Lançamentos de Opcionais

Controle de Opcionais

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Visão Geral

O Controle de Opcionais permite gerenciar a cobrança dos serviços opcionais (Ex. Seguros, Clubes de Vantagens, etc.) incluindo a forma de lançamento (prospecção) desses serviços. Conforme poderemos ver mais adiante, a gerência da cobrança pode ser feita de forma hierarquizada nos níveis de Administradora, Condomínios e, na ultima escala, Unidades.

Esse controle interfere na reta final da cobrança que é a Geração ou Lançamento Unitário de Recibos, pois, mesmo que o item seja lançado ou gerado automaticamente pelo sistema ele será removido do recibo à partir do momento que estiver bloqueado.

Controle Geral (Administração > Controle de Opcionais)

O Controle Geral permite a visão de todos os itens cadastrados nos níveis da Administradora, Condomínios e Unidades. Também é possível realizar filtros por determinada conta, condomínio ou unidade.

Níveis de Controle

Os níveis de controle determinam a hierarquia em que o controle será aplicado, é muito importante entender o seu critério de aplicação.

Administradora

No primeiro nível de controle da administradora podemos cadastrar as contas com os seus níveis de bloqueio e prospecção (lançamento).

Conforme a imagem de exemplo acima, para os níveis de bloqueio são permitidas três opções:

• Não - O item não está bloqueado para cobrança pela administradora;

• Sim - O item está bloqueado para cobrança pela administradora, porém, pode ser configurado para cobrança em um determinado condomínio ou unidade (conforme veremos mais adiante).

• Total - O item está bloqueado para cobrança pela administradora e não permite nenhuma configuração específica para condomínio ou unidade (atenção com o aviso abaixo).

O bloqueio do tipo Total no nível de controle da administradora deve ser utilizado com muito cuidado, ele não permite nenhuma configuração específica, é o mesmo que abolir a cobrança do item de todos os recibos. MESMO OS RECIBOS QUE JÁ TENHAM O ITEM GERADO ATRAVÉS DA GERAÇÃO DE RECIBO OU RECIBO AVULSO NÃO TERÃO MAIS ESSE ITEM À PARTIR DAS PRÓXIMAS GERAÇÕES.

A Prospecção interfere diretamente no Lançamento de Itens Opcionais, ela determina de que forma o item será lançado com as opções:

• Individual - O item só poderá ser lançado em recibo individual (avulso), o lançamento do item não poderá ser feito através do contas a receber de cobranças condominiais ordinárias do sistema.

• Ordinária - O item só poderá ser lançado através do contas a receber de cobranças condominiais ordinárias do sistema.

• Todas - O item poderá ser lançado por ambos os métodos.

O termo cobranças condominiais ordinárias indica algum lançamento de contas a receber que tenha rateio de Cota Condominial (identificado pelo parâmetro 159) ou qualquer outro lançamento de contas a receber de Parcela Infinita.

O controle de Prospecção somente determina de que forma o item opcional deverá ser lançado desde que esteja liberado (bloqueado igual a Não), portanto, se o item estiver bloqueado não haverá prospecção de forma alguma.

Condomínio

O controle no nível do condomínio tem as mesmas funcionalidades do nível da administradora, só que aplicados especificamente ao condomínio selecionado e, por hierarquia, à todas as unidades do mesmo condomínio exceto as que tiverem configuração específica.

No exemplo abaixo, indica que o condomínio está bloqueado para a cobrança do item opcional mesmo com o desbloqueio padrão no nível da administradora. Em outra hipótese, o item poderia estar bloqueado no nível da administradora e liberado para um determinado condomínio.

O bloqueio do tipo Total no nível de controle do condomínio também deve ser utilizado com muito cuidado, ele não permite nenhuma configuração específica por unidade, é o mesmo que abolir a cobrança do item de todos os recibos do condomínio. MESMO OS RECIBOS QUE JÁ TENHAM O ITEM GERADO ATRAVÉS DA GERAÇÃO DE RECIBO OU RECIBO AVULSO NÃO TERÃO MAIS ESSE ITEM À PARTIR DAS PRÓXIMAS GERAÇÕES.

Unidade

Assim como no nível do condomínio, o nível de unidades tem as mesmas funcionalidades só que aplicados especificamente à unidade selecionada.

No exemplo abaixo, indica que a unidade está liberada para a cobrança do item opcional através de prospecção individual, mesmo com o bloqueio padrão no nível do condomínio. Em outra hipótese, o item poderia estar desbloqueado no nível do condomínio e bloqueado para uma determinada unidade.

