Base FitBank

Visão Geral

O Base FitBank é uma nova forma de automação para recebimentos e pagamentos (pagamentos em breve) lançada em parceria com a plataforma BaseMarket que torna os processos de integração com as instituições bancárias para emissão de cobrança e realização de pagamentos mais práticos, além de proporcionar uma redução perceptível de custos financeiros (tarifas) e operacionais (pessoal).

Ele faz um Gateway (ponte de ligação) entre o cliente e o banco para o registro de boletos e pagamentos, dentre as vantagens desse formato destacam-se:

• Tarifa reduzida por operação.
• Plataforma totalmente integrada com o novo modelo de registro de cobrança.
• Evita o processo cansativo de homologação da cobrança.
• Resgate automático ou comandado de recebidos para a conta corrente da administradora.
• Portal único de comunicação independente do banco.
• Ganho operacional para administradoras de condomínios conta própria.

O modelo tradicional condiciona a operação de registro e retorno via troca de arquivos para cada conta corrente bancária vinculada aos condomínios, tornando o operacional complicado e mais vulnerável à falhas. A adoção do modelo de cobrança Base FitBank para administradoras de condomínios conta própria agiliza bastante o processo do registro da cobrança, pois, é possível viabilizar toda a cobrança através do envio de um arquivo contendo todos os boletos independente da conta corrente bancária do condomínio, nesse arquivo será possível comandar a transferência de recursos para a conta corrente de cada condomínio. Veja os detalhes no tópico Transferência Automática.

Novos recursos em desenvolvimento:

• Transferência automática dos valores recibos em D+1, transferência comandada via troca de arquivos ou permanência como saldo no FitBank para processar futuros pagamentos.
• Processamento automático do registro e retorno das cobranças e pagamentos sem a necessidade de transações via troca de arquivos e processamento de baixas no sistema.
• Conciliação dos créditos e débitos.

Por se tratar de um centralizador de recebimentos e pagamentos, o FitBank fica encarregado de fazer a emissão e recebimentos dos boletos, e as transferências (automáticas ou comandadas pelo cliente) para a conta corrente bancária da administradora que deverá estar previamente indicada ao firmar o convênio.

O Base FitBank é um serviço da plataforma BaseMarket. Para mais informações e forma de contratar acesse o portal ou entre em contato com a Base Software.

Procedimentos

Depois de contratado o serviço, existem outros procedimentos necessários para que o sistema faça a integração com o FitBank. Esses procedimentos viabilizam a emissão dos boletos bancários e o registro da cobrança junto ao respectivo banco.

Esses procedimentos são necessários para a emissão dos boletos com dados específicos de agência e conta corrente de cobrança, pois, o boleto bancário deverá ser composto com os dados do sacador levando em consideração o FitBank onde a cobrança será processada para posteriormente ser resgatada para a conta da administradora.

Configurando os Dados Bancários (Financeiro > Tabelas > Banco)

• Banco Bradesco

Agência Bancária

Conta Corrente

Existem outros campos na conta corrente que também deverão estar configurados.

O campo Tipo de Conta deverá ser configurado como Inst. Pagamento para caracterizar esse novo tipo e conta corrente.

O campo PREFIXO_NOSSO_NUMERO é muito importante, ele é único para cada administradora e será fornecido no momento da contratação do serviço. O valor 1234 demonstrado na imagem acima é somente ilustrativo e não corresponde à um valor real. A informação incorreta desse campo comprometerá todo o fluxo de cobrança, a falta dessa informação também incorrerá em erro na emissão dos boletos conforme indicado na imagem abaixo.

Por se tratar de uma central de cobrança, os dados para a impressão do boleto FitBank (CNPJ, conta corrente, cedente, etc.) serão do FitBank e alguns sacados (condôminos ou locatários) poderão ficar inseguros quantos aos dados do beneficiário. É muito importante para o sacado que as informações da administradora sejam identificadas no boleto, dando mais transparência. Por isso, é muito importante seguir os procedimentos conforme as instruções abaixo.

Ainda em Conta Corrente, o parâmetro COMPLEMENTO_CEDENTE deverá ser informado o nome da sua administradora.

No cadastro do Critério de Cobrança que será utilizado no boleto (Financeiro > Tabela > Critério de Cobrança) também deverão ser informados os dados da sua administradora.

A equipe de Implantação da Base Software ficará encarregada de fazer todas as configurações necessárias para a operação via FitBank.

Transferência Automática

Como mencionado anteriormente existem duas possibilidades para a transferência de recursos.

• Transferência Contratada - A transferência é feita automaticamente em D+1 do FitBank para a conta corrente da administradora indicada no contrato do convênio.

• Transferência Automática - A transferência é comandada automaticamente no arquivo de registro dos boletos para uma ou mais contas correntes indicadas no arquivo (somente para os Sistemas Base Condomínio e Base Condomínio UNO).

