Agrupamento de Recibos Base Condomínio

Visão Geral

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O agrupamento de recibos facilita os processos de emissão e baixa de boletos onde duas ou mais unidades estão envolvidas, esse recurso é bastante útil no caso de unidades que possuam o mesmo condômino.

Sendo assim o sistema permite que um boleto represente vários recibos dentro do sistema tanto para o processo de emissão e registro quanto para o processos de baixa.

Isso tende a facilitar o processo de cobrança de condomínios em implantação cujas unidades estão vinculadas à construtora (ou outros tipos de condôminos) que deseja receber somente um documento de cobrança, nesse caso, as unidades podem ser cadastradas de forma autônoma e, posteriormente, poderá ser criado o controle de agrupamento para o fluxo da cobrança.

Somente poderão ser agrupados recibos de unidades pertencentes ao mesmo condomínio.

Procedimentos

Conforme mencionado anteriormente, o cadastro das unidades continuará sendo feito de forma autônoma e o agrupamento feito através de cadastro posterior.

Parâmetro 427 (Tabelas Gerais > Informações > Parâmetros)

O Parâmetro 427 – Recibo Agrupado deverá ser configurado com o grupo de saldo e a conta específicos para o agrupamento.

Criando o Agrupamento (Financeiro > Contas a Receber > Agrupamento de Recibos)

É através desse cadastro que deverá ser feito o agrupamento de unidades para efeito de emissão, registro e baixa dos boletos.

Para efeito do agrupamento não é necessário cadastrar uma unidade distinta, pois, qualquer unidade poderá ser considerada como unidade principal. Essa fase é muito importante porque é a partir dela que o sistema vai controlar todo o fluxo da cobrança. Todo o efeito do agrupamento é aplicado no momento da geração de recibos (Financeiro > Contas a Receber > Geração de Recibo), ele não se aplica ao lançamento de recibos avulsos nem na geração de recibos de acordo.

Ao inserir um novo registro, primeiro deverá ser identificada a Unidade Principal que será responsável pela centralização da cobrança.

Caso a Unidade Principal não venha a fazer mais parte do agrupamento, ele poderá ser inativado para a criação de um novo com outra unidade principal.

O Boleto Principal será gerado de acordo com os critérios definidos no cadastro, são eles:

• Critério de cobrança e Mensagens - Critério e mensagens específicas para o boleto principal, caso não sejam informados por padrão serão utilizados o critério e mensagens do primeiro boleto origem encontrado no momento da geração.

• Recibo Bloqueado - Determina que os boletos de origem terão o tratamento como boleto bloqueado para a impressão, nesse caso quando impressos não terão a linha digitável e o código de barras.

• Registrar - Determina que os boletos de origem não serão registrados em banco.

• Imprimir - Determina que os boletos de origem não serão impressos.

Quando a opção imprimir estiver como Não os boletos de origem serão gerados com status Emitido, o que bloqueará a impressão será o fato de selecionar a opção Não emitidos no momento da impressão ou geração do arquivo bureaux dos mesmos. Contudo, mesmo que se force a emissão dos boletos de origem, eles terão a linha digitável e o código de barras desativados pela opção Recibo Bloqueado.

• Opcionais -Determina que o sistema não irá considerar os valores dos opcionais para formar o boleto principal.

• Situação -Caracteriza o status da configuração, a partir do momento que for inativada o sistema não fará mais o agrupamento na geração dos recibos.

Para os campos Recibo Bloqueado, Registrar, Imprimir e Opcionais existem as opções Sim, Não e Customizado. A opção Customizado permitirá a personalização por unidade na grade de Unidades Agrupadas, porém, uma vez configurada como Sim ou Não nos critérios de montagem do boleto principal não poderão ser personalizadas por unidade. Caso uma unidade de origem não venha a fazer mais parte do agrupamento, basta inativa-la na grade de unidades agrupadas através do check da coluna Ativo.

Qualquer alteração no quadro de agrupamento de unidades terá efeito somente nas próximas gerações de recibo, os recibos gerados com o quadro de agrupamento anterior continuaram mantendo o nível de agrupamento de acordo com o quadro anterior.

Foi acrescentada a opção "Agrupados" no Relatório de Crítica de Recibos (Relatórios > Financeiro > Contas a Receber > Crítica de Recibos), essa opção permite incluir ou não o boleto principal na listagem.

Baixas

As baixas dos boletos foi ajustada de forma à incorporar todos os boletos agrupados ao principal no processo de baixa.

Poderão ocorrer diferenças no processamento das baixas, principalmente quando envolverem cálculos de desconto, multa e juros. Essas diferenças ocorreram, pois, os cálculos feitos por cada boleto processado não estarão em conformidade com o cálculo feito sobre o boleto principal. Essas diferenças serão compensadas no boleto principal como Diferença de Baixa de acordo com os Parâmetros 245, 246, 247 e 248 – Diferenças de Baixa CNAB para, posteriormente, serem apuradas e repassadas nas próximas gerações de recibos.

Unitária (Sistema e Caixa)

Ao inserir o boleto principal na baixa o sistema irá apurar o critério de cobrança aplicável sobre o boleto principal e sugeri-lo na tela.

Ao salvar o boleto principal, automaticamente os demais boletos agrupados serão inseridos na baixa e o cálculo da diferença de baixa (quando houver) será apurado sobre o boleto principal.

O processamento da baixa se encarregará de baixar todos os boletos envolvidos.

Se por ventura algum boleto agrupado que não seja o principal tenha sido baixado individualmente, ele não fará parte do grupo de boletos envolvidos na baixa agrupada.

CNAB

Do mesmo jeito que na baixa unitária, ao importar um boleto principal todos os recibos agrupados serão inseridos automaticamente na baixa e listados no Relatório de Baixa CNAB.

Cancelamentos de Baixa

Ao cancelar a baixa do boleto principal, a baixa de todos os boletos agrupados envolvidos na baixa também será cancelada.

Se por ventura algum boleto agrupado que não seja o principal tenha sido baixado individualmente, ele não fará parte do grupo de boletos envolvidos no cancelamento da baixa. Da mesma forma, o cancelamento individual da baixa de boletos feita em grupo não será possível.

Controle de Devedores

O boleto principal não deve constar como devedor, já que ele incorpora todos os demais boletos em aberto. Para que isso não ocorra, o item utilizado no boleto principal para consolidar os totais dos demais boletos é de pagamento não obrigatório. Portanto, ao emitir os relatórios e demais controles dos devedores (relatório sintético/analítico, relatório com reajuste, cartas de cobrança e composição de acordos via Base Jurídico) os itens opcionais não deverão ser considerados (sempre optar por não incluir itens opcionais). O mesmo deverá ocorrer nos resumos de devedores impressos nos balancetes, nesse caso o Parâmetro 222 – Rec.Bal.Itens Ñ/Obr deverá estar ativado para que os itens opcionais não sejam contabilizados nesses resumos.

Funcionalidades Base Condomínio