Mudanças entre as edições de "Controle de Avisos"

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:As mensagens de alerta poderão ser criadas com o '''escopo de aplicação (Contas a Pagar e/ou Conta Corrente)''' e configuração de '''bloqueio''', dando um tratamento diferenciado conforme o escopo no momento do lançamento.
 
:As mensagens de alerta poderão ser criadas com o '''escopo de aplicação (Contas a Pagar e/ou Conta Corrente)''' e configuração de '''bloqueio''', dando um tratamento diferenciado conforme o escopo no momento do lançamento.
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:Boa parte dos controles consiste no cadastramento e configuração adequada dos avisos com seu escopo de aplicação e nível de bloqueio.  
 
:Boa parte dos controles consiste no cadastramento e configuração adequada dos avisos com seu escopo de aplicação e nível de bloqueio.  
  
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====Cadastrando os Avisos (Administração > Controle de Avisos)====
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::* '''Fornecedor''' - Avisos emitidos em lançamentos para um determinado fornecedor.
 
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::* '''Grupo de Saldo/Conta''' - Avisos emitidos em lançamentos para um determinado grupo de saldo e conta.
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::* '''Empresa''' - Avisos genéricos da empresa.
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::* '''Empresa''' - Avisos '''genéricos''' da empresa.
  
  
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:Além dos níveis de verificação, para cada aviso poderão ser selecionados '''até dois escopos de lançamento''': '''Contas a Pagar''' e '''Conta Corrente'''.
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: O período compreendido entre as '''Datas de Vigência''' inicial e final determina a faixa de data em que o aviso estará ativo, sempre comparadas com a data em que a operação está sendo realizada independente da data do lançamento. Caso a data final não seja informada o aviso será aplicado sem prazo para expiração, contudo a data inicial sempre será obrigatória.
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:O escopo de lançamento determina para que parte do sistema o aviso ou bloqueio estará ativo.
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:Para cada aviso poderão ser selecionados '''até dois escopos de lançamento''': '''Contas a Pagar''' e '''Conta Corrente'''.
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:O escopo de aviso determina as regras que serão aplicadas para definir um aviso ou bloqueio de uma determinada operação.
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:Sempre serão exibidos avisos na tela, porém, de acordo com o escopo a operação poderá ser bloqueada no sistema. Os escopos são:
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:* '''Não Bloqueado''': Nesse caso o aviso é exibido na tela porém a operação é permitida.
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:* '''Bloqueado''': Nesse caso além a exibição do aviso a operação será bloqueada para o usuário
  
  
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'''Ao marcar a opção '''Bloquear''', além dos avisos que serão exibidos em tela, o respectivo lançamento de contas a pagar terá o seu pagamento condicionado à uma ou mais autorizações (conforme será abordado mais adiante) e o lançamento direto em conta corrente não poderá ser realizado.'''
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'''Ao marcar a opção '''Bloqueado''', além dos avisos que serão exibidos em tela, o respectivo lançamento de contas a pagar será '''desautorizado''' e terá a sua liberação do seu pagamento condicionada à uma ou mais autorizações que deverá ser feita através dos procedimentos de autorização já existentes no sistema.'''
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'''Atenção!!! Lançamentos bloqueados no escopo de conta corrente não poderão ser realizados.'''
  
 
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: O período compreendido entre as '''Datas de Vigência''' inicial e final determina a faixa de data em que o aviso estará ativo, sempre comparadas com a data em que a operação está sendo realizada independente da data do lançamento. Caso a data final não seja informada o aviso será aplicado sem prazo para expiração, contudo a data inicial sempre será obrigatória.
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:*'''Variação''': O escopo de variação permite determinar regras para apuração e comparação de valores padrão, permitindo estipular faixas de variação por percentual para exibir avisos ou bloquear determinados lançamentos.
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::Quando o escopo do aviso for por '''Variação''' deverão ser estipuladas as regras que serão aplicadas de acordo com os campos abaixo:
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:*'''Regra''': Determina a regra que será aplicado para apurar o valor padrão com as opções ('''Média do Ano''', '''Média do Mês''', '''Média do Semestre''', '''Ultimo Valor''' e '''Valor Fixo''').
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O valor apurado por '''Média''' será a soma total dos valores lançados dividida pela quantidade de lançamentos realizados, de acordo com o período estipulado (Ano, Mês ou Semestre).
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A regra de '''Ultimo Valor''' corresponderá ao ultimo lançamento feito no mês anterior ao lançamento atual.
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Para a regra de '''Valor Fixo''' o valor padrão deverá ser informado no campo valor.
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Conforme veremos mais adiante, o espoco por variação permitirá emitir o '''Relatório de Contas a Pagar por Fornecedor''', onde também poderão ser exibidas as críticas de acordo com os critérios de variação.
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::*'''(%) Aviso''': Percentual de variação que será aplicado sobre o valor padrão e determinará o limite aceitável para a exibição de avisos.
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::*'''(%) Bloqueio''': Percentual de variação que será aplicado sobre o valor padrão e determinará o limite aceitável para o bloqueio do lançamento.
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'''O bloqueio por variação respeita as mesmas regras do bloqueio simples, mencionadas acima em que o contas a pagar será '''desautorizado''' e o conta corrente será terminantemente bloqueado.'''
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'''É importante notar também que os campos '''Fornecedor''' e '''Número de Matrícula''' também são considerados na regra de apuração de valores tanto em contas a pagar quanto em conta corrente, ou seja, a apuração dos valores ficará restrita à eles, pois, só serão totalizados os lançamento com o mesmo fornecedor e número de matricula ou os lançamentos que não tiverem número de matricula no caso do número não ser informado.'''
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::*'''Valor''': Valor que deverá ser estipulado como padrão quando a regra do tipo '''Valor Fixo'''.
  
