Cobrança Registrada

Visão Geral

A IMPLANTAÇÃO DA COBRANÇA REGISTRADA ATRAVÉS DESSE CONTROLE REQUER UM PROCEDIMENTO CUIDADOSO DE VALIDAÇÃO DOS PAGAMENTOS JUNTO AOS BANCOS. ESSE PROCEDIMENTO CONSISTE EM SIMULAR O REGISTRO DA COBRANÇA COM RECIBOS DE TESTE, ALÉM DA CONFIRMAÇÃO DO PAGAMENTO DESSES RECIBOS INCLUINDO A POSSIBILIDADE DE MULTA, JUROS, DESCONTOS E ITENS OPCIONAIS.

Em conformidade com as Circulares 3.598 de 06/06/2012 e 3.656 de 02/04/2016 do Banco Central, a FEBRABAN (Federação Brasileira dos Bancos) modificará as modalidades de cobrança bancária de Não Registradas para Registradas, obrigando as administradoras à adotarem esse modelo de cobrança para condomínios e locações.

Os prazos e regras para implantação do novo modelo poderão ser consultados nos respectivos bancos. Conheça mais detalhes sobre a Cobrança Registrada no Portal Intelimóveis.

Essa exigência, torna o controle referente ao registro das cobranças mais trabalhoso.

Visando agilizar os procedimentos, foi implementado o Controle Automático para o Registro de Cobrança. Esse controle agiliza o processo, pois, gerencia a rastreabilidade dos recibos dentro dos Sistemas Base Condomínio e Base Locação, afim de facilitar os procedimentos quanto à geração dos arquivos para registro e cancelamento de títulos junto a carteira de cobrança bancária.

Bancos Habilitados

Código	Nome do Banco	Base Condomínio	Base Locação	Observaçoes
33	SANTANDER	SIM	SIM
237	BRADESCO	SIM	SIM
341	ITAÚ	SIM	SIM

As implementações abrangem também as Versões Uno.

Débito Automático

O controle do registro de cobrança incorporou também a geração dos arquivos para Débito Automático para os condôminos (Sistema Base Condomínio).

Portanto, a geração dos arquivos para o registro de cobrança também irão considerar os registros correspondentes ao débito automático.

Procedimentos

A cobrança com registro exige as informações referentes ao CPF e CNPJ dos clientes pagadores. Essa situação requer que todos os dados estejam apontados corretamente.

Conta Corrente Bancária (Financeiro > Tabelas > Bancos)

O campo Cob. Registrada no cadastro da conta corrente bancária foi adaptado para suportar as variações necessárias no controle. O conteúdo desse campo determinará como o sistema fará o controle da cobrança.

Ele foi ajustado para permitir novas opções:

Não Registrada - O sistema não fará nenhum controle quanto ao registro de cobrança.

Inclusão - O sistema fará somente o controle de inclusão para o registro da cobrança.

Inclusão/Cancelamento - O sistema fará o controle de inclusão e cancelamento do registro da cobrança.

A correta configuração desse campo é muito importante e vai depender da forma que o registro da cobrança é operado no banco. A FORMA MAIS SEGURA É A ADOÇÃO DO CICLO DE INCLUSÃO E CANCELAMENTO GERENCIADOS PELO PRÓPRIO SISTEMA, POIS, AO REALIZAR UM NOVO REGISTRO DO MESMO RECIBO O SISTEMA GERA UM NOVO NÚMERO (NOSSO NÚMERO) ASSOCIANDO-O AO RECIBO ORIGINAL PARA O NOVO REGISTRO DE COBRANÇA, A CONFIGURAÇÃO DO PARÂMETRO 187 É MUITO IMPORTANTE, NESSE CASO O VALOR DESSE PARÂMETRO DEVE SER 1 PARA QUE A IMPRESSÃO DO RECIBO TAMBÉM UTILIZE ESSE NOVO NÚMERO. ESSE PROCEDIMENTO É IMPORTANTE PARA GARANTIR A IDENTIFICAÇÃO DO RECIBO NA BAIXA CNAB. NÃO ACONSELHAMOS QUE O CONTROLE DE BAIXA (CANCELAMENTO) DO RECIBO SEJA FEITO PELO PRÓPRIO BANCO, DEVIDO AO RISCO DE PERDA DA INTEGRIDADE ENTRE OS RECIBOS EMITIDOS PELO SISTEMA E OS RECIBOS REGISTRADOS NO BANCO.

