Guia para trabalho remoto em administradoras de bens

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Guia para trabalho remoto em administradoras de bens

As Administradoras de Bens e o Covid19

Estamos vivendo um momento onde toda a sociedade enfrenta um inimigo invisível, o Covid19 e, ao mesmo tempo, presenciando uma situação histórica de colaboração e união de diferentes pessoas, povos e nações contra essa nova ameaça.

Na Base Software nossa prioridade máxima é garantir a segurança de nossos funcionários e de nossas comunidades estendidas mantendo a consciência do impactos indiretos desta situação.

Para nossos clientes, que estão usando os nossos sistemas e serviços estamos comprometidos em ajudá-los a operar seus negócios sem colocar em risco a segurança dos funcionários, mantendo a continuidade dos seus serviços de forma segura. Sabemos que vocês estão contando conosco e continuaremos oferecendo o suporte e a confiança que nos marcaram ao longo de 35 anos. Nada mudou nesse sentido.

Compilamos uma série de informações que podem ajudar nossos clientes a enfrentar essa situação e convidamos todos a lerem atentamente essas informações que podem ajudar as suas empresas a enfrentarem essa situação tão difícil. Estamos prontos a atender todas as dúvidas e nossas equipes técnica, sucesso do cliente, comercial e até mesmo desenvolvimento, estão neste momento totalmente focadas em ajudar nossos clientes no que for possível.

Como Falar com a Base durante o Isolamento Social 

As nossas atividades seguem normalmente, porém, em esquema de home office para todos os colaboradores a partir do dia 16/03.

Neste mesmo sentido estamos determinando que todas as demonstrações comerciais bem como as implantações sejam realizadas de forma remota, lembrando que este método já representa 90% das situações atuais. 

Solicitamos que nesse período os clientes utilizem ao máximo nossos canais de comunicação online, apesar de possuirmos alguns ramais que podem ser utilizados de forma remota, a quantidade é reduzida, portanto, pode acontecer de nem sempre o atendimento ser imediato.

NOTA IMPORTANTE: Como os ramais telefônicos são limitados eles serão utilizados, prioritariamente, para a abertura do chamado e registro no nosso sistema de helpdesk. No menor tempo possível um dos nossos consultores farão contato para realizar o atendimento propriamente dito.

Pedimos que priorizem:

Recursos para comunicação com os clientes

Comunicação com Síndicos, Condôminos, Proprietários e Inquilinos

A administradora também pode utilizar os recursos presentes no Icondo para agilizar a comunicação com seus clientes, através da central de mensagens é possível anexar arquivos e também inserir links para arquivos maiores que estejam disponíveis em serviços de compartilhamento, tais como: o Google Drive, Dropbox, etc. Além disso, a imagem de capa (disponível somente na nova versão), pode ser um ótimo espaço para manter as principais informações importantes, separadas por público, seja síndicos, condôminos, proprietários ou inquilinos.

Envio de Contas para Pagamento

A administração de condomínios envolve o recebimento, arquivamento e lançamento de inúmeras contas, muitas delas enviadas pelos condomínios através de malotes. A situação atual exige um novo processo para esta tarefa. A orientação é que o condomínio, através do síndico ou um funcionário interno fotografe ou digitalize esses documentos e encaminhe a imagem por email ou central de mensagens do Icondo para as administradoras. Elas por sua vez podem utilizar a nova versão do Base DOC viewer para criar essa imagem e vincular ao lançamento correspondente. Veja mais em http://basesoft.com.br/wiki/Converter_PDF

Tecnologias e Ferramentas para Trabalho Remoto

As administradoras de condomínios e locações de imóveis precisam manter o serviço ativo e contato constante com seus clientes. Confira abaixo uma lista de tecnologias e sugestões de ferramentas para descomplicar esse processo enquanto for necessário trabalhar em casa.


Programas para acesso remoto ao servidor/máquina remota do escritório

Esses programas são extremamente importantes para quem não possui sistemas e ou arquivos na nuvem, sendo assim se faz necessário o acesso remoto ao servidor ou estação de trabalho que está no escritório.

Algumas ferramentas:

Reuniões online (Videoconferências)

Por mais que o recomendado seja limitar o número de reuniões para manter a produtividade, ainda será necessário fazer algumas chamadas. Para líderes de departamento, sobretudo, é uma boa ideia fazer reuniões diárias curtas (daily meetings) para alinhar expectativas e demandas. Além disso, mesmo de home office, as metas ainda existem, e para alcançá-las será necessário contatos esporádicos.

Existe uma série de ferramentas gratuitas para realizar videoconferências e reuniões, muitos disponíveis para browser. Até mesmo aplicativos tradicionalmente utilizados para jogos online podem ser úteis nesse momento.

Algumas ferramentas:

  • Microsoft Teams – possui versão gratuita e aprimorada devido a pandemia;
  • Skype –  gratuito;
  • Google Hangouts – gratuito, disponível na G-Suíte;
  • Google Meet – somente para contas empresariais;
  • Zoom – possui plano básico gratuito;
  • Discord – gratuita, normalmente usada para jogos online;
  • WebEx – possui 14 dias de teste grátis.
  • Jitsi Meet – solução de videoconferência, 100% criptografada e você pode utilizar sem precisar criar conta.

Chats

Tão importante quanto possuir uma ferramenta para chamadas de vídeo, também é necessário um canal para mensagens instantâneas. Para contatos mais urgentes e curtos, os aplicativos já conhecidos podem ser efetivos.

Entretanto, para tratativas que envolvam falar sobre informações sigilosas ou dados de clientes, recomenda-se o uso de ferramentas especializadas para comunicação corporativa. 