 
: Então, tomando como parâmetros as informações acima teremos:
 
: Então, tomando como parâmetros as informações acima teremos:
  
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:: De acordo com o exemplo da imagem à seguir, a mensagem será exibida a partir do dia 17/05/2017 toda a vez que for feito um lançamento em contas a pagar para o COND DO SEU EDIFÍCIO 00000050.
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:: De acordo com o exemplo da imagem abaixo, a mensagem será exibida a partir do dia 12/05/2017 toda a vez que for feito um lançamento em contas a pagar ou conta corrente para a conta Elevadores.
  
  
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:: A imagem abaixo sugere um bloqueio de pagamentos e lançamento em conta corrente para o fornecedor ENTIDADE 00000033, válido até 31/05/2017.
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:: Já a imagem abaixo sugere um bloqueio de pagamentos e lançamentos em conta corrente para o fornecedor '''ENTIDADE :30'''.
  
  
 
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:: No caso de controle por variação, o exemplo abaixo sugere um aviso toda a vez em que o valor lançado ultrapassar 10% e um bloqueio toda a vez em que o valor ultrapassar 50% sobre o valor padrão de '''Energia Elétrica''' apurado sobre a '''Média do Ano'''
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:*'''Condição''': Esse escopo permite duas situações para  o aviso ou bloqueio do respectivo lançamento.
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::*'''Funcionário Ativo''': Se o fornecedor identificado no respectivo lançamento for funcionário cadastrado e ativo no condomínio o sistema aplicará a regra, seja de bloqueio ou somente aviso.
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::*'''Vencidos''': Se o vencimento for menor a data corrente do lançamento o sistema aplicará a regra, seja de bloqueio ou somente aviso.
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::*'''Código de Barras''': Se o valor do contas a pagar não estiver em conformidade com o código de barras identificado no lançamento.
  
  
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'''Ao marcar a opção '''Bloquear''', além dos avisos que serão exibidos em tela, o respectivo lançamento de contas a pagar terá o seu pagamento condicionado à uma ou mais autorizações (conforme será abordado mais adiante) e o lançamento direto em conta corrente não poderá ser realizado.'''
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'''Para a aplicação do escopo na condição de '''Funcionário Ativo''' o sistema irá confrontar o fornecedor com o '''Cadastro de Empregados''' do condomínio (Administração > Condomínio / Botão Empregados).'''
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'''O fornecedor deverá estar cadastrado como empregado para o condomínio e com '''status ativo''', conforme o exemplo da imagem abaixo.'''
  
 
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====Avisos Exibidos em Contas a Pagar (Financeiro > Contas a Pagar > Lançamento)====
 
====Avisos Exibidos em Contas a Pagar (Financeiro > Contas a Pagar > Lançamento)====
  
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: Os avisos serão exibidos nos lançamentos de contas a pagar, conforme o exemplo abaixo:
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: Os avisos serão exibidos ao salvar os lançamentos de contas a pagar, conforme o exemplo abaixo:
  
  
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====Autorização do Contas a Pagar (Financeiro > Contas a Pagar > Autorização)====
 
====Autorização do Contas a Pagar (Financeiro > Contas a Pagar > Autorização)====
  
