Migração de dados Base Condomínio

Visão Geral

A migração de dados permite que informações provenientes de outros sistemas sejam incorporadas ao banco de dados do Sistema Base Condomínio, evitando a tarefa de digitação das informações o que agiliza sensivelmente o processo.

Esse procedimento pode ser utilizado tanto para incorporação de dados em um sistema em operação, quanto para a implantação completa do sistema.

Padronização dos Arquivos

Todos os procedimentos são baseados em Layouts específicos para cada fase cadastral e financeira, através da importação dos dados externos para o banco de dados do sistema.

Os arquivos deverão ser gerados no formato CSV, com os campos delimitados por virgula (,).

CSV (Comma-separed values) é um formato de arquivo para armazenar dados, muito usado para troca de informações. Os campos são separados por um delimitador e as quebras de linha representam os diferentes registros.

Os tipos de campo válidos para o preenchimentos são:

Tipo de Campo	Observação
Alfanumérico	Números e letras informados entre aspas duplas. . Ex. “Base Software”
Alfa	Somente letras informados entre aspas duplas. Obs. Excepcionalmente números.
Número Inteiro	Inteiro entre -2147483648 e 2147483647
Valor	Máximo duas casa decimais separadas com “.” podendo ser negativo. Ex. 10345,98 ou -10345,98
Data	Padrão AAAA-MM-DD

O nome de cada arquivo será informado dentro da estrutura do seu respetivo Layout.

Arquivos de Exemplo

Faça o download do Pacote de Arquivos.

Layouts

Os Layouts são específicos para cada tipo de cadastro.

Os arquivos deverão ser gerados na ordem de documentação dos Layouts.

Cadastro

Incorpora os cadastros básicos do sistema.

Entidade

O Cadastro de Entidades armazena as informações básicas (CPF, CNPJ, endereços, telefones, etc.) das pessoas físicas e jurídicas no sistema, com as suas características específicas como: Proprietário, Locatário, Fiador, Funcionário, Fornecedor, Procurador, Condômino ou Profissional Externo (Observe os campos 20 a 27 na estrutura do arquivo).

Para mais informações, consulte o Layout do arquivo.

Entidade Complemento

O cadastro de complemento armazena as informações referentes aos dados complementares da entidade, como filial, gerente, procurador, etc.

Para mais informações, consulte o Layout do arquivo.

Entidade Conta Corrente

O Cadastro de Conta Corrente Bancária armazena as informações referentes às contas correntes das entidades do tipo favorecido.

Para mais informações, consulte o Layout do arquivo.

Entidade Impostos

O Cadastro de impostos armazena as informações referentes aos impostos que deverão ser provisionados ao lançar o contas a pagar.

Para mais informações, consulte o Layout do arquivo.

Condomínio

O Cadastro de Condomínios armazena as informações básicas (CPF, CNPJ, endereços, telefones, etc.) dos condomínios no sistema,

Para mais informações, consulte o Layout do arquivo.

Unidade

O Cadastro de Unidades armazena as informações básicas das unidades no sistema, além da ligação com os condomínios.

Para mais informações, consulte o Layout do arquivo.

Tipo de Documento

O Cadastro de Tipos de Documento armazena as informações básicas de descrição dos tipos de documento (Ex. Ata, recibo, balancete, etc.) para posterior identificação no cadastro das unidades.

Para mais informações, consulte o Layout do arquivo.

Unidade Envio

O Cadastro de Tipos de Documento armazena as informações básicas de descrição dos tipos de documento (Ex. Ata, recibo, balancete, etc.) para posterior identificação no cadastro das unidades.

Para mais informações, consulte o Layout do arquivo.

Unidade Fração

O Cadastro de Frações para Unidades armazena as informações referentes aos valores de fração de cada unidade.

Para mais informações, consulte o Layout do arquivo.

Unidade Grupo

O Cadastro de Grupos de Rateio para Unidades armazena as informações referentes aos grupos que as unidades pertencem.

Para mais informações, consulte o Layout do arquivo.

