Versão 1.0.5 de 29-05-2012 Base CRM

Implementações

Módulo de Projetos

Através desse módulo, poderão ser criados projetos para diversos fins (ex. Implantação de Condomínio), com suas tarefas, atendimentos e responsáveis.

Ao acessar o módulo serão exibidos todos os projetos criados no Base CRM e suas características.

Pesquisando Projetos

As opções de pequisa de projetos permitem filtrar os projetos pelos campos disponíveis na consulta.

O link permite fazer pesquisas por todos os campos do projeto.

Criando um novo Projeto

O Ícone abre a janela para inclusão de um novo projeto.

Campos:

Nome Projeto - Digite um nome para fácil identificação do projeto em futuras pesquisas.

No. Projeto - Código de identificação do projeto.

O campo No Projeto é incrementado automaticamente, portanto, não precisa ser editado.

Data Inicial - Selecione a data em que o projeto terá início.

Responsável - Selecione Usuário ou Grupo responsável pelo projeto.

Data Final Alvo - Selecione a data prevista para que o projeto seja concluído.

Os campos Data Inicial e Data Final Alvo são muito importantes no planejamento do projeto, pois, através deles poderão ser feitas pesquisas e apuração dos resultados obtidos. O preenchimento desses campos é de responsabilidade do usuário.

Data Final Atual - Digite a data em que o projeto foi concluído.

Esse campo poderá servir para futuras consultas entre as datas, uma prevista para o final do projeto (Data Final Alvo) e outra em que o projeto foi efetivamente finalizado (Data Final Atual).

Status - Selecione a situação do projeto com as opções: Iniciado, Em Andamento, Aguardando Retorno, Aguardando, Concluído, Entregue e Arquivado.

Tipo - Selecione a classificação quanto ao tipo de Projeto com as opções: Administrativo, Operacional e Outro.

Relacionado à - Selecione a conta ou contato vinculado ao projeto.

Orçamento Alvo - Digite o valor estabelecido como custo de implantação do projeto.

Url - Caso exista, digite um endereço eletrônico referente ao projeto.

Prioridade - Selecione a prioridade de execução do projeto com as opções: Baixa, Normal e Alta.

Progresso - Percentual de realização do projeto.

Esse campo é atualizado automaticamente proporcionalmente de acordo com o fechamento dos atendimentos vinculados às tarefas.

Descrição - Digitar as observações gerais do projeto.

Criando Tarefas para o Projeto

O planejamento do projeto é baseado nas tarefas necessárias para que o projeto seja realizado. Para cada tarefa poderá ser criado um ou mais atendimentos direcionados para os usuários ou setores envolvidos.

Através da opção "Mais Informação" poderá ser feita a inclusão de novas tarefas, bem como ajustes ou exclusão de tarefas previamente criadas.

Campos:

Nome Tarefa - Digite um nome para fácil identificação da tarefa dentro do projeto em futuras pesquisas.

No. Tarefa - Código de identificação da tarefa.

O campo No Tarefa é incrementado automaticamente, portanto, não precisa ser editado.

Prioridade - Selecione a prioridade de execução da tarefa com as opções: Baixa, Normal e Alta.

Tipo - Selecione a classificação quanto ao tipo de Projeto com as opções: Administrativo, Operacional e Outro.

Relacionado à - Selecione o projeto para vincular à tarefa.

Ao criar a tarefa através do projeto esse campo já vem preenchido com o respectivo projeto.

Atribuido à - Selecione Usuário ou Grupo responsável pela tarefa.

Total Horas Planejadas - Digite o total de horas apurado para a realização da tarefa.

O campo Total Horas Planejadas da tarefa é muito importante no planejamento do projeto, pois, ele é utilizado no calculo do percentual de progresso do projeto (Campo Progresso). O preenchimento desse campo é de responsabilidade do usuário.

Progresso - Percentual de realização da tarefa.

Esse campo é atualizado automaticamente proporcionalmente de acordo com o fechamento dos atendimentos vinculados à tarefa.

Horas Trabalhadas - Digite o total de horas gasto ao fechar a tarefa.

Data Início - Selecione a data programada para o início da tarefa.

Data Final - Selecione a data programada para o término da tarefa.

Os campos Data Início e Data Final da tarefa são muito importantes no planejamento do projeto, pois, através deles poderão ser feitas pesquisas e apuração dos resultados obtidos. O preenchimento desses campos é de responsabilidade do usuário.

Descrição - Digitar as observações gerais da tarefa.

Criando Atendimentos

O modo mais prático de criar os atendimentos é acessando diretamente a tarefa específica, assim, ao criar o atendimento a tarefa é automaticamente vinculada.