Atualmente, existem dois procedimentos:

Baixa Automática - Correspondente à opção Inclusão. A empresa implanta a cobrança de forma que o registro do boleto seja baixado (ou cancelado, dependendo do banco) após um determinado tempo após o seu vencimento, ou seja, após N dias de vencido o boleto é baixado automaticamente pelo banco, assim, a manutenção do registro e atualização do boleto consiste em gerar novo registro do mesmo boleto com os novos dados junto ao banco.

Baixa por instrução - Correspondente à opção Inclusão/Cancelamento. Nesse caso a empresa deve enviar a instrução de baixa ou cancelamento do boleto para o respectivo banco toda a vez que houver algum ajuste que altere a consistência do recibo (Ex. Valor, vencimento, critérios de cobrança, etc.), desse modo, a manutenção do registro e atualização do boleto consistirá em gerar um arquivo eletrônico para baixar o boleto anterior e registrar um novo boleto.

Sequencial de Remessa

Alguns bancos mantêm o controle de envio dos arquivos através de um Sequencial de Remessa. O sequencial da remessa é um número que deve ser incrementado a cada arquivo enviado, em alguns casos o banco pode criticar a quebra de sequencia.

Nos sistemas a sequência pode ser controlada através dos campos referentes à Sequência do Arquivo Remessa tanto no cadastro do banco quanto no cadastro da conta corrente, conforme a imagem de exemplo abaixo.

Caso o sistema possua uma ou mais contas para o mesmo banco, com a necessidade de controle para a sequência de remessa, esse controle deverá ser feito no cadastro das respectivas contas correntes. Essa informação também poderá ser ajustada para corrigir possíveis problemas quanto a quebra no sequencial. Além do sequencial da remessa existem os dados referentes ao Nome do Cedente e CNPJ que deverão ser ajustados no próprio cadastro da conta corrente bancária.

Homologação

Se a cobrança registrada já estiver homologada pelo modelo antigo (Financeiro > Contas a Receber > Arquivo Remessa) basta gerar alguns recibos de teste (no máximo 10), simular a transmissão do arquivo de registro pelo modelo novo e, mais adiante, confirmar o registro dos boletos de teste no banco.

Para a implantação de novas carteiras de cobrança, o processo de homologação segue o rito padrão adotado para os modelos de cobrança.

Esse procedimento deve ser adotado para cada conta corrente bancária de cobrança. A homologação do registro de uma conta corrente não abrange a homologação de outras, mesmo que seja do mesmo banco e agência.

Condomínio Conta Própria

Os controles para a cobrança registrada também abrangem os Condomínios do tipo de administração conta própria (Sistema Base Condomínio). Mais adiante, poderá ser observado que o procedimento necessário para a geração dos arquivos de registro foi agilizado, permitindo a geração de todos os arquivos ao mesmo tempo. Enquanto o procedimento anterior condicionava a geração dos arquivos à seleção de uma conta corrente de cada vez.

É importante observar que, tanto para condomínios do tipo conta própria quanto para contas correntes cujo os dados do cedente (Nome e CPF/CNPJ) devem ser informados OBRIGATORIAMENTE no respectivo cadastro da conta corrente bancária.

Ciclos de Processamento

Conforme mencionado anteriormente, o sistema controla a rastreabilidade das operações monitorando as ações relacionadas aos recibos.

Os ciclos de processamento se iniciam a partir do momento que o recibo é emitido.

Esse monitoramento é feito através de arquivos de LOG's de Processamento toda a vez que uma ação é executada e dependente, também, da forma que a configuração da conta corrente bancária é operada.

• Inclusão

Essa configuração determina que o controle de baixa do registro junto ao banco é feito por Baixa Automática e que o sistema não precisará comandar a baixa através do arquivo de registro.

Então o monitoramento será feito no procedimento de Emissão do Recibo, quando o sistema identificará que a geração do registro de cobrança também deverá ser feito.

• Inclusão/Cancelamento

Essa configuração determina que o controle de baixa do registro junto ao banco é feito por Baixa por Instrução e que o sistema irá comandar a baixa através do arquivo de registro.

