NFS-e Procedimentos Base Condomínio - Base Locação

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1 Procedimentos

Procedimentos

Os processos referentes aos cálculos automáticos (taxa de administração, serviços e ISS) deverão ser feitos da mesma forma que anteriormente, em conta corrente. Contudo, os usuários que emitiam as notas fiscais direto do conta corrente (Relatórios > Financeiro > Nota Fiscal > Emissão – opção conta corrente), deverão adotar os procedimentos de geração de RPS e arquivo para envio ao site da NFS-e, conforme explicado mais adiante.

Os procedimentos para a geração de RPS no Sistema Base Locação seguem os mesmos critérios do Sistema Base Condomínio, exceto pelas telas de geração e cancelamento, onde os filtros são de Proprietário Inicial/Final.

Consulte também a documentação das atualizações nas versões: Versão 1.8.0.462 de 30/08/2010, Versão 1.8.0.485 de 30/08/2010, Versão 1.8.0.463 de 03/09/2010 e Versão 1.8.0.486 de 03/09/2010

Parâmetros 271 e 272 (Tabelas Gerais > Informações > Parâmetro)

O parâmetro 271 (Tabelas Gerais > Informações > Parâmetro) ativa as opções para geração de RPS, para a ativação, o valor deverá ser preenchido com 1. Existe ainda a possibilidade de controle por filial (caso de matriz/filial com CNPJ diferentes) nesse caso o campo valor deverá ser preenchido com 2 tornando-se obrigatório o preenchimento do CNPJ em cada filial.

Para o aproveitamento dos formulários convencionais de nota fiscal em substituição às RPS o parâmetro 272 deverá ser preenchido com o valor 1. Permanecendo com o valor 0, o sistema começara nova numeração.

A sequência numérica da NFS-e (eletrônica) sempre começa em 1.

Portanto, aproveitar os formulários antigos de nota fiscal para impressão do RPS não significa que o número da NFS-e será o mesmo.

Após a ativação do parâmetro 271 é necessário que se reinicie o sistema (sair e entrar novamente) para que as opções referentes a NFS-e sejam ativas no menu.

Cadastro de Empresa (Tabelas Gerais > Principais > Empresa)

Foram acrescentados os campos:

Número RPS – se o usuário optar pelo aproveitamento das notas fiscais convencionais (Parâmetro 272 igual a 1) o número da ultima nota fiscal emitida deverá ser colocado nesse campo, caso contrário o sistema automaticamente se encarregará de controlar a sequência da RPS começando por 1.
Nota Fiscal Convencional – caso a empresa esteja em um município que não tenha NFS-e e tenha alguma filial que possua, esse campo deverá estar marcado no cadastro da empresa, observar também o parâmetro 271 que deverá ser preenchido com o valor 2.

Além dos campos mencionados acima, foi acrescentada uma tela auxiliar de parâmetros adicionais necessários para a geração do arquivo de lote externo da RPS, o preenchimento desses campos é de responsabilidade do prestador e o conteúdo deverá ser consultado junto ao contador responsável pela empresa.

As informações dos campos na imagem acima são somente exemplos, cabe ao usuário consultar o conteúdo correto junto ao contador responsável.

A Base não se responsabiliza pela adoção das informações acima como padrão.

Cadastro de Filial (Tabelas Gerais > Principais > Filial)

Foram acrescentados os campos:

Inscrição Municipal – para identificação da inscrição municipal da filial.
Número RPS – se o usuário optar pelo aproveitamento das notas fiscais convencionais (Parâmetro 272 igual a 1) o número da ultima nota fiscal emitida deverá ser colocado nesse campo, caso contrário o sistema automaticamente se encarregará de controlar a sequência da RPS começando por 1.
Nota Fiscal Convencional – caso a empresa tenha uma filial em um município que não tenha NFS-e , esse campo deverá estar marcado no cadastro da empresa, observar também o parâmetro 271 que deverá ser preenchido com o valor 2.

Caso o usuário adote o controle de NFS-e por filial, também será necessária a configuração dos parâmetros adicionais para a geração do arquivo de lote externo da RPS (através do botão parâmetro na tela de cadastro da filial), considerando as mesmas recomendações mencionadas quanto ao preenchimento dos parâmetros para o cadastro da empresa.

A adaptação do cadastro da filial será obrigatória somente se a empresa necessitar de controle separado (Parâmetro 271 igual 2), especialmente quando a filial tenha CNPJ diferente da matriz (empresa) e os formulários convencionais de nota fiscal já tenham formato e sequencia separados, caso contrário, todo o controle será feito direto pelo cadastro da empresa.

Ao marcar o campo Nota Fiscal Convencional para a filial, o CNPJ da filial, obrigatoriamente, deverá ser diferente do CNPJ da matriz.

Gerando Nota Fiscal (Financeiro > Nota Fiscal > Convencional > Geração)

Gera os arquivos internos de nota fiscal a partir dos lançamentos feitos em conta corrente.

Esse procedimento deverá ser adotado somente se ainda houver alguma filial em que emissão de notas fiscais ainda seja no modo convencional, ou seja, filiais que estejam em municípios que não estejam adaptados a NFS-e. Nesse caso também poderá ser adotado o procedimento de emissão da nota fiscal (convencional) direto do conta corrente sem a necessidade de geração. Observar também os campos de controle na própria filial e o parâmetro 271.

Nessa tela serão listadas/geradas somente as notas cujos clientes tenham uma filial marcada como nota fiscal convencional (observar o cadastro da filial).

Caso todas as notas emitidas pela empresa sejam no formato NFS-e, esse procedimento não deverá ser mais adotado.

Em particular para o sistema Base Condomínio existe a possibilidade de se calcular a taxa de administração e serviços lançando direto em nota fiscal (Financeiro > Funções Diversas > Cálculos Diversos – opção Lançar para NF) para logo após baixar em conta corrente, esse procedimento ainda continua válido.