Através da opção "Mais Informação" poderá ser feita a inclusão de novos atendimentos, bem como ajustes ou exclusão de atendimentos previamente criados.

Os atendimentos criados a partir das tarefas do projeto deverão ser acompanhados pelo módulo de Atendimento. O fechamento dos atendimentos reflete diretamente nos percentuais de progresso da tarefa e, proporcionalmente, do projeto (Campo Progresso) de acordo com o total de horas planejado. Exemplo: Tarefa 1 - 70 horas Tarefa 2 - 30 horas Total de horas do projeto 100 horas (não há necessidade da existência deste campo já que é o somatório das horas das tarefas ligadas ao projeto) Digamos que a tarefa 2 tenha um atendimento com percentual de 10%. Quando esse atendimento for fechado a tarefa terá seu progresso acrescido em 10% e o projeto terá seu progresso acrescido em 3%.

Os campos são comuns ao cadastro de atendimentos.

O campo Porcentagem é calculado automaticamente ao salvar o atendimento, o calculo é feito proporcionalmente à quantidade de atendimentos criados para a mesma tarefa. Esse campo pode ser alterado, porém, o usuário deve ter atenção que a soma da porcentagem de todas os atendimentos ligados à mesma tarefa deve ser 100%.

Marcos do Projeto e Documentação

Marco de um projeto é uma data assumida para apresentação de resultados parciais ou finais junto ao cliente. O mesmo projeto poderá ter um ou mais marcos.

Para o projeto também é permitida a vinculação de documentos.

Duplicando um Projeto (Criando Modelos de Projeto)

A duplicação de um projeto é um procedimento muito importante, pois, permite que sejam criados Modelos de Projeto que poderão ser utilizados em situações apropriadas.

Modelos de Projetos são projetos com tarefas e atendimentos pré-definidos que poderão servir de origem para geração de novos projetos. Esses modelos poderão ser utilizados para definição de procedimentos padrão. Exemplos: Adequação de funcionários à determinados setores envolvendo tarefas de treinamento das rotinas administrativas e operacionais do respectivo setor; Implantação de nova carteira de clientes envolvendo tarefas de busca de dados e documentação pertinente. O usuário poderá criar uma padronização para os nomes de projetos modelo através do campo Nome Projeto, assim facilitará a distinção entre os "projetos oficiais" e os projetos do tipo modelo, através da pesquisa pelo campo Nome Projeto.

Ao duplicar um projeto, todas as tarefas, atendimentos e setores envolvidos serão replicados para um novo projeto que poderá ser seguido à risca ou adaptado a uma situação específica.

O usuário deverá informar a Data Inicial do novo projeto, as demais datas (incluindo tarefas e atendimentos) serão recalculadas levando em consideração a proporcionalidade dos prazos definidos no projeto de origem. A duplicação de um projeto não leva em consideração os marcos e documentos vinculados ao projeto de origem.

Atualização Automática

A partir dessa versão será exibida uma janela com aviso de nova versão para atualização automática do CRM, essa janela será exibida sempre na página inicial do CRM e o usuário poderá optar por clicar no link Clique aqui ou fechar a janela de aviso, porém, a janela de aviso será exibida enquanto a versão não for atualizada.

Ao terminar a atualização, será exibido um aviso de versão atualizada, conforme a imagem abaixo:

A janela de aviso de versão será exibida somente para os usuários com status de Administrador.

Modelo de Documento

Através dessa implantação, poderá ser criados modelos de documentos para diversos fins (ex. Contrato de Administração de Condomínio), e alterando somente as variáveis conforme a conta, contato ou oportunidade.

Criando Categorias

E permitido criar categorias para classificar os tipos de documentos.

Configurações > Configurações > Modelos de Documento > Nova Categoria.

Criando Modelo de Documento

Configurações > Configurações > Modelos de Documento > Novo Template.

Campos:

Topo- Digite o que deverá sair no cabeçalho do documento (Ex: logo e endereço da empresa).

Conteúdo- Digite o texto do documento.

Rodapé- Digite o que deverá sair no final do documento (Ex: telefone da Administradora)

Título- Digite um nome para fácil identificação do documento, para agilizar a pesquisa, quando for usar o documento.

Categoria - Que o documento deverá se encaixar (Ex. Contrato, Declaração)

Descrição – a que se refere esse documento.

Selecione Tipo Campo: Selecionar os dados que serão encaixados no documento.

Passo 1- Selecionar a origem dos dados, podendo selecionar entre Conta, Contato, Oportunidade e Gerais.