Unidade Condôminos

O Cadastro de Condôminos para Unidades armazena as informações referentes aos condôminos que tiveram vinculo com as unidades em um determinado período e os percentuais de participação. Essa informação é utilizada na montagem do informe de rendimentos (Ato Declaratório da RF).

Para mais informações, consulte o Layout do arquivo.

Unidade Débito Automático

O Cadastro de Débito Automática armazena as informações referentes aos dados bancários dos condôminos para que seja gerado o arquivo de débito automático junto aos bancos credenciados.

Para mais informações, consulte o Layout do arquivo.

Índice

O Cadastro de Índices armazena as informações básicas (nome, tipo de cotação, etc) dos índices aplicados nos contratos de locação e relação de devedores do sistema.

Para mais informações, consulte o Layout do arquivo.

Cotação

O Cadastro de cotação armazena as informações data e valor para cotação dos índices aplicados nos contratos de locação e relação de devedores do sistema.

Para mais informações, consulte o Layout do arquivo.

Bancos da Empresa

O Cadastro de conta corrente armazena as informações referentes ao cadastro das contas correntes bancárias operadas pela empresa para contas a receber e contas a pagar.

Esse arquivo deverá conter somente as contas da empresa, não deve conter as contas correntes dos fornecedores/favorecidos.

Para mais informações, consulte o Layout do arquivo.

Contrato de Administração

O Cadastro dos Contratos de Administração armazena as informações referentes à relação do condomínio com a administradora (ex. Taxa de administração, tarifas, etc.)

Para mais informações, consulte o Layout do arquivo.

Plano de Contas

O Cadastro do Plano de Contas armazena as informações básicas das contas para classificação dos lançamentos feitos nos condomínios (Ex. Cota Condominial, Manutenção Elevador, etc.) para posterior identificação nos lançamentos financeiros e demais controles necessários.

O plano de contas deve ter uma classificação hierárquica que determina o nivelamento (observar o campo nível nas imagens abaixo), levando em consideração os campos conta anterior, tipo de conta e natureza.

Exemplo estrutura de contas de receita

Exemplo estrutura de contas de despesa

De acordo com o exemplo acima, o plano de contas foi dividido em quatro níveis para receitas e 3 níveis para despesas, onde:

• O nível 0 é o nível raiz para cada natureza
• Contas sintéticas tem a função de agrupamento e não recebem lançamentos diretos, têm a função de agrupamento dos lançamentos nos balancetes analíticos e sintéticos do sistema
• Contas analíticas são exclusivas para os lançamentos
• A estrutura deve seguir o mesmo critério quanto à natureza das contas, ou seja, uma conta com natureza de receita (sintética ou analítica) deve estar vinculada à uma conta da mesma natureza.

Existe duas estratégias para a migração do planto de contas:

• Considerar o plano de contas nativo do sistema:

Nesse caso enviaremos uma listagem de plano de contas que será adotada como padrão e, obrigatoriamente, os códigos das respectivas contas deverão ser apontados nos locais exigidos de acordo com cada situação.

Ex. Para o item referente a “Cota Condominial” no recibo deverá ser indicado o código da conta correspondente na nossa tabela de contas.

• Gerar o plano de contas de acordo com o sistema de origem:

Nesse caso o arquivo deverá ser gerado seguindo o layout acima. Levando em consideração as regras de hierarquia e nivelamento das contas.

Obs. No caso de migração para um banco de dados em produção é aconselhável a hipótese 2 e, caso seja necessário, utilizar o utilitário para mesclar as contas.

Para mais informações, consulte o Layout do arquivo.

Controle de Grupos de Saldo

O Cadastro de Grupos de Saldo de controle armazena as informações referentes aos grupos de saldo (Ex. Condomínio, Fundo de Reserva, etc.) que condomínio tem controle.

Os grupos de saldo são utilizados para controlar e classificar o saldo dos condomínios de forma detalhada.

Exemplo

Para mais informações, consulte o Layout do arquivo.

Serviços

O Cadastro de Serviços armazena as informações referentes aos serviços e tarifas cobrados do condomínio.

Para mais informações, consulte o Layout do arquivo.