Gerando RPS (Financeiro > Nota Fiscal > Eletrônica > Geração RPS)

Gera os arquivos internos de RPS a partir dos lançamentos feitos em conta corrente, respeitando os mesmos critérios para a geração de nota fiscal.

Em particular para o sistema Base Condomínio existe a possibilidade de se calcular a taxa de administração e serviços lançando direto em nota fiscal (Financeiro > Funções Diversas > Cálculos Diversos – opção Lançar para NF) para logo após baixar em conta corrente, esse procedimento ainda continua válido. Sendo adotado, o usuário poderá pular essa etapa e partir para a geração do arquivo externo para registro no site da NFS-e.

Nessa tela serão listadas/geradas as RPS cujos os clientes tenham filial desmarcada como nota fiscal convencional (observar cadastro da filial).

Ao clicar no botão lançar, todas as RPS serão geradas de acordo com o filtro selecionado, porém, se houver algum erro de configuração ou calculo, não será gerada nenhuma RPS até que o problema seja devidamente corrigido.

Gerando arquivo eletrônico (Financeiro > Nota Fiscal > Eletrônica > Geração de Arquivo Eletrônico)

Gera os arquivos externos de RPS para o registro junto ao site da NFS-e a partir das RPS internas anteriormente geradas, na pasta destino selecionada.

O padrão para o nome do arquivo é NF_ELETRONICA_MM_AAAANNNNNNNN.txt, onde:

MM – Mês selecionado na tela da geração
AAAA – Ano selecionado na tela da geração
NNNNNNNNNNN – Número do CNPJ da empresa

Caso a geração dos arquivos seja por filial (parâmetro 271 igual a 2), o sistema irá gerar um arquivo para cada filial e obrigatoriamente todas as filiais deverão ter seu CNPJ cadastrado.

Ao clicar no botão Gerar Arquivo o mesmo será gerado, porém, se houver algum erro de configuração ou calculo não será gerado nenhum arquivo até que o problema seja devidamente corrigido.

Além de gerar o arquivo, o sistema irá criar o sequencial para o número da RPS respeitando os critérios configurados através dos parâmetros 271 e 272.

Os arquivos deverão ser registrados/validados no site da NFS-e.

Durante o processo de validação dos arquivos poderão dois tipos de inconsistências:

Avisos – Não impedem o registro do arquivo, podendo ser corrigidos até a próxima geração.
Erros – Nesse caso nenhum registro será gravado até que o erro seja corrigido

Os itens cobrados na prestação de serviços irão no campo descritivo do lote de RPS. Com relação à retenção de impostos (PIS/COFINS/CSLL e IRRF) existem campos específicos na estrutura do arquivo onde esses valores serão informados.

Cancelamento de RPS (Financeiro > Nota Fiscal > Eletrônica > Cancelamento)

Caso ocorram ocasiões onde as RPS poderão ser canceladas, ou reenviadas para substituição, a tela de cancelamento filtra as RPS permitindo que as mesmas sejam canceladas. Existem duas situações distintas:

Sem Número RPS – Cancela a geração do arquivo interno, permitindo acertos e geração de novo arquivo interno de RPS.
Com Número RPS – Cancela a RPS com arquivo externo gerado, também permitindo acertos.

Ao cancelar uma RPS “Com Número” deverá ser verificada a necessidade de substuição da mesma, caso já esteja registrada no site da NFS-e.

No caso de substituição, depois da correção deverá ser gerado um novo arquivo interno de RPS e no mesmo registro deverá ser identificado o número da RPS que deverá ser substituída (Financeiro > Nota Fiscal > Eletrônica > Lançamento RPS) ANTES DA GERAÇÃO do arquivo externo. Ao gerar novo arquivo externo marcando a “Nota Fiscal Cancelada” serão gerados registros para o cancelamento da RPS anterior e a nova RPS para substituição.

Importação do Arquivo Retorno (Financeiro > Nota Fiscal > Eletrônica > Importação do Arquivo Retorno)

Após o registro do lote de RPS, o site notacarioca disponibiliza uma opção para fazer o download do arquivo retorno em vários formatos, sendo que, o formato adotado pelos nossos sistemas é o TXT Ver 3.0.

A importação do arquivo retorno tem como finalidade principal atualizar o RPS com o número da NFS-e e a chave de verificação, ambos gerados pelo sistema da notacarioca. Esse procedimento permite que o RPS seja impresso com mais detalhes, entre eles, o link de verificação da NFS-e no próprio site.

O arquivo baixado do site notacarioca deverá ser informado no campo Arquivo Retorno.

O botão criticar gera um relatório de tratamento dos registros contidos no arquivo.

O botão importar atualiza as informações (número da NFS-e e chave de verificação) de acordo com o número do RPS gerado no sistema.

O mesmo arquivo poderá ser criticado ou importado quantas vezes o usuário achar necessário.

Nota Fiscal Arquivo Retorno Modelo Relatorio.JPG

Modelo do relatório pelo Botão Criticar

Relatório de RPS (Relatórios > Financeiro > Nota Fiscal > Eletrônica > Emissão de RPS)

Nessa opção poderá ser impresso o RECIBO PROVISÓRIO DE SERVIÇO.

O RPS poderá ser impresso sobre o formulário convencional de nota fiscal (parâmetro 272 igual a 1), nesse caso, serão impressos os dados no mesmo formato da nota fiscal tradicional acrescentando a mensagem obrigatória determinada pelo site da NFS-e.

Optando em emitir o RPS em formulário comum (A4 e duas vias), além dos campos para identificação do prestador e tomador dos serviços, serão impressos os detalhes dos serviços prestados.