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: Os lançamentos de contas a pagar dependem do status de autorizado para que todo o fluxo de pagamento seja realizado, porém, o processo de autorização do contas a pagar requer a adoção de alguns procedimentos:
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: Os lançamentos de contas a pagar dependem do status de autorizado para que todo o fluxo de pagamento seja realizado no sistema, porém, o processo de autorização do contas a pagar requer a adoção de alguns procedimentos:
  
 
::*Configuração do [[Parâmetro 100 - Autorizações|'''Parâmetro 100 - Autorizações''']] (Tabelas Gerais > Informações > Parâmetros)
 
::*Configuração do [[Parâmetro 100 - Autorizações|'''Parâmetro 100 - Autorizações''']] (Tabelas Gerais > Informações > Parâmetros)
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'''A alteração de um lançamento de conta corrente para um quadro que se encaixe na aplicação de '''bloqueio'''.'''
 
'''A alteração de um lançamento de conta corrente para um quadro que se encaixe na aplicação de '''bloqueio'''.'''
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'''O bloqueio do lançamento em conta corrente só terá validade se o respectivo lançamento não for proveniente de baixa de recibo ou contas a pagar, mesmo assim os avisos serão exibidos.'''
  
  
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====Apuração da variação de valores (Relatórios > Financeiros > Contas a Pagar > Por Fornecedor)====
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:Com a possibilidade de apurar a variação de valores por períodos para a emissão de avisos, foi adicionada a opção '''Apurar Resumo de Variação''' no '''Relatório de Contas a Pagar por Fornecedor'''.
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:Essa opção permite aplicar as regras de aviso por variação sobre os valores lançados em contas a pagar, exibindo os avisos no relatório.
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:O exemplo abaixo demonstra o resultado da aplicação de uma regra de variação para a conta '''Energia Elétrica'''.
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O relatório pode ser emitido independente do lançamento estar em aberto ou baixado e em períodos distintos.
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[[:Categoria:Tutoriais Base Condomínio|Funcionalidades Base Condomínio]]
 
[[:Categoria:Tutoriais Base Condomínio|Funcionalidades Base Condomínio]]

Edição atual tal como às 12h07min de 6 de agosto de 2018

Controle de Avisos

Visão Geral

O Controle de Avisos permite configurar mensagens de alerta que serão exibidas para os usuários nos Lançamentos de Contas a Pagar e Conta Corrente.
As mensagens de alerta poderão ser criadas com o escopo de aplicação (Contas a Pagar e/ou Conta Corrente) e configuração de bloqueio, dando um tratamento diferenciado conforme o escopo no momento do lançamento.


Atencao.png

Essa funcionalidade não está disponível para a versão Base Condomínio UNO.

Procedimentos

Boa parte dos controles consiste no cadastramento e configuração adequada dos avisos com seu escopo de aplicação e nível de bloqueio.

Cadastrando os Avisos (Administração > Cadastro de Avisos)

Controle Avisos 01.jpg


Os avisos possuem quatro níveis de verificação:
  • Condomínio - Avisos emitidos em lançamentos para um determinado condomínio.
  • Fornecedor - Avisos emitidos em lançamentos para um determinado fornecedor.
  • Grupo de Saldo/Conta - Avisos emitidos em lançamentos para um determinado grupo de saldo e conta.
  • Empresa - Avisos genéricos da empresa.


Dica.png

Para que o aviso seja genérico basta cadastra-lo sem informar os demais níveis de verificação.


O período compreendido entre as Datas de Vigência inicial e final determina a faixa de data em que o aviso estará ativo, sempre comparadas com a data em que a operação está sendo realizada independente da data do lançamento. Caso a data final não seja informada o aviso será aplicado sem prazo para expiração, contudo a data inicial sempre será obrigatória.


Controle Avisos 12.jpg


Escopo de Lançamento
O escopo de lançamento determina para que parte do sistema o aviso ou bloqueio estará ativo.
Para cada aviso poderão ser selecionados até dois escopos de lançamento: Contas a Pagar e Conta Corrente.
Escopo de Avisos e Bloqueios
O escopo de aviso determina as regras que serão aplicadas para definir um aviso ou bloqueio de uma determinada operação.
Sempre serão exibidos avisos na tela, porém, de acordo com o escopo a operação poderá ser bloqueada no sistema. Os escopos são:
  • Não Bloqueado: Nesse caso o aviso é exibido na tela porém a operação é permitida.
  • Bloqueado: Nesse caso além a exibição do aviso a operação será bloqueada para o usuário


Atencao.png

Ao marcar a opção Bloqueado, além dos avisos que serão exibidos em tela, o respectivo lançamento de contas a pagar será desautorizado e terá a sua liberação do seu pagamento condicionada à uma ou mais autorizações que deverá ser feita através dos procedimentos de autorização já existentes no sistema.