Acessando pelo Condomínio (Administração > Condomínio / Botão Cts Opcionais)

As configurações e consultas também poderão ser feitas através do cadastro de condomínio.

Acessando pela Unidade (Administração > Condomínio / Botão Unidade / Aba Contas Opcionais)

As configurações e consultas também poderão ser feitas através do cadastro de unidades.

Lançamentos de Opcionais (Prospecção)

Visão Geral

Esta função permite a prospecção de itens opcionais para um ou mais condomínios em lote. Este lançamento poderá ser em recibos avulsos ou em recibos de cobranças condominiais ordinárias.

Esse recurso poderá ser utilizado tanto para o primeiro lançamento do serviço, quanto para futuras ofertas do mesmo serviço e captação de novas adesões.

O termo Cobrança Condominial Ordinária indica algum lançamento de contas a receber que tenha rateio de Cota Condominial (identificado pelo parâmetro 159) ou qualquer outro lançamento de contas a receber de Parcela Infinita.

Procedimentos

Para utilizar esta função, é necessário realizar alguns procedimentos, seguindo a ordem:

1ºPasso: Configurar os parâmetros

2ºPasso: Preencher a tela de filtragem

3ºPasso: Verificar os critérios do filtro

4ºPasso: Gerar o lançamento dos itens opcionais

Parâmetros (Tabelas Gerais > Informações > Parâmetros)

Para habilitar o acesso à tela de lançamento de itens opcionais, o usuário deverá fazer a configuração dos parâmetros necessários para a geração dos dados, no Sistema Base Condomínio (Tabelas Gerais > Informações > Parâmetros).

Parâmetros necessários para a geração:

Parâmetro 159 - Informar o código do grupo de saldo e da conta referente à cobrança do condomínio no recibo do condômino.

Para informar a conta, clique em "Editar" na barra de ferramentas, após, nos campos "grupo de saldo" e "conta", selecione a opção desejada e grave o registro.

Parâmetro 299 - Ativar para liberar a função de lançamentos de opcionais.

Para ativá-lo, clique em "Editar" na barra de ferramentas, em seguida, no campo "Valor" preencha com "1". Para finalizar, grave o registro.

Tela de Filtragem

Para abrir a tela de filtragem, no Sistema Base Condomínio acesse: Financeiro > Contas a Receber > Lançamento de Opcionais

Ao abrir a tela, preencha com os dados solicitados e clique em Aplicar Filtro. Atente-se para a observação de alguns campos.

O grupo de saldo será acatado, mesmo que não esteja no cadastro de grupos de saldos do contrato de administração (Administração > Condomínio > Contrato ADM > Grupo Saldo)

Na parte inferior da tela os campos devem ser preenchidos de acordo com a quantidade de dias desejada e o tipo de lançamento que também servirão de critério na eleição das unidades habilitadas para a cobrança.

A prospecção poderá ser feita de duas formas selecionadas de acordo como o Tipo de Lançamento:

*Recibo Avulso - Serão gerados recibos individuais somente com o item opcional para prospecção.

*Contas a Receber - O item opcional será prospectado no próximo contas a receber de cota ordinária no formato negative option.

A prospecção do item opcional em Recibo Avulso poderá ser utilizada no caso do lançamento de forma que o cliente receba uma proposta separada para adesão ao serviço, também permite que se utilize um layout específico para o lançamento em conformidade com a empresa bureaux. O formato negative option (Contas a Receber) insere o item opcional junto com as demais cotas ordinárias e a adesão ao serviço é considerada quando o cliente efetua o pagamento do recibo considerando o item opcional.

O Tipo de Lançamento também serve como critério de eleição das unidades, se no controle de itens opcionais (mais acima) for configurado que a unidade não pode ser prospectada de acordo com o tipo de lançamento selecionado ela não virá marcada para processamento.

Os demais critérios de filtragem são:

* Nº de Opcionais no Recibo - Determina a quantidade de itens opcionais que será verificada em recibos anteriores. Se número de opcionais for maior ou igual à quantidade indicada, a unidade será habilitada para cobrança (o limite de itens opcionais por recibo é de 5).

* Nº de dias para verificar se a unidade possui o item opcional em recibos anteriores - Verificará se o item selecionado já foi cobrado durante o período informado no campo (data corrente menos a quantidade de dias indicada).

