Mudanças entre as edições de "Controle de Avisos"
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Edição das 16h10min de 10 de julho de 2018
Índice
- 1 Controle de Avisos
- 1.1 Visão Geral
- 1.2 Procedimentos
- 1.2.1 Cadastrando os Avisos (Administração > Cadastro de Avisos)
- 1.2.2 Avisos Exibidos em Contas a Pagar (Financeiro > Contas a Pagar > Lançamento)
- 1.2.3 Autorização do Contas a Pagar (Financeiro > Contas a Pagar > Autorização)
- 1.2.4 Avisos Exibidos em Conta Corrente (Financeiro > Conta Corrente)
- 1.2.5 Consultando o LOG de Avisos (Administração > Controle de Avisos)
- 1.2.6 Apuração da variação de valores (Relatórios > Financeiros > Contas a Pagar > Por Fornecedor)
Controle de Avisos
Visão Geral
- O Controle de Avisos permite configurar mensagens de alerta que serão exibidas para os usuários nos Lançamentos de Contas a Pagar e Conta Corrente.
- As mensagens de alerta poderão ser criadas com o escopo de aplicação (Contas a Pagar e/ou Conta Corrente) e configuração de bloqueio, dando um tratamento diferenciado conforme o escopo no momento do lançamento.
Essa funcionalidade não está disponível para a versão Base Condomínio UNO. |
Procedimentos
- Boa parte dos controles consiste no cadastramento e configuração adequada dos avisos com seu escopo de aplicação e nível de bloqueio.
Cadastrando os Avisos (Administração > Cadastro de Avisos)
- Os avisos possuem quatro níveis de verificação:
- Condomínio - Avisos emitidos em lançamentos para um determinado condomínio.
- Fornecedor - Avisos emitidos em lançamentos para um determinado fornecedor.
- Grupo de Saldo/Conta - Avisos emitidos em lançamentos para um determinado grupo de saldo e conta.
- Empresa - Avisos genéricos da empresa.
Para que o aviso seja genérico basta cadastra-lo sem informar os demais níveis de verificação. |
- O período compreendido entre as Datas de Vigência inicial e final determina a faixa de data em que o aviso estará ativo, sempre comparadas com a data em que a operação está sendo realizada independente da data do lançamento. Caso a data final não seja informada o aviso será aplicado sem prazo para expiração, contudo a data inicial sempre será obrigatória.
Escopo de Lançamento
- O escopo de lançamento determina para que parte do sistema o aviso ou bloqueio estará ativo.
- Para cada aviso poderão ser selecionados até dois escopos de lançamento: Contas a Pagar e Conta Corrente.
Escopo de Avisos e Bloqueios
- O escopo de aviso determina as regras que serão aplicadas para definir um aviso ou bloqueio de uma determinada operação.
- Sempre serão exibidos avisos na tela, porém, de acordo com o escopo a operação poderá ser bloqueada no sistema. Os escopos são:
- Não Bloqueado: Nesse caso o aviso é exibido na tela porém a operação é permitida.
- Bloqueado: Nesse caso além a exibição do aviso a operação será bloqueada para o usuário
Ao marcar a opção Bloqueado, além dos avisos que serão exibidos em tela, o respectivo lançamento de contas a pagar será desautorizado e terá a sua liberação do seu pagamento condicionada à uma ou mais autorizações que deverá ser feita através dos procedimentos de autorização já existentes no sistema. Atenção!!! Lançamentos bloqueados no escopo de conta corrente não poderão ser realizados. |
- Variação: O escopo de variação permite determinar regras para apuração e comparação de valores padrão, permitindo estipular faixas de variação por percentual para exibir avisos ou bloquear determinados lançamentos.
- Quando o escopo do aviso for por Variação deverão ser estipuladas as regras que serão aplicadas de acordo com os campos abaixo:
- Regra: Determina a regra que será aplicado para apurar o valor padrão com as opções (Média do Ano, Média do Mês, Média do Semestre, Ultimo Valor e Valor Fixo).
O valor apurado por Média será a soma total dos valores lançados dividida pela quantidade de lançamentos realizados, de acordo com o período estipulado (Ano, Mês ou Semestre). A regra de Ultimo Valor corresponderá ao ultimo lançamento feito no mês anterior ao lançamento atual. Para a regra de Valor Fixo o valor padrão deverá ser informado no campo valor. Conforme veremos mais adiante, o espoco por variação permitirá emitir o Relatório de Contas a Pagar por Fornecedor, onde também poderão ser exibidas as críticas de acordo com os critérios de variação. |
- (%) Aviso: Percentual de variação que será aplicado sobre o valor padrão e determinará o limite aceitável para a exibição de avisos.
- (%) Bloqueio: Percentual de variação que será aplicado sobre o valor padrão e determinará o limite aceitável para o bloqueio do lançamento.
O bloqueio por variação respeita as mesmas regras do bloqueio simples, mencionadas acima em que o contas a pagar será desautorizado e o conta corrente será terminantemente bloqueado. É importante notar também que os campos Fornecedor e Número de Matrícula também é considerado na regra de apuração de valores tanto em contas a pagar quanto em conta corrente, ou seja, se esse campo estiver preenchido a apuração dos valores ficará restrita à ele ou a falta da informação dele, pois, só serão totalizados os lançamento com o mesmo número de matricula ou os lançamentos que não tiverem número de matricula quando ele não for informado. |
- Valor: Valor que deverá ser estipulado como padrão quando a regra do tipo Valor Fixo.
- Então, tomando como parâmetros as informações acima teremos:
- De acordo com o exemplo da imagem abaixo, a mensagem será exibida a partir do dia 12/05/2017 toda a vez que for feito um lançamento em contas a pagar ou conta corrente para a conta Elevadores.