Atenção!!! Lançamentos bloqueados no escopo de conta corrente não poderão ser realizados.


  • Variação: O escopo de variação permite determinar regras para apuração e comparação de valores padrão, permitindo estipular faixas de variação por percentual para exibir avisos ou bloquear determinados lançamentos.
Quando o escopo do aviso for por Variação deverão ser estipuladas as regras que serão aplicadas de acordo com os campos abaixo:
  • Regra: Determina a regra que será aplicado para apurar o valor padrão com as opções (Média do Ano, Média do Mês, Média do Semestre, Ultimo Valor e Valor Fixo).


Dica.png

O valor apurado por Média será a soma total dos valores lançados dividida pela quantidade de lançamentos realizados, de acordo com o período estipulado (Ano, Mês ou Semestre).

A regra de Ultimo Valor corresponderá ao ultimo lançamento feito no mês anterior ao lançamento atual.

Para a regra de Valor Fixo o valor padrão deverá ser informado no campo valor.

Conforme veremos mais adiante, o espoco por variação permitirá emitir o Relatório de Contas a Pagar por Fornecedor, onde também poderão ser exibidas as críticas de acordo com os critérios de variação.


  • (%) Aviso: Percentual de variação que será aplicado sobre o valor padrão e determinará o limite aceitável para a exibição de avisos.
  • (%) Bloqueio: Percentual de variação que será aplicado sobre o valor padrão e determinará o limite aceitável para o bloqueio do lançamento.


Atencao.png

O bloqueio por variação respeita as mesmas regras do bloqueio simples, mencionadas acima em que o contas a pagar será desautorizado e o conta corrente será terminantemente bloqueado.

É importante notar também que os campos Fornecedor e Número de Matrícula também são considerados na regra de apuração de valores tanto em contas a pagar quanto em conta corrente, ou seja, a apuração dos valores ficará restrita à eles, pois, só serão totalizados os lançamento com o mesmo fornecedor e número de matricula ou os lançamentos que não tiverem número de matricula no caso do número não ser informado.


Controle Avisos 16.jpg


  • Valor: Valor que deverá ser estipulado como padrão quando a regra do tipo Valor Fixo.
Então, tomando como parâmetros as informações acima teremos:
De acordo com o exemplo da imagem abaixo, a mensagem será exibida a partir do dia 12/05/2017 toda a vez que for feito um lançamento em contas a pagar ou conta corrente para a conta Elevadores.


Controle Avisos 02.jpg


Já a imagem abaixo sugere um bloqueio de pagamentos e lançamentos em conta corrente para o fornecedor ENTIDADE :30.


Controle Avisos 03.jpg


No caso de controle por variação, o exemplo abaixo sugere um aviso toda a vez em que o valor lançado ultrapassar 10% e um bloqueio toda a vez em que o valor ultrapassar 50% sobre o valor padrão de Energia Elétrica apurado sobre a Média do Ano


Controle Avisos 13.jpg


  • Condição: Esse escopo permite duas situações para o aviso ou bloqueio do respectivo lançamento.
  • Funcionário Ativo: Se o fornecedor identificado no respectivo lançamento for funcionário cadastrado e ativo no condomínio o sistema aplicará a regra, seja de bloqueio ou somente aviso.
  • Vencidos: Se o vencimento for menor a data corrente do lançamento o sistema aplicará a regra, seja de bloqueio ou somente aviso.
  • Código de Barras: Se o valor do contas a pagar não estiver em conformidade com o código de barras identificado no lançamento.


Atencao.png

Para a aplicação do escopo na condição de Funcionário Ativo o sistema irá confrontar o fornecedor com o Cadastro de Empregados do condomínio (Administração > Condomínio / Botão Empregados).

O fornecedor deverá estar cadastrado como empregado para o condomínio e com status ativo, conforme o exemplo da imagem abaixo.


Controle Avisos 17.jpg

Avisos Exibidos em Contas a Pagar (Financeiro > Contas a Pagar > Lançamento)

Os avisos serão exibidos ao salvar os lançamentos de contas a pagar, conforme o exemplo abaixo:


Controle Avisos 04.jpg


No caso de dois ou mais avisos para o mesmo lançamentos, eles serão exibidos na mesma janela.


Controle Avisos 05.jpg


Atencao.png

As mensagens de aviso com texto em vermelho indicam que também foi adotado o escopo de bloqueio, nesse caso o lançamento de contas a pagar poderá ser feito porém o seu pagamento estará condicionado à autorização que deverá ser feita por um usuário devidamente capacitado para essa tarefa (Ex. Chefe de Setor, Gerente, Administrador do Sistema, etc.), conforme veremos a seguir.