Então o monitoramento será feito no procedimento de Emissão do Recibo, contudo, para os processos de Cancelamento de Emissão e Baixa do Recibo em Caixa o sistema também fará o monitoramento gerando um controle para comandar a baixa do respectivo recibo junto ao banco via geração de Arquivos de Cancelamento.

O termo Baixa do registro de cobrança está ligado ao cancelamento do registro junto ao respectivo banco e não corresponde a baixa do recibo no sistema. O processamento dos comandos de inclusão e baixa está condicionado aos prazos estabelecidos em cada banco. Ao optar pelo controle de Inclusão/Cancelamento o sistema monitora os recibos recebidos em carteira (caixa) para que sejam cancelados junto ao banco. DEVIDO AOS PRAZOS DE PROCESSAMENTO DOS REGISTROS JUNTO AO BANCO, TODA A VEZ QUE UM REGISTRO E O CANCELAMENTO DE EMISSÃO DO RECIBO FOREM FEITOS NO MESMO DIA O SISTEMA IRÁ GERAR O REGISTRO DE CANCELAMENTO SOMENTE NO DIA SEGUINTE. A FORMA MAIS SEGURA É A ADOÇÃO DO CICLO DE INCLUSÃO E CANCELAMENTO GERENCIADOS PELO PRÓPRIO SISTEMA, POIS, AO REALIZAR UM NOVO REGISTRO DO MESMO RECIBO O SISTEMA GERA UM NOVO NÚMERO (NOSSO NÚMERO) ASSOCIANDO-O AO RECIBO ORIGINAL PARA O NOVO REGISTRO DE COBRANÇA, A CONFIGURAÇÃO DO PARÂMETRO 187 É MUITO IMPORTANTE, NESSE CASO O VALOR DESSE PARÂMETRO DEVE SER 1 PARA QUE A IMPRESSÃO DO RECIBO TAMBÉM UTILIZE ESSE NOVO NÚMERO. ESSE PROCEDIMENTO É IMPORTANTE PARA GARANTIR A IDENTIFICAÇÃO DO RECIBO NA BAIXA CNAB. NÃO ACONSELHAMOS QUE O CONTROLE DE BAIXA (CANCELAMENTO) DO RECIBO SEJA FEITO PELO PRÓPRIO BANCO, DEVIDO AO RISCO DE PERDA DA INTEGRIDADE ENTRE OS RECIBOS EMITIDOS PELO SISTEMA E OS RECIBOS REGISTRADOS NO BANCO.

Parâmetro 173 (Tabelas Gerais > Informações > Parâmetro)

O Parâmetro 173 – Cd. Barra c/desconto permite que o sistema imprima os recibos considerando o critério de desconto (quando houver) para a montagem do vencimento e valor do recibo. Então, quando ele estiver ativado o recibo será impresso com vencimento e valor de acordo com o desconto. A composição do arquivo remessa leva considera com vencimento e valor o resultado gerado pela impressão do recibo, portanto levando em consideração também o parâmetro.

NÃO ACONSELHAMOS A ADOÇÃO DESSE PROCEDIMENTO PARA O REGISTRO DE COBRANÇA, POIS, NO CASO DE APLICAÇÃO DE MULTA E JUROS O BANCO IRÁ ADOTAR O VALOR COM DESCONTO PARA A BASE DE CÁLCULO QUANDO DEVERIA ADOTAR O VALOR NORMAL DO RECIBO. COM A ADOÇÃO DO REGISTRO, OS CONTROLES DE RECEBIMENTO COM OU SEM DESCONTO, MULTA E JUROS DEVERÁ FICAR A CARGO DO BANCO.

Parâmetro 131 (Tabelas Gerais > Informações > Parâmetro)

Conforme mencionado anteriormente, ao utilizar os processos de controle para Inclusão/Cancelamento do registro com Baixa por Instrução o Sistema irá rastrear as operações de cancelamento de emissão e baixa via caixa para a geração da instrução de baixa dos respectivos recibos junto ao banco.

É MUITO IMPORTANTE QUE O Parâmetro 131 – Bloqueia Alteração Recibo ESTEJA CONFIGURADO (CAMPO VALOR IGUAL A 1) DE FORMA QUE NÃO PERMITA A ALTERAÇÃO DE RECIBOS DEPOIS DE EMITIDOS. A FALTA DE CONTROLE ATRAVÉS DESSE PARÂMETRO PODERÁ GERAR INCONSISTÊNCIAS ENTRE O RECIBO NO SISTEMA E OS RECIBOS REGISTRADOS NO BANCO, VISTO QUE, AO PERMITIR A ALTERAÇÃO DE RECIBO EMITIDO OS CONTEÚDOS PODERÃO ESTAR DIFERENTES.

