Base Doc
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Em construção! |
Índice
Visão Geral
Módulo de integração de documentos escaneados (boletos bancários, contratos, comprovantes de pagamento, etc.) com os Sistemas da Base Software.
Principais recursos:
- Leitura automática de documentos escaneados.
- O Base Doc lê automaticamente os documentos escaneados que são depositados em um diretório de origem, incorporando ao banco de dados.
- Integração com contas a pagar da administradora (Base Condomínio).
- As imagens dos documentos são vinculadas aos lançamentos de contas a pagar através de pesquisas pelo código de barras, QRCode personalizado da administradora, além de pesquisas pelo conteúdo do documento.
- A conciliação do contas a pagar (valores e vencimentos) é feita através do reconhecimento automático do código de barras ao vincular a imagem.
- Vinculação automática de imagens a todos os lançamentos de contas a pagar em um único passo, através de um processo de identificação da imagem pelo código de barras.
- Várias imagens podem ser vinculados ao mesmo lançamento, permitindo incorporar imagens principais (ex. boletos) e suas filhas (ex. contratos, comprovantes de pagamento, etc.) no mesmo lançamento.
- Banco de documentos na nuvem.
- Banco de dados com documentos replicados automaticamente em servidores seguros na nuvem.
- Visualização dos documentos na internet através da simples leitura do "QRCode" personalizado da administradora, inclusive em dispositivos móveis.
- Os documentos podem ser exibidos com uma marca d'água da logomarca da administradora.
- Integração total com ICondo.
- Total integração dos documentos com os relatórios de contas a pagar, balancete analítico, balancete recpag e extrato de C/C do ICondo, o cliente vê o balancete e visualiza a imagem dos documentos vinculados ao lançamento somente com um clique.
Requisitos Mínimos
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Procedimentos Sugeridos
- Etapa 1:
Os documentos recebidos pela administradora (expedição) são etiquetados com QR Code (UUID) com um sequenciamento aleatório e uma URL. Essa URL será utilizada para acesso direto futuro a esse documento e as suas tags (classificações e informações relacionadas).
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Para configuração da URL acesse Configurações> Configuração de Imagem> QrCode. |
- Etapa 2:
Os documentos já etiquetados são digitalizados e arquivados em uma determinada pasta.
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Para configurar as pastas onde estarão localizadas as imagens acesse Configurações> Configuração de Imagem> Diretórios> Contas a Pagar de Condomínio. |
- Etapa 3:
O motor lê as imagens que foram gravadas na pasta e executa as seguintes operações:
- - Grava a imagem no banco de dados do Base Documentos.
- - Faz o reconhecimento do QR Code e vincula o código único a imagem.
- - Faz o reconhecimento do código de barras existente no documento, caso exista, associando os campos identificados nesse código com o cadastro preexistente no Base Condomínio. Os campos associados viram tags da imagem e são gravadas em um arquivo do Base Doc. Esse código de barras não é o impresso na etiqueta com o QR Code gerado pelo Base Doc, e sim aquele que já veio impresso no documento original.
- - Faz o reconhecimento da imagem e verifica se é um versionamento, nesse caso grava a imagem associando a imagem anterior.
- - Esse motor é acionado de acordo com configurações pré estabelecidas pelo usuário no painel do Base Doc.
- Etapa 4:
Vinculação da imagem com o contas a pagar. Após cadastro do contas a pagar no sistema, informando o código de barras, utilize a função de vinculação automática para vincular imagem ao contas a pagar correspondente.
- Etapa 5:
Crie voucher e baixe contas a pagar conforme movimentação. Sendo assim, utilize também a verificação de contas a pagar para montar sua pasta com perfeição.
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Sendo assim, acesse Financeiro> Contas a pagar> Verificação de Contas a Pagar pagar para montar sua pasta com perfeição. |
- Etapa 6:
Atualização nas nuvens. Um software atualiza o banco de dados do Base Doc em um servidor nas nuvens (Internet). Essa informação será utilizada posteriormente para acesso pelos usuários (administradores, síndicos, condôminos, etc).
Motor
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-Lê as imagens no diretório e grava no banco do Base Doc.
-Faz o reconhecimento do código de barras e grava o metadata com as informações reconhecidas.
-Reconhece os versionamentos de mesma imagem.
-Mantém o banco de dados nas nuvens atualizado em um servidor nas nuvens.
Configuração do Banco de Dados Remoto
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Processos
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- Ciclos de processamento
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Inicialização Automática
Para que o motor seja executado automaticamente ao ligar o computador, basta adicionar o atalho do executável, Basedoc.exe, no Windows em Iniciar> Todos os programas> Inicializar.
Ativação
Para utilizar Base Doc, será necessário ativar o módulo em Base Utilitários> Utilitário> Registro de Módulos.
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Para obter a licença, entre em contato com o setor comercial da Basesoft. |
Sistema
Etiqueta QRCode
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Os documentos recebidos pela administradora (expedição) são etiquetados com QR Code (UUID) com um sequenciamento aleatório.
Vinculação de Imagem - Contas a pagar
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Descrever os processos de vinculação de imagem (direto no ct pagar).
Vinculação Automática
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Descrever os processos de vinculação de imagem (vinculação automática).
Vinculação por Despesas Recorrentes
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Abordar os processos de criação de voucher (incluindo QRCode e código de barras).
Montagem do Metadata
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Descrever os processos automáticos de montagem do metadata (incluindo conceito de metadata).
Importação de Contas a pagar
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Descrever os processos de vinculação de imagem (processo de importação de ct pagar).
Criação de Voucher
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Abordar os processos de criação de voucher (incluindo QRCode e código de barras).
Baixa de Contas a pagar
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Baixa de contas a pagar no Base Condomínio.
- Nas baixas por pagamento eletrônico, vincula o protocolo de pagamento enviado pelo banco através de arquivo de retorno, na imagem do documento pago (tag?)
- Nas baixas em banco o documento é novamente digitalizado e tratado pelo motor como uma nova versão do documento.
Montagem e conferência de pastas
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Função Verificação de Contas a pagar
Abordar os processos de controle de voucher saída/chegada/fechamento de balancete (incluindo leitura de QRCode e código de barras).
Alterar o programa atual existente no Base Condomínio para identificar possíveis erros na montagem de pasta através da digitalização (pistola) dos QR-Codes dos documentos. O sistema irá verificar se existem documentos faltantes, fora de ordem ou em pastas trocadas uma vez que ele irá comparar com os lançamentos do contas a pagar do condomínio naquele período do balancete.
Controle de Senhas
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Detalhar controle de senha para o Base Doc.
Filtro
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Descrever os relatórios do Icondo que serão compostos com os links do basedoc e NF eletrônica.
Vincula o hiperlink da imagem no arquivo de balancete que será enviado para o Icondo.
O Base Filtro irá verificar se a empresa utiliza o Base Doc e, caso positivo, vinculará os hiperlinks das imagens dos documentos no arquivo do balancete para consulta através do Icondo.
BaseDoc Web Viewer
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Interface para acesso a documentos que estão no servidor nas nuvens.
- Acrescentar exemplos de relatório e viewer dos documentos na internet