Observe o campo Autorizado na imagem acima, ao salvar o lançamento com aviso no escopo de Bloqueio ele estará desmarcado.

Autorização do Contas a Pagar (Financeiro > Contas a Pagar > Autorização)

Os lançamentos de contas a pagar dependem do status de autorizado para que todo o fluxo de pagamento seja realizado no sistema, porém, o processo de autorização do contas a pagar requer a adoção de alguns procedimentos:


Controle Avisos 06.jpg


Esse parâmetro determina a quantidade de autorizações necessárias para que o lançamento de contas a pagar esteja liberado para pagamento.


Dica.png

Mesmo que o valor do parâmetro seja igual a zero, o sistema exigirá pelo menos uma autorização para a liberação do pagamento.

Caso a quantidade de autorizações seja configurada com o valor maior que um, o mesmo lançamento deverá ser autorizado por usuários diferentes.


  • Configuração dos usuários para autorização (Tabelas Gerais > Principais > Autorizações)


Controle Avisos 07.jpg


Nesse cadastro deverá ser informado os funcionários que poderão realizar a autorização do contas a pagar.


Atencao.png

A marcação da opção Autorização por Conta permitirá que o funcionário autorize somente pagamentos de condomínios em que ele for gerente.

O vínculo do funcionário com o usuário no sistema deverá ser feito no cadastro da entidade, onde deverá ser informado o nome de logon de acesso ao sistema em dados complementares.


  • Autorizando os lançamentos (Financeiro > Contas a Pagar > Autorizações)


Controle Avisos 08.jpg


Nessa tela poderão ser filtrados todos os lançamentos pendentes de autorização, ela também poderá ser feita individualmente através do botão "Autorização" do lançamento de contas a pagar conforme o exemplo abaixo.


Controle Avisos 09.jpg


Atencao.png

Somente funcionários devidamente configurados no cadastro de autorizações (Tabelas Gerais > Principais > Autorizações) poderão realizar esse procedimento.

Depois de autorizado, se algum lançamento de contas a pagar sofrer alterações que gerem novo aviso com escopo de bloqueio, o processo de autorização deverá ser realizado novamente.

Os lançamentos de contas a pagar que não estiverem devidamente autorizados estarão automaticamente bloqueados para os demais procedimentos de pagamento (criação de voucher, emissão de cheque, pagamento eletrônico, etc.).

Avisos Exibidos em Conta Corrente (Financeiro > Conta Corrente)

Conforme mencionado inicialmente, o controle de avisos também pode ser ativado para lançamentos em conta corrente condicionado ao seu escopo de cadastro.


Controle Avisos 10.jpg


Atencao.png


A plicação do bloqueio também se aplica para os lançamentos em conta corrente, com a mesma característica quanto ao texto da mensagem em vermelho.

Porém, nesse escopo de lançamento a natureza do lançamento não será considerada (crédito ou débito) e a inclusão/alteração não será aceita com o lançamento sendo descartado.'

A alteração de um lançamento de conta corrente para um quadro que se encaixe na aplicação de bloqueio.

O bloqueio do lançamento em conta corrente só terá validade se o respectivo lançamento não for proveniente de baixa de recibo ou contas a pagar, mesmo assim os avisos serão exibidos.


Consultando o LOG de Avisos (Administração > Controle de Avisos)

O controle de avisos permite uma auditoria dos avisos emitidos para os usuários, através da aba Logs poderão ser feitas consultas por período e funcionário onde serão listadas as datas, funcionários que receberam o aviso, escopo e número do respectivo registro de acordo com o escopo.


Controle Avisos 11.jpg


Apuração da variação de valores (Relatórios > Financeiros > Contas a Pagar > Por Fornecedor)

Com a possibilidade de apurar a variação de valores por períodos para a emissão de avisos, foi adicionada a opção Apurar Resumo de Variação no Relatório de Contas a Pagar por Fornecedor.


Controle Avisos 14.jpg


Essa opção permite aplicar as regras de aviso por variação sobre os valores lançados em contas a pagar, exibindo os avisos no relatório.
O exemplo abaixo demonstra o resultado da aplicação de uma regra de variação para a conta Energia Elétrica.


Controle Avisos 15.jpg


Dica.png

O relatório pode ser emitido independente do lançamento estar em aberto ou baixado e em períodos distintos.

Funcionalidades Base Condomínio

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