A transferência automática é um recurso que facilita em muito o dia a dia para administradoras de condomínio conta própria, pois, o modelo tradicional de registro condiciona o registro dos boletos gerando um arquivo para cada condomínio enquanto no modelo FitBank possibilita a geração de um arquivo com os boletos de todos os condomínios e, dentro do arquivo, o comando para a transferência dos recursos provenientes da liquidação do boleto para a conta corrente de cada condomínio.

Para que isso seja possível são necessários alguns procedimentos.

Configuração do Valor da Despesa de Cobrança

Através do campo valor do Parâmetro 107 – Despesa de Cobrança no Cadastro de Parâmetros (Tabelas Gerais > Informações > Parâmetros) deverá ser determinada o valor da despesa de cobrança caso seja cobrada nos boletos ou dos condomínios.

Valores para a despesa de cobrança diferenciados por condomínio deverão ser informados no Contrato de Administração (Administração > Condomínio > Contrato ADM) do respectivo condomínio conforme o exemplo abaixo, então, a ordem de eleição para o valor da despesa de cobrança será primeiro pelo contrato de administração caso contrário pelo parâmero 107.

O valor da Despesa de Cobrança deverá ser o valor convencionado com o condomínio independe do valor da mesma despesa determinado pelo FitBank.

Identificação de Transferência Automática

Ainda no Contrato de Administração (Administração > Condomínio > Contrato ADM) deverá ser indicado que para o respectivo condomínio a transferência será automaticamente comandada por arquivo.

Ao indicar a Transferência Automática é obrigatório informar a conta corrente no contrato, essa conta será indicada como conta para a transferência no momento do registro do boleto.

Emissão de Boletos Bancários

Os procedimentos com relação à geração, emissão e registro dos boletos bancários não serão afetados, porém o layout de impressão será composto com os dados do FitBank mais as informações da administradora, conforme explicado anteriormente.

Portal FitBank

Através do Portal FitBank poderão ser feitas as operações de transferência de arquivos remessa para registro dos boletos e retorno para o processamento de baixa (CNAB) dos recibos.

Além da transferência de arquivos também é possível fazer a consulta do Demonstrativo com todas as transações realizadas e posição de saldo.

Para o acesso ao Portal será necessário um login que será fornecido no momento da contratação do serviço.

Ao acessar com o seu login e senha, será exibido um Dashboard com a posição de saldo e as opções disponíveis.

Transferência de Arquivos (Remessa e Retorno)

Recursos para o registro e liquidação de boletos através da comunicação direta com o portal já estão em fase de desenvolvimento e estarão disponíveis nas próximas versões. Esses recursos iram otimizar ao máximo a integração, pois, dispensarão a intervenção do usuário nas operações porque todas as tarefas (gerar arquivo, fazer upload, fazer download, processar baixa CNAB e conciliar tarifas) serão automatizadas pelos sistemas.

Ao clicar na opção no canto superior esquerdo da tela serão exibidas os tipos de transferência válidos:

Remessa - Para o upload de arquivos e registro dos boletos.

Retorno - Para o download de arquivos e processamento das baixas (CNAB) no sistema.

Remessa

Em remessa clique em Enviar arquivos.

A opção Lista de arquivos permite consultar o histórico dos arquivos enviados e seus estágios de processamento.

[1] Clique em para selecionar o arquivo do seu computador que será enviado para o portal.

[2] Caso exista mais de um arquivo, cliente em para adiciona-lo.

[3] Clique em para fazer o upload dos arquivos.

Ainda na área de remessa é possível verificar a situação de processamento dos arquivos ao consultar a .

Nessa área serão exibidos todos os arquivos enviados por data e seus estágios de processamento.

Retorno

A opção retorno permite fazer o download dos arquivos processados pelo portal FitBank.

[1] Selecione o período para a verificação dos arquivos através dos campos Data Inicial e Data Final.

[2] Clique em para fazer o download do respectivo arquivo para o seu computador.

Os arquivos retorno poderão ser utilizados para o processamento de baixa dos boletos no sistema via Baixa CNAB.

Demonstrativo de Movimentação

Ao acessar o portal são listados os movimentos e o saldo atual de acordo com a data de acesso.

[1] Através do filtro é possível selecionar outros períodos para exibição.

[2] Clique em para aplicar o filtro de acordo com os critérios selecionados.

[3] A opção gerar um arquivo CSV com os dados listados no demonstrativo.

A consulta do demonstrativo é valiosa, pois, permite visualizar as tarifas cobradas sobre as operações realizadas a fim de que sejam contabilizadas no financeiro.

Funcionalidades Base Condomínio

Funcionalidades Base Condomínio Uno

Funcionalidades Base Locação

Funcionalidades Base Locação Uno