respectivo erro para ser direcionado ao cadastro onde a correção deverá ser feita.

• Implementado o Controle de Log de Sincronismo.

Com essa implementação o sistema libera os ajustes de lançamento em conta corrente nas carteiras de origem depois de sincronizados, o que antes não era possível.

Ao processar o sincronismo o sistema irá criar um log das datas sincronizadas, a qualquer inclusão, alteração ou exclusão em conta corrente, o log será marcado como Quebrado (indicado em vermelho na listagem de logs), forçando o seu reprocessamento.

Para processar o sincronismo basta indicar a data final no campo Até e clicar no Botão Processar.

A partir dessa versão a contra partida dos serviços cobrados dos Proprietários e Condomínios, que antes era em tempo real, também será feita através do processo de sincronismo. Isso permite ajustes de possíveis erros de mapeamento de locação e condomínio, que poderão ser corrigidos e reprocessados através da quebra de log. O controle de Quebra de Logs será aplicado sempre após à Data Inicial de Log, nenhum sincronismo feito antes dessa data poderá ser quebrado e reprocessado. Se no momento da atualização já houver algum sincronismo feito a data inicial será indicada pela data do ultimo sincronismo feito. A Data Inicial de Log também poderá ser criada ou modificada através do Botão Alterar Data Inicial de Log.

A quebra de log também poderá ser forçada através da aba Quebrar Logs.

Indique a data de partida para a quebra no campo A partir de e clique no Botão Quebrar.

Os Logs Quebrados serão reprocessados ao realizar um novo sincronismo no mesmo período.

• Ajustar Saldos.

O sincronismo atualiza os saldos dos grupos de saldo patrimoniais da empresa (contas correntes bancárias e caixas) até a Data Inicial do Log.

Eventualmente, poderão ocorrer divergências entre o saldo real do grupo de saldo patrimonial e o respectivo saldo da conta corrente bancária ou caixa.

A correção poderá ser feita através do Botão Ajustar Saldos, que exibirá uma tela com os saldos apurados nos grupos de saldo patrimoniais. Basta informar o valor no campo Saldo Sugerido, do Tipo (C para Credor e D para Devedor) e clicar no Botão Processar.

O Saldo sugerido deverá ser de natureza inversa ao saldo apurado na respectiva conta corrente bancária ou caixa, portanto, se o saldo da cota corrente bancária ou caixa for credor ele deverá ser devedor (Tipo D) no Base Financeiro. Também deverá ser o valor correspondente ao saldo na Data Inicial de Log.

A partir da Data inicial de Log o sincronismo se encarregará de atualizar os saldos dia a dia.

• Caixa Síndico

É uma prática comum no Sistema Base Condomínio, quando o síndico necessita de recursos para pequenas despesas do dia a dia do condomínio.

Normalmente criasse um grupo de saldo para o caixa síndico sem gestão financeira para que o valor seja transferido do grupo de saldo condomínio com gestão financeira.

Nesse caso as operações realizadas em grupos de saldo sem gestão financeira não são sincronizados, visto que o recurso não está de posse da empresa.

Os grupos de saldo referentes à Retenção de Impostos deverão obrigatoriamente estar marcados como gestão financeira, do contrário, o fechamento das operações de baixa de contas a pagar ficará incorreto.

Relatório de Extrato por Data

Acesso: Relatórios Gerenciais > Extrato C/C por Data.

• Implementada a opção Listar Inconsistências.

Essa opção habilita a listagem de verificação de inconsistências, no final do extrato.

Possíveis inconsistências:

• Log quebrado

Quando o log da data foi quebrado, precisando ser reprocessado o sincronismo.

• Log não sincronizado

Quando a data ainda não foi sincronizada, precisando ser processado o sincronismo.

• Transferência para empresa diferente

Quando a transferência está sendo feita para uma empresa diferente da empresa apontada na filial (ex. condomínio da Empresa A transferindo opcionais para a Empresa B).

Nesse caso poderá ser feito o cancelamento da baixa do recibo, corrigido o cadastro de transferência e reprocessada a baixa ou excluir os lançamentos transferidos de uma empresa e incluir na outra.

Em ambos os casos o sincronismo terá que ser reprocessado.

Erros de transferência poderão ocorrer somente ser o Base Financeiro for configurado para o controle multi empresa. Nesse caso, as transferências deverão ser cadastradas para a empresa correspondente à filial do condomínio ou proprietário. Para que os movimentos sejam separados de acordo com a empresa de origem da receita, a filial deverá estar mapeada, para mais informações consulte o tópico Mapeamento de Filial/Empresa.

Relatório de Saldos Disponíveis

Acesso: Relatórios Gerenciais > Saldos Disponíveis.

• Agrupados os fechamentos de saldo entre os grupos de saldo patrimoniais, da carteira e de resultado.

• Inserido o calculo de Saldo da Empresa, resultante da diferença entre os saldos das grupos de saldo patrimoniais e da carteira.

Exemplo do calculo do saldo da empresa no relatório

Deverá ser observado o critério de contra partida, ou seja, saldo patrimonial devedor significa saldo credor para a empresa. O saldo da empresa é o que sobra do saldo patrimonial. Quando a soma dos saldos das carteiras for maior que a soma dos saldos patrimoniais, significa que a empresa deve para as carteiras.

Relatório de Demonstrativo por Período

Acesso: Relatórios Gerenciais > Demonstrativo por Período.

• Implementado o Relatório Demonstrativo por Período', esse relatório permite analisar mês a mês a movimentação financeira da empresa de acordo com o plano de contas, num período máximo de um ano.

Esse relatório permite selecionar os tipos de conta (Créditos/Débitos/Todas), tipos de grupos de saldo (Empresa/Patrimonial/Resultado/Todas), além de exibir um calculo de média no período, enter outras opções.

Exemplo do relatório

Controles de Estatística e Rentabilidade

Implementados os Controles de Estatística e Rentabilidade.

Para mais informações consulte o tópico Estatística e Rentabilidade.

Auditoria

Implementado a consulta de auditoria por tela, agilizando o processo de consulta.

Para mais informações consulte o tópico Consulta de Auditoria por tela em Controle de Usuários.

Correções

Categoria:Notas de Versões Base Financeiro