* Nº de dias para verificar se a unidade já teve a oferta do item opcional - Verificará se a unidade já teve a prospecção do item durante o período informado nesse campo (data corrente menos a quantidade de dias indicada).

Tela de Geração

Ao preencher a tela de filtragem e clicar no "Botão Aplicar Filtro", o sistema exibirá o resultado na "Aba Geração".

As unidades que não forem elegíveis por algum critério de exclusão virão com a coluna "Processar" desmarcada. Caso seja necessário forçar o lançamento para alguma unidade que não esteja de acordo com as configurações de filtragem, o usuário poderá seleciona-la para "Processar" manualmente ou utilizar a opção "Marcar/Desmarcar Todos".

As unidades não elegíveis como habilitadas correspondem a 4 critérios de verificação:

* Critério 1 - Verifica se a unidade não está no cadastro de bloqueio do item opcional ou não habilitada para o tipo de prospecção selecionado ou no cadastro de débito automático.

Unidades que constam no Cadastro de Débito Automático do sistema (Financeiro > Contas a Receber > Débito Automático > Cadastro) só poderão ser prospectadas de forma avulsa, ou seja, em recibos individuais. Depois da prospecção, a cobrança através de contas a receber de cotas ordinárias ficará à cargo dos controles de recebimento no Lançamento Avulsos do Contas a Receber (Financeiro > Contas a Receber > Lançamento / Botão Avulso).

* Critério 2 - Verifica se a unidade possui até no máximo de 5, selecionado no campo "Nº Opcionais de Recibos" e itens opcionais dentro período informado no campo "Nº de dias para verificar se a unidade possui o item opcional em recibos anteriores.

* Critério 3 - Verifica se o item opcional já foi ofertado para a unidade de acordo com o número de dias indicado.

* Critério 4 - Verifica se a conta já não está no cadastro de avulso.

Após verificar os critérios, é necessário preencher a tela de geração para posteriormente o sistema processar as informações.

Veja como preencher os campos de acordo com o "Tipo de Lançamento" escolhido:

*Ref. da Parcela - Preencha com o valor de referência do lançamento.

*Complemento - Se houver complemento, pode ser descrito neste campo.

*Valor*** - Insira o valor do item opcional.

*Vencimento - Informe o vencimento do recibo avulso. Este campo é de preenchimento obrigatório.

Recibo Modelo - No caso de optar por Recibo Avulso insira o número do recibo que será usado como modelo para que o sistema copie as informações básicas para a geração dos recibos, como critério de cobrança, documento, banco, mensagens, etc.

***Devido aos critérios de identificação automática de valores válidos para a baixa de recibos não é permitido que o mesmo recibo tenha mais de um item opcional com o mesmo valor, portanto ao determinar um valor para a cobrança certifique-se de que esse valor seja diferente dos valores dos demais itens opcionais.

Ao preencher o campo "Recibo Modelo", as informações desse recibo será exibida na parte inferior da tela.

Depois de preenchidos os campos necessários clique no botão "Processar".

Lançamento de Contas a Receber Avulso (Financeiro > Contas a Receber > Lançamento / Botão Avulso)

Ao fazer o processamento o sistema irá gerar automaticamente um item avulso no lançamento de contas a receber com os campos necessários para o controle de recorrência do item em cobranças futuras.

O controle de recorrência é feito no momento da geração dos recibos e estará condicionado ao pagamento do item pelas unidades, esse controle leva em consideração a informação referente ao Nº dias para Controle (data atual da geração menos a quantidade de dias indicada) que é herdada do campo Nº de dias para verificar se a unidade já teve a oferta do item opcional utilizado na tela de filtragem no momento da prospecção.

De acordo com a imagem acima, no momento da geração do recibo o sistema verificará a ocorrência do pagamento pela unidade, caso o item não tenha sido pago no período (data atual da geração menos 90 dias) o item não será gerado para a respectiva unidade.

Mesmo com a prospecção em Recibo Avulso (recibo individual) o sistema insere o item no contas a receber de cota ordinária, isso garante que o item entrará na cobrança recorrente, condicionado ao critério de verificação de pagamento. É importante atentar para a conciliação entre os vencimentos de prospecção individual e cobrança recorrente (ordinária) de forma que a prospecção seja feita à tempo de ser avaliada pelos condôminos antes do próximo vencimento ordinário, pois, se a prospecção for feita com vencimento muito próximo ao da cobrança ordinária pelo critério de verificação de pagamento a recorrência será feita somente no período seguinte.

Funcionalidades Base Condomínio