Mudanças entre as edições de "Régua de Cobrança"

Edição atual tal como às 18h22min de 10 de agosto de 2020

Índice

Visão Geral

Essa ferramenta permite o disparo de emails avisando aos Condôminos da disponibilização, pagamento ou atraso do vencimento do boleto. Podendo configurar um texto personalizado incluindo o link do boleto disponível no Icondo.

Esse módulo é licenciado a parte. Para mais informações, entre em contato com o Suporte da Base Software.

Para acessar a ferramente, será necessário a liberação da tela nas configurações de senha do sistema. Com exceção do usuário master.

Caminho: Financeiro>Contas a receber>Régua de Cobrança

Procedimentos

Nesse tópico abordaremos as configurações necessárias para o funcionamento da Régua de Cobrança.

Textos

Nessa aba será possível cadastrar as mensagens que serão disparadas, e filtrar as mesmas.

A tela é composta dos seguintes campos:

A) Descrição: Descrição interna da mensagem. Essa informação não será disparada junto com a mensagem sendo somente um localizador para o sistema.

B) Variáveis do sistema: Combo onde serão listadas as "Tags" que farão referência aos respectivos dados do sistema que poderão ser inseridos no corpo e/ou título da mensagem.

C) Assunto: Título do e-mail enviado ao destinatário.

D) Mensagem: Campo onde será cadastrado o corpo da mensagem.

As variáveis disponíveis no sistema são:

• <#DATA_VENCIMENTO_BOLETO> Vencimento do boleto [DD/MM/AAAA]: Data de vencimento do boleto padrão "DD/MM/AAAA".

• <#DATA_VENCIMENTO_EXTENSO> Vencimento Boleto por extenso: Data do vencimento por extenso. Ex: "Sexta-feira, 20 de março de 2020".

• <#MES_VENCIMENTO_BOLETO> Mês de vencimento do boleto: Exibe o mês de vencimento do boleto no padrão MM/AAAA. Ex."03/2020".

• <#MES_VENCIMENTO_EXTENSO> Mês de vencimento do boleto por extenso: Exibe o mês de vencimento do boleto por extenso. Ex: Março de 2020.

• <#DIAS_VENCIMENTO_BOLETO> Dias para o vencimento do boleto: Exibe a quantidade de dias que faltam para o vencimento do boleto. Obs: Será calculado a partir do dia que é enviada a mensagem.

• <#DATA_EMISSAO_BOLETO> Data da emissão do boleto: Exibe a data da emissão do boleto.

• <#DATA_CORRENTE> Data do disparo do e-mail: Exibe a data de disparo do e-mail.

• <#LINHA_DIGITAVEL> Linha digitável referente ao boleto: Exibe a linha digitável referente ao boleto.

• <#VALOR_BOLETO> Valor do boleto: Exibe o valor do boleto para pagamento.

• <#ITENS_BOLETO> Itens do Boleto: Exibe os itens que compõe o boleto.

• <#NUMERO_BOLETO> Número Boleto: Exibe o número do boleto.

• <#E-MAIL_ENVIO> E-mail do Destinatário: E-mail pego do cadastro da unidade. Caso na unidade não existam e-mails cadastrados, será mantida a regra de informar o endereço de e-mail principal cadastrado no condômino.

• <#RAZAO_SOCIAL_CONDOMINIO> Razão social do condomínio: Exibe a razão social do condomínio.

• <#NOME_CONDOMINIO> Nome do Condomínio: Exibe o nome do condomínio referente a unidade.

• <#ENDERECO_CONDOMINIO> Endereço do condomínio: Endereço informado no cadastro do Condomínio.

• <#COMPLEMENTO_UNIDADE> Complemento da unidade: Complemento informado no cadastro de unidade do condomínio.

• <#NOME_CONDOMINO> Nome do Condômino: Exibe o nome do condômino que está ligado à unidade.

• <#ENDERECO_UNIDADE> Endereço da Unidade: Endereço da unidade, o mesmo que é informado considerando as mesmas regras de montagem do endereço do boleto emitido pelo sistema.

• <#NOME_FILIAL> Nome da Filial: Exibe o nome da Filial que é informado no cadastro de Filiais (Tabelas Gerais > Principais > Filial). Nesse caso, o sistema insere o nome da filial vinculada ao cadastro do condomínio.