- Já a imagem abaixo sugere um bloqueio de pagamentos e lançamentos em conta corrente para o fornecedor ENTIDADE :30.
- No caso de controle por variação, o exemplo abaixo sugere um aviso toda a vez em que o valor lançado ultrapassar 10% e um bloqueio toda a vez em que o valor ultrapassar 50% sobre o valor padrão de Energia Elétrica apurado sobre a Média do Ano
- Condição: Esse escopo permite duas situações para o aviso ou bloqueio do respectivo lançamento.
- Funcionário Ativo: Se o fornecedor identificado no respectivo lançamento for funcionário cadastrado e ativo no condomínio o sistema aplicará a regra, seja de bloqueio ou somente aviso.
- Vencidos: Se o vencimento for menor a data corrente do lançamento o sistema aplicará a regra, seja de bloqueio ou somente aviso.
Para a aplicação do escopo na condição de Funcionário Ativo o sistema irá confrontar o fornecedor com o Cadastro de Empregados do condomínio (Administração > Condomínio / Botão Empregados). O fornecedor deverá estar cadastrado como empregado para o condomínio e com status ativo, conforme o exemplo da imagem abaixo. |
Avisos Exibidos em Contas a Pagar (Financeiro > Contas a Pagar > Lançamento)
- Os avisos serão exibidos ao salvar os lançamentos de contas a pagar, conforme o exemplo abaixo:
- No caso de dois ou mais avisos para o mesmo lançamentos, eles serão exibidos na mesma janela.
As mensagens de aviso com texto em vermelho indicam que também foi adotado o escopo de bloqueio, nesse caso o lançamento de contas a pagar poderá ser feito porém o seu pagamento estará condicionado à autorização que deverá ser feita por um usuário devidamente capacitado para essa tarefa (Ex. Chefe de Setor, Gerente, Administrador do Sistema, etc.), conforme veremos a seguir. Observe o campo Autorizado na imagem acima, ao salvar o lançamento com aviso no escopo de Bloqueio ele estará desmarcado. |
Autorização do Contas a Pagar (Financeiro > Contas a Pagar > Autorização)
- Os lançamentos de contas a pagar dependem do status de autorizado para que todo o fluxo de pagamento seja realizado no sistema, porém, o processo de autorização do contas a pagar requer a adoção de alguns procedimentos:
- Configuração do Parâmetro 100 - Autorizações (Tabelas Gerais > Informações > Parâmetros)
- Esse parâmetro determina a quantidade de autorizações necessárias para que o lançamento de contas a pagar esteja liberado para pagamento.
Mesmo que o valor do parâmetro seja igual a zero, o sistema exigirá pelo menos uma autorização para a liberação do pagamento. Caso a quantidade de autorizações seja configurada com o valor maior que um, o mesmo lançamento deverá ser autorizado por usuários diferentes. |
- Configuração dos usuários para autorização (Tabelas Gerais > Principais > Autorizações)
- Nesse cadastro deverá ser informado os funcionários que poderão realizar a autorização do contas a pagar.
A marcação da opção Autorização por Conta permitirá que o funcionário autorize somente pagamentos de condomínios em que ele for gerente. O vínculo do funcionário com o usuário no sistema deverá ser feito no cadastro da entidade, onde deverá ser informado o nome de logon de acesso ao sistema em dados complementares. |
- Autorizando os lançamentos (Financeiro > Contas a Pagar > Autorizações)
- Nessa tela poderão ser filtrados todos os lançamentos pendentes de autorização, ela também poderá ser feita individualmente através do botão "Autorização" do lançamento de contas a pagar conforme o exemplo abaixo.
Somente funcionários devidamente configurados no cadastro de autorizações (Tabelas Gerais > Principais > Autorizações) poderão realizar esse procedimento. Depois de autorizado, se algum lançamento de contas a pagar sofrer alterações que gerem novo aviso com escopo de bloqueio, o processo de autorização deverá ser realizado novamente. Os lançamentos de contas a pagar que não estiverem devidamente autorizados estarão automaticamente bloqueados para os demais procedimentos de pagamento (criação de voucher, emissão de cheque, pagamento eletrônico, etc.). |
Avisos Exibidos em Conta Corrente (Financeiro > Conta Corrente)
- Conforme mencionado inicialmente, o controle de avisos também pode ser ativado para lançamentos em conta corrente condicionado ao seu escopo de cadastro.
Porém, nesse escopo de lançamento a natureza do lançamento não será considerada (crédito ou débito) e a inclusão/alteração não será aceita com o lançamento sendo descartado.' A alteração de um lançamento de conta corrente para um quadro que se encaixe na aplicação de bloqueio. O bloqueio do lançamento em conta corrente só terá validade se o respectivo lançamento não for proveniente de baixa de recibo ou contas a pagar, mesmo assim os avisos serão exibidos.
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Consultando o LOG de Avisos (Administração > Controle de Avisos)
- O controle de avisos permite uma auditoria dos avisos emitidos para os usuários, através da aba Logs poderão ser feitas consultas por período e funcionário onde serão listadas as datas, funcionários que receberam o aviso, escopo e número do respectivo registro de acordo com o escopo.
Apuração da variação de valores (Relatórios > Financeiros > Contas a Pagar > Por Fornecedor)
- Com a possibilidade de apurar a variação de valores por períodos para a emissão de avisos, foi adicionada a opção Apurar Resumo de Variação no Relatório de Contas a Pagar por Fornecedor.
- Essa opção permite aplicar as regras de aviso por variação sobre os valores lançados em contas a pagar, exibindo os avisos no relatório.
- O exemplo abaixo demonstra o resultado da aplicação de uma regra de variação para a conta Energia Elétrica.
O relatório pode ser emitido independente do lançamento estar em aberto ou baixado e em períodos distintos. |