Serviços Contas a Pagar

Lançamentos de Serviços

Visão Geral

Com a entrada em vigor da Lei 13.137/2015 reduzindo a faixa de isenção para a retenção de de impostos federais (PIS/COFINS/ CSLL/IRRF), o controle das retenções de impostos referentes aos serviços prestados pela administradora (Taxa de administração, material de expedientes, reembolso de ISS, tarifas diversas, etc.) ficou bem mais difícil levando em consideração que para cada débito de serviço direto em conta corrente acima do valor mínimo de retenção estava gerando várias retenções sem necessidade.

Esse novo procedimento tem por finalidade otimizar os processos de lançamento e débito das taxas e serviços cobradas pelas administradoras, centralizando todo o processo através de operações feitas em contas a pagar, aproveitando o controle de desmembramento, permitindo agrupar todos os serviços em um único lançamento de contas a pagar e, consequentemente, a retenção única para todos os serviços cobrados.

Poderá ser observado mais adiante que o controle dos lançamentos de taxas e serviços permite que o agrupamento seja feito no mesmo contas a pagar independente da origem (Cálculos diversos, serviços avulsos ou importação de contas a pagar).

Veja abaixo um exemplo de um lançamento de contas a pagar com todos os serviços da administradora desmembrados e a retenção de impostos:

Visão do lançamento principal - taxa de administração

Na aba desmembramento poderá ser observado os lançamentos dos demais serviços, incluindo o cálculo do ISS:

Aba Desmembramento com a visão de lançamentos dos demais serviços

Qualquer alteração no conteúdo do desmembramento irá gerar o cálculo automático de retenção de impostos e ISS, afim de se encaixar na nova composição de valores.

Na aba impostos poderá ser observado os lançamentos de retenção, de acordo com todos os serviços:

Aba Impostos com a visão das retenções

Qualquer alteração no conteúdo do desmembramento irá gerar o cálculo automático de retenção de impostos e ISS, afim de se encaixar na nova composição de valores.

A geração de RPS para Notas Fiscais também foi modificada, possibilitando que o processo seja feito tomando como origem os lançamentos feitos em contas a pagar mesmo que não tenham sido baixados.

Procedimentos

Parâmetro 185 (Tabelas Gerais > Informações > Parâmetros)

O Parâmetro 185 – Calcs. Divs. Ct. Pag ativa (quando o campo valor for igual a 1) os controles de lançamento de taxas e serviços em contas a pagar e a geração de RPS a partir desses lançamentos.

Depois que o parâmetro 185 for habilitado, todo o controle de lançamento das taxas e serviços através dos cálculos diversos e serviços avulsos, além da geração do RPS será feito à partir dos lançamentos de contas a pagar.

A ativação desse parâmetro é opcional, mantendo o procedimento através de lançamento direto em conta corrente. Porém, a única forma de simplificar o controle de retenção dos impostos da administradora será pelo contas a pagar.

Regras para o agrupamento em contas a pagar

Conforme mencionado anteriormente, o controle para lançamento de taxas e serviços da administradora em contas a pagar leva em consideração o conceito de agrupamento de todos os lançamentos em um único contas pagar, utilizando o desmembramento como alternativa para os agrupamentos.

Porém, foram criadas algumas regras de controle para os agrupamentos, permitindo que um lançamento automático seja inserido como desmembramento do contas a pagar principal ou seja criado um novo contas a pagar no sistema para o respectivo lançamento.

Para que um lançamento seja agrupado automaticamente, as características em comum são:

• Sem RPS (caso o contas a pagar seja de taxas e serviços da administradora)
• Sem voucher
• Mesmo condomínio
• Mesma data de vencimento
• Mesma chave
• Mesmo fornecedor
• Mesma referência

No caso em especial do fornecedor empresa Parâmetro 151 – Fornecedor Empresa, o campo Recolhe ISS no cadastro da conta (Financeiro > Tabelas > Conta) também será adotado como diferencial na regra de agrupamento. Então, nesse caso somente serão agrupados lançamentos cujo o campo Recolhe ISS no cadastro das respectivas contas tiverem as mesmas características. Esse ajuste na regra de agrupamento foi considerado para conformidade com processo de geração de RPS, o que poderá ser observado mais aditante. Ainda com relação às regras de agrupamento, como os lançamentos em contas a pagar serão utilizados para a geração de RPS (como poderá ser visto mais adiante) o agrupamento não será feito caso o respectivo lançamento já tenha sido utilizado para geração de RPS.

Seguindo a linha de raciocínio de acordo com as regras de agrupamento, para que um determinado lançamento não seja agrupado basta que o mesmo tenha uma chave diferente dos demais lançamentos, mesmo que os demais campos tenham dados em comum.

Cálculos diversos (Financeiro > Funções Diversas > Cálculos Diversos)

Os procedimentos para a realização dos cálculos das taxas, tarifas e serviços foram ajustados para se adaptar as novas regras de agrupamento nos lançamentos de contas a pagar, porém, as operações continuam sendo as mesmas.

Se o Parâmetro 185 – Calcs. Divs. Ct. Pag não estiver ativado (campo valor for igual a 1) os lançamentos feitos através dos cálculos diversos NÃO serão feitos em contas a pagar.

Observe que de acordo com a imagem de exemplo acima, os cálculos de taxa de administração, material de expediente, 13ª taxa de administração e serviços estão utilizando:

• Chave=991115
• Data de Lançamento (vencimento)=30/11/2015
• Referência=11/2015

Essa característica indica que todos esses lançamentos de taxas e serviços serão agrupados no mesmo contas a pagar.

Veja abaixo o exemplo de um lançamento de contas a pagar com todos os serviços da administradora desmembrados e a retenção de impostos de acordo com os critérios acima:

Visão do lançamento principal - taxa de administração

Na aba desmembramento poderá ser observado os lançamentos dos demais serviços, incluindo o cálculo do ISS:

Aba Desmembramento com a visão de lançamentos dos demais serviços

Na aba impostos poderá ser observado os lançamentos de retenção, de acordo com todos os serviços:

Aba Impostos com a visão das retenções

Seguindo a linha de raciocínio de acordo com as regras de agrupamento e tomando como sugestão que os lançamentos de serviços não fossem agrupados no mesmo contas a pagar da taxa de administração, bastaria fazer os cálculos em dois estágios: O primeiro selecionando somente as taxas, no segundo estágio calculando os serviços com CHAVE DIFERENTE do primeiro estágio em que foi calculada a taxa de administração.

Lembrando que, no caso em especial do fornecedor empresa Parâmetro 151 – Fornecedor Empresa, o campo Recolhe ISS no cadastro da conta (Financeiro > Tabelas > Conta) também será adotado como diferencial na regra de agrupamento. Então, nesse caso somente serão agrupados lançamentos cujo o campo Recolhe ISS no cadastro das respectivas contas tiverem as mesmas características. Esse ajuste na regra de agrupamento foi considerado para conformidade com processo de geração de RPS, o que poderá ser observado mais aditante. A retenção de impostos continua condicionada às informações da aba imposto na entidade convencionada como fornecedor empresa (Administração > Entidades > Fornecedor).

Serviços avulsos (Financeiro > Serviços Avulsos)

Assim com em cálculos diversos, os lançamentos de serviços avulsos também podem ser agrupados em contas a pagar