• <#CNPJ_FILIAL> CNPJ da Filial: Exibe o CNPJ da Filial que é informado no cadastro de Filiais. Nesse caso, o sistema insere o CNPJ da filial vinculada ao cadastro do condomínio.

• <#ENDERECO_FILIAL> Endereço da Filial:Exibe o endereço da Filial que é pego do cadastro de Filiais (Tabelas Gerais > Principais > Filial). Nesse caso, o sistema insere o endereço da filial vinculada ao cadastro do condomínio.

• <#TELEFONE_FILIAL> Telefone da Filial: Exibe o telefone da Filial atrelada ao condomínio.

• <#NOME_GERENTE> Nome do Gerente: Exibe o nome do regente do condomínio.

• <#TELEFONE_EMPRESA> Telefone da Empresa: Exibe o telefone informado no cadastro da Empresa.

Não será permitido a exclusão de mensagens que por ventura estejam sendo usadas no cadastro das Regras de disparo. Existem mensagens pré-configuradas com template básico, para que o usuário utilize como modelo em sua empresa. Inserido na barra de formatação das mensagens um botão chamado Duplicar Mensagem, onde o usuário poderá aproveitar um texto pré configurado como base para uma nova mensagem.

Ao importar um texto como modelo, é apresentado uma imagem sugerindo o logotipo da empresa. A mesma deverá ser substituída manualmente por outra a critério do usuário. O sistema permite imagens com as extensões PNG ou JPG. Quanto ao tamanho, recomendamos um arquivo de até 150 px x 150 px.

Hipertexto

Existem duas formas de inserir o Hiperlink em sua mensagem:

1) Ao clicar no botão "Inserir Hipertexto" localizado na barra de formatação da mensagem.

2) Clicando com o botão direito do mouse na mensagem, o pop-up de "Inserir Hipertexto" será demonstrado.

• Caso a opção "Link do boleto" esteja selecionada será incluído o link para o boleto com a tag <#LINK_BOLETO>.
• Caso a opção "Link customizado" esteja selecionado será incluído um link para uma outra página de escolha do usuário.

Ao salvar a mensagem, caso não haja a configuração da API do Icondo, o sistema exibirá a tela de configuração de usuário e senha de integração com o Icondo para que o sistema possa recuperar o parceiro na hora do envio do e-mail. Válido somente para clientes do serviço ICondo.

<#LINK_BOLETO>: Exibe o link do boleto quando este estiver disponível no Icondo.

Importar Modelo Padrão

Como dito anteriormente, o sistema trará alguns modelos de mensagens pré-configuradas que poderão ser utilizadas pelo usuário. Os arquivos desses modelos se localizam sempre na pasta "Mailgun" dentro do diretório de instalação do sistema. Ex. C:\Base\Mailgun.

Regras

Nesta tela, será permitido cadastrar as regras de disparo de mensagens. Nela o usuário poderá listar as mensagens cadastradas e configurar as mesmas para default da administradora, pode-se configurar uma específica para um ou mais condomínios ou até mesmo bloquear o envio de mensagens.

O sistema permite cadastrar até 6 regras por condomínio ou empresa.

A tela é composta por um filtro onde poderá ser possível filtrar a configuração realizada para a empresa ou condomínios e ainda permitirá filtrar por código e descrição da mensagem.

Mas abaixo estará dispostos os campos para cadastro das regras. São eles:

• Código do condomínio: Exibe o código do condomínio.

• Nome do condomínio: Exibe o Nome de condomínios ativos.

• Código da mensagem: Lista o código das mensagens cadastradas.

• Descrição da mensagem: Lista a descrição das mensagens cadastradas.

• Notificação Pagamento: Checkbox que se marcado indica que a regra em questão será aplicada a cada baixa de recibo.

• Bloqueado: Combo onde o usuário pode bloquear uma mensagem para um condomínio específico.

• Quantidade de Dias: Permite o usuário cadastrar a quantidade de dias da régua de cobrança podendo ser cadastrados números negativos para que a mensagem seja disparada dias antes do vencimento. Caso o usuário preencha o valor 0(zero) este fará referência ao dia do vencimento.

• Observação: Cadastro de observação sobre a regra específica.

Caso seja cadastrada uma regra específica para um condomínio, o mesmo deixará de utilizar o fluxograma a nível empresa.

O sistema não permitirá regras semelhantes para o mesmo condomínio. Ex. Caso o usuário tenha cadastrado uma Regra com a "Quantidade de Dias" = 0(zero), a mesma não poderá ser repetida para o mesmo condomínio. Mesmo que a mensagem seja diferente! A mesma crítica vale para os checkbox "Bloqueado" e "Notificação de Pagamento".