Transferências

O Cadastro de Transferências armazena as informações referentes às transferência de condomínio para condomínio/empresa. Esse cadastro para transferências de receitas de um condomínio tipo bloco para o condomínio geral, ou, para transferências de serviços cobrados dos condomínios para a empresa.

Para mais informações, consulte o Layout do arquivo.

Mandatos (Síndico)

O Cadastro de Mandato armazena as informações referentes aos síndicos de acordo com o período de vigência do mandato.

Para mais informações, consulte o Layout do arquivo.

Agrupamento

O Cadastro de Agrupamento armazena as informações referentes às ligações entre condomínios (Ex. blocos ligados à um condomínio geral). Ele é importante na distribuição de receitas do condomínio geral entre os blocos para o informe de rendimentos (Ato declaratório da RF).

Para mais informações, consulte o Layout do arquivo.

Empregados

O Cadastro de empregados armazena as informações referentes aos funcionários do condomínio.

Para mais informações, consulte o Layout do arquivo.

Critério de Cobrança

O Cadastro de Critérios de Cobrança armazena as informações referente aos critério de multa e juros, aplicados nos recibos do sistema.

Para mais informações, consulte o Layout do arquivo.

Item de Critério

O Cadastro de Itens do Critério de Cobrança armazena as informações aos itens e seus tipos.

Para mais informações, consulte o Layout do arquivo.

Caixas da Empresa

O Cadastro de caixa armazena as informações referentes aos caixas da empresa.

Para mais informações, consulte o Layout do arquivo.

Financeiro

Incorpora os lançamentos de recibos inadimplentes, movimentos e saldos dos condomínios.

Recibos

O lançamento de recibo armazena os dados principais do recibo de condomínio.

Para mais informações, consulte o Layout do arquivo.

Itens dos Recibos

O lançamento de itens armazena os itens detalhados do recibo de condomínio.

Para mais informações, consulte o Layout do arquivo.

Para que esse procedimento seja executado com êxito é muito importante que toda a parte cadastral básica do condomínio (Condomínio, Contrato de Administração e Grupos de Saldo) e a migração do plano de contas seja efetuado sem erros.

Laçamentos de Contas a Pagar

O lançamento de contas a pagar armazena os dados principais dos pagamentos em aberto para os condomínios.

Para mais informações, consulte o Layout do arquivo.

Para que esse procedimento seja executado com êxito é muito importante que toda a parte cadastral básica do condomínio (Condomínio, Contrato de Administração e Grupos de Saldo), o cadastro de fornecedores incluindo os seus parâmetros para provisão de impostos e a migração do plano de contas seja efetuado sem erros.

Laçamentos de Desmembramento para Contas a Pagar

O lançamento de desmembramento armazena os dados necessários para desmembrar o mesmo pagamento em vários lançamentos com grupo de saldo/conta/valores distintos ao baixar o contas a pagar.

Para mais informações, consulte o Layout do arquivo.

Para que esse procedimento seja executado com êxito é muito importante que toda a parte cadastral básica do condomínio (Condomínio, Contrato de Administração e Grupos de Saldo) e a migração do plano de contas seja efetuado sem erros.

Laçamentos de Conta Corrente

O lançamento de conta corrente armazena os dados principais da movimentação financeira (créditos e débitos) dos condomínios.

Para mais informações, consulte o Layout do arquivo.

É importante é enviar informações referentes ao ultimo período pendente para a geração das informações pertinentes ao imposto de renda (informe de rendimentos – Ato Declaratório da RF). Para que esse procedimento seja executado com êxito é muito importante que toda a parte cadastral básica do condomínio (Condomínio, Contrato de Administração e Grupos de Saldo), o cadastro de fornecedores incluindo os seus parâmetros para provisão de impostos e a migração do plano de contas seja efetuado sem erros.

Saldos dos Condomínios

O lançamento de saldo tem a finalidade de atualizar os saldos de conta corrente dos condomínios.

Para mais informações, consulte o Layout do arquivo.

Funcionalidades Base Condomínio Uno

Funcionalidades Base Condomínio