Algumas ferramentas:

Compartilhamento de arquivos

O compartilhamento de arquivos é outra parte essencial dos negócios hoje em dia. Documentos, contratos, artigos, planilhas, vídeos e a lista se estende para muitos outros formatos que são enviados diariamente entre colaboradores.

Porém, nem todos os arquivos são leves o suficiente para serem enviados por e-mail, mensagens, ou chats. Para isso é importante contar com espaços de armazenamento e transmissão acessíveis para outros.

Algumas ferramentas:

  • Google drive – gratuito, podendo armazenar até 15 GB – também possui ferramentas para texto, planilhas e apresentações de slides;
  • Dropbox – gratuito até 2 GB de armazenamento, possui plano para empresas;
  • OneDrive – gratuito até 5 GB de armazenamento;
  • WeTransfer – possui plano básico gratuito, pode-se transferir até 2GB por vez (arquivos ficam na nuvem por até 7 dias para serem baixados).

Scannear através do smartphone

Aplicativos que podem scannear documentos e transformá-los em arquivos de imagem (jpg,gif,etc) e também em pdf.

Algumas ferramentas:

Gestão de projetos

Um dos maiores desafios em trabalhar com times remotos é manter as tarefas alinhadas. Para a melhor performance possível, os líderes times precisam estar à par do estágio de produção nas tarefas do seu time.

Existem muitas ferramentas para fazer esse tipo de gestão, algumas são até mais voltadas para desenvolvimento de sistemas e softwares, mas podem ser utilizadas por outros tipos de negócios. Assim, não é necessário ficar agendando dezenas de ligações e videoconferências durante o dia.

Algumas ferramentas:

  • Trello – possui plano básico gratuito;
  • Runrun.it – possui plano básico gratuito para até 5 usuários;
  • Monday – a partir de R$ 133,00 por mês para até 5 usuários;
  • Zoho – liberou um pacote de aplicativos úteis para o home office até 1 de junho;
  • Jira – possui plano básico gratuito para até 10 usuários;
  • Asana – possui plano básico gratuito para até 15 usuários;

Como Trabalhar de Home Office

Não bastam apenas ferramentas para tornar o trabalho remoto produtivo. O esforço deve ser coletivo para que a eficiência reduza o mínimo possível. Isso envolve a adaptação de hábitos praticados no ambiente de trabalho, alguns precisam ser mantidos e outros mudados completamente.

Confira uma série de dicas importantes para manter o nível de excelência da sua atividade durante a reclusão!

Dicas e boas práticas:

  • Mantenha algumas rotinas-chave da sua jornada de trabalho habitual: inicie e encerre o expediente nos horários comuns e não se esqueça de trocar o pijama. É necessário ter profissionalismo, mesmo trabalhando em casa;
  • Comunique-se constantemente com seus colegas e líderes: para que os processos não se atrapalhem e as prioridades sejam mantidas, fale com seus líderes diariamente. Converse com seus colegas também, tanto para saber sobre o trabalho, quanto para saber se estão lidando bem com o home office;
  • Faça apenas reuniões necessárias: reduza o número de reuniões longas e desnecessárias. Se o assunto pode ser contemplado em um e-mail ou resolvido por mensagens, não há necessidade de tomar o tempo dos outros em uma videoconferência;
  • Fique em um lugar confortável e apropriado: não trabalhe deitado na cama ou em posições desconfortáveis. Em médio prazo, o desconforto pode resultar em dores musculares. Também, se possível, evite ficar em lugares barulhentos, que possam atrapalhar sua concentração;
  • Seja compreensivo! Nem todo mundo tem escritórios ou mora em casas grandes o suficiente para se isolar do resto dos moradores. Além disso, ficando em casa, seus colegas podem estar cuidando de filhos, por exemplo. Seja compreensivo se algo atrapalhar uma videoconferência;
  • Não fique 8h diretas olhando para o computador: mesmo durante o expediente, você certamente olha para o lado, conversa com seus colegas e levanta da cadeira. Trabalhar não deve ser uma experiência excruciante, continue com essas práticas mesmo estando em casa,
  • Fuja das fake news e filtre o conteúdo informativo recebido, diversificando os temas.
  • Várias instituições estão oferecendo uma série de conteúdos e cursos bacanas de forma gratuita. Aproveite o tempo livre para lidar com outros temas e tirar o foco das desgraças,
  • Nos casos onde você tem crianças em casa baixe a ansiedade e o tédio delas especialmente agora que estão fora das escolas. Uma sugestão é consultar o site tempojunto.com.br, onde existem uma relação de mais de 3 mil brincadeiras que podem ser desenvolvidas com os filhos em casa.
  • Defina horários de pausa da mesma forma como acontece no escritório
  • Aproveite o tempo que você gastava de deslocamento para o escritório e utilize para ficar com as crianças ou dedicar a outras atividades que você não tinha tempo de fazer antes.

Cuidados com a Higiene

O conforto do lar não exclui a necessidade de certos cuidados. Você ainda poderá precisar ir ao mercado ou à farmácia, entrar em contato com parentes, entre outras situações que oferecem risco de infecção.

  • Não se esqueça de manter a higiene que praticaria no ambiente de trabalho:
  • Lave as mãos regularmente, por pelo menos 20 segundos;
  • Limite o contato das pessoas que moram contigo com outras – principalmente entre idosos e crianças;
  • Não vá a lugares com aglomerações;
  • Mantenha distância de 1,5m a 2m se estiver perto de alguém apresentando algum dos sintomas;
  • Se dividir moradia com alguém que foi testado positivo para o novo coronavírus, prepare seu lar.

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2020-03-20T16:42:29-03:00 20 de Março de 2020|Mercado Imobiliário|0 Comentários

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