Somente será enviada mensagem de recibos vencidos (quantidade de dias maior que zero) quando o boleto em questão já tiver passagem pela Régua de Cobrança, ou seja ter outra mensagem de disponibilidade de boleto, por exemplo.

Notificação de Pagamento

O intuito desse checkbox é o envio de mensagens quando os boletos são pagos (baixados) no sistema.

Atenção: Somente nesse caso a quantidade de dias ficará desabilitada. Essa regra tem por funcionalidade disparar uma mensagem de agradecimento de pagamento do boleto quando o status do mesmo estiver como baixado.

* Caso um boleto tenha sua baixa cancelada pela administradora, ao ser baixado novamente, o sistema NÃO enviará novo e-mail de notificação. * Somente será enviada mensagem de notificação (agradecimento) de pagamento quando o boleto em questão já tiver passagem pela Régua de Cobrança, ou seja ter outra mensagem de disponibilidade de boleto, por exemplo.

Bloqueado

Ao marcar a opção Bloqueado, a regra não estará disponível no fluxograma.

Para desativar a Régua de Cobrança para um condomínio específico, basta o usuário cadastrar uma regra informando o Código/Nome do Condomínio e marcar a opção bloqueado (sem preencher os campos "Mensagem" e "Quantidade de Dias"). Mas atenção! Ao realizar esse procedimento, todas as regras para o condomínio informado serão excluídas. O sistema irá apresentar uma mensagem de segurança para validar a operação.

Fluxograma

Tela onde será demonstrado o fluxo das mensagens, ou seja, quais mensagens serão disparadas e seus respectivos dias (Financeiro > Contas a Receber > Régua de Cobrança > Fluxograma).

Ao abrir a tela, o sistema apresentará a aba "Empresa", que consiste em informar as regras cadastradas sem vínculos com condomínios específicos.

A montagem do Fluxograma permite exibir a que regras um determinado condomínio estará submetido. Lembrando que as regras cadastradas a nível de condomínio prevalecem como exceção caso existam regras a nível de empresa.

Logs

Na tela de Logs (Financeiro > Contas a Receber > Régua de Cobrança > Logs) será possível visualizar/filtrar o status de cada disparo de e-mails, de um forma onde o usuário poderá acompanhar de perto o andamento do processo.

Os possíveis Logs atualmente no sistema, são:

• E-mail Enviado: O aplicativo de envio aceitou a solicitação para enviar/encaminhar o e-mail e a mensagem foi colocada na fila.

• E-mail Não Enviado: O aplicativo de envio rejeitou o pedido para enviar/ encaminhar o e-mail.

• E-mail Entregue: O aplicativo de envio enviou o e-mail e foi aceito pelo servidor de e-mail do destinatário.

• E-mail com Falha na Entrega: Ocorre quando uma mensagem não é entregue. Há várias razões pelas quais o aplicativo de envio pare de tentar

entregar mensagens e as descarta, incluindo: Devoluções, mensagens que atingiram seu limite de novas tentativas, endereços anteriormente não assinados/devolvidos/queixados ou endereços rejeitados por um Spam.

• E-mail Blacklist: O destinatário do e-mail clicou no botão de reclamação de spam em seu cliente de e-mail.

• E-mail Aberto: O destinatário abriu/leu o e-mail recebido.

• E-mail Clicado: O destinatário abriu um link vinculado ao e-mail.

Desabilitar a notificação de arquivo disponível no Icondo quando o usuário habilitar a régua de cobrança, afim de evitar que o destinatário receba dois alertas de e-mails.

Dashboard de Envios

Implementado o quadro informativo que exibe as quantidades de mensagens enviadas, entregues, visualizadas e que houveram falhas.

Os valores apresentados no quadro serão baseados pelos últimos 30 dias.

Configuração Icondo

Adicionado no sistema a tela para cadastro ou alteração de login/senha das empresas. Ao salvar os dados preenchidos, o sistema fará a validação do registro. Caso exista alguma informação inválida o mesmo não será salvo.

Alertas do Sistema

• Alertas sobre a falta de execução do aplicativo de envio dos e-mails.

• Alerta sobre falha de Login do Icondo.

Para maiores informações sobre o funcionamento do alerta, acesse a documentação de Alertas do Sistema.