Passo 2- Selecionar o campo.

Passo 3- Qual a variável que irá representar a informação. Essa variável devera ser copiada, e colada no texto, aonde deverá sempre entrar a informação do campo.

No final, clique em salvar.

No Campo, Selecione Tipo Campo Passo 1: Campos Gerais Passo 2: Usar minha variável Passo 3: Deverá copiar a variável e colar no texto,e substituir o texto “digite_sua_variavel” pela informação desejada. Essa variável poderá ser utilizada para qualquer tipo de informação adicional do documento. Ex “$tempo_de_duração_do_cotrato$”

Modo de Usar

Quando for utilizar apenas com informações da Conta (Contas > Selecionar a conta que deseja usar > Mais Ações> Modelo de Documento).

Selecione o Modelo e clique em exportar exportar.

Caso deseje editar clique em Editar Informações

Opções

Visualizar - Para visualizar o documento com as variáveis já substituídas pelas informações.

Visualizar e Anexar- Abrir a opção para Abrir o arquivo, com as variáveis já substituídas pelas informações e anexa na Conta.

Anexar e Enviar por E-mail- Anexa o documento na conta, e abre a janela de e-mail, com o documento já anexado.

Para enviar com informações do Contato, é necessário, entrar no contato desejado, e clicar em: mais ações > Modelo de documento. O mesmo se aplica para usar as informações da oportunidade.

Correções

• Corrigida a opção de "Apagar" e-mails (Webmails), pois, ao excluir o e-mail, não estava transferindo para a pasta configurada para e-mails excluídos

Para transferir para um pasta de e-mails excluídos , é necessário abrir a opção “Ver contas de Email” e selecionar no combo Pasta Lixeira..

• Corrigida a opção de "Manipulação de registros duplicados" na configuração do perfil (Configurações > Perfis > Editar), pois, estava aparecendo somente o checkbox sem o texto.

• Corrigida a opção de "Exclusão" de arquivos ou e-mails anexados a Atendimentos ou Contas (Configurações > Perfis > Editar).

Ao testar as permissões do perfil é importante verificar o seguinte - Se a alteração feita no perfil está funcionando no seu respectivo usuário. Se depois de fazer a alteração no perfil a mudança não for percebida no respectivo usuário, então deve se acessar (Configurações > Compartilhando Acesso > Clicar no botão "Recalcular") para poder modificar os arquivos de perfil dos usuários.

Se ainda assim não funcionar a alteração feita para o perfil do usuário, é importante verificar se o usuário que está acessando é admin. Se o usuário for admin ele poderá acessar todas as opções independente da modificação feita no perfil.

• Corrigida a opção de "Criar Relatórios"(Relatórios > Oportunidade> Ferramentas> Customizar), pois, não estava aparecendo todos os grupos para compartilhar o relatório.

• Corrigida a opção de "Criar Atendimentos..." (Atendimento > Criar Atendimentos...), pois, quando o usuário não tinha acesso a um grupo, não deixava criar atendimento. Foi corrigido para que possa criar um atendimento para outros grupos, porém não pode visualizar o atendimentos.

• Corrigida a opção de "Imprimir " e-mail, quando esta vinculado a uma conta ou atendimento(Atendimento > Mais Informções> email), pois, ao clicar em imprimir não estava finalizando.

• Corrigida a tela de "Pesquisa de Conta" (Contas > Pesquisar Agora> Filtros ), pois, ao fazer uma pesquisa e filtrar não conclui.

• Corrigido o campo "Pesquisar Agora" (Atendimento), pois, ao filtrar estava dando mensagem de erro sem concluir a pesquisa.

• Corrigido o campo "Enviar assinatura?" (Webmails > nova ), pois, ao marcar a opção não estava enviando o e-mail com a assinatura.

• Corrigida a opção "mover para ...", (Webmails > mover para... ), pois, ao tentar transferir um e-mail para uma pasta que tenha acentuação, não estava indo.

• Corrigida a opção "Anexar o e-mail ao ticket" (Webmails > transf. em ticket ), pois, não estava salvando o e-mail, ao transformar em ticket.

• Corrigido o controle de relacionamento de locatários, pois, ao incluir um novo locatário no contrato de locação, estava criando relacionamento sem inserir o locatário se o mesmo não fosse o locatário principal, gerando erro no log na atualização.

• Corrigido o controle de e-mail nos perfis, pois, ao bloquear a opção "Editar E-mail" estava impossibilitando que os usuários ligado ao perfil enviasse e-mail, agora essa opção bloqueia a edição de e-mail quando vinculado à conta.

Categoria:Notas de Versões Base CRM