Registro da Cobrança em Conformidade com Itens Opcionais

Como os bancos ainda não têm nenhuma definição quanto aos procedimentos relacionados à cobrança de itens opcionais para o registro da cobrança, foi adotado o caminho de somar o total dos itens opcionais ao campo valor do desconto nos respectivos arquivos de registro, porém isso deve ser feito com cuidado, pois, a adoção desse critério é de responsabilidade do usuário.

NEM TODOS OS BANCOS ESTÃO OPERANDO DE ACORDO COM O CRITÉRIO DE SOMA DOS OPCIONAIS AO VALOR DE DESCONTO, TEMOS RELATO QUE PROBLEMAS SÉRIOS OCORRERAM NO REGISTRO DE COBRANÇA JUNTO AO BANCO BRADESCO. A OPÇÃO POR ESSE PROCEDIMENTO É DE RESPONSABILIDADE DO USUÁRIO E DEVERÁ SER FEITA ATIVANDO O PARÂMETRO 326. OBRIGATORIAMENTE, ANTES DE COLOCAR A COBRANÇA EM PRODUÇÃO DEVERÃO SER SIMULADOS PAGAMENTOS DE RECIBOS TESTE JUNTO AOS BANCOS INCLUINDO TODAS AS POSSIBILIDADES DE RETIRADA E INCLUSÃO DE OPCIONAIS.

Geração dos Arquivos (Financeiro > Contas a Receber > Controle de Registro)

Antes de iniciar esse procedimento é importante ter o entendimento dos períodos de cobrança. A partir da atualização da versão os Sistemas começarão à gerar os controles de rastreabilidade dos recibos, possibilitando a geração dos arquivos de registro nessa tela. Contudo, a atualização pode ocorrer num período de transição da cobrança em que parte dos registros pode ter sido gerada pelo modelo anterior (Financeiro > Contas a Receber > Arquivo Remessa) o que poderá gerar conflitos entre os registros gerados pelo modelo antigo e o novo procedimento para quem já utiliza a cobrança registrada. Isso pode gerar recusas de processamento junto ao banco devido à duplicidade de registro. Por isso, aconselhamos que o novo procedimento seja adotado à partir da cobrança no período seguinte ao mês da atualização.

A tela de geração dos arquivos foi simplificada requerendo somente a seleção da pasta de destino e a modalidade de registro (impressão local ou pelo banco).

Selecione a pasta de destino, a modalidade e cliente no botão Gerar Arquivo para que o processo seja inciado.

Conforme mencionado anteriormente, nessa etapa o sistema gera todos os arquivos necessários para os processos de inclusão e cancelamento (quando necessário) dos registros junto ao banco.

Contudo, a geração dos arquivos é organizada de forma que eles possam ser classificados dentro da estrutura de diretório (pasta).

• Para cada Tipo de Processo (Registro ou Débito Automático) será criada uma pasta, conforme a imagem de exemplo abaixo.

• Para cada Conta Corrente de Cobrança será criada uma pasta, dentro do respectivo processo.

• Estrutura semelhante será criada para os arquivos de Débito Automático.

• Dentro das pastas (de acordo com cada conta corrente bancária e tipo de processo) serão criados arquivos com a seguinte composição:

Nome do Arquivo - Composto com a Sequência da Geração com 6 posições, a letra correspondente ao Tipo de Operação (I-Inclusão e C-Cancelamento), a letra correspondente ao Sistema (C-Condomínio e L-Locação) e a extensão correspondente ao Tipo de Processo (DEB - Para débito automático e REM - Para registro de cobrança).

A partir desse momento, o procedimento necessário para a transmissão dos arquivos para o banco vai depender de cada banco. É importante remover os arquivos das pastas de destino após a transmissão para o banco, evitando assim o acumulo de arquivos dentro da pasta possibilitando um controle dos arquivos que já foram transmitidos. Consulte também a documentação referente as Modalidades de cobrança.

Funcionalidades Base Condomínio

Funcionalidades Base Condomínio Uno

Funcionalidades Base Locação

Funcionalidades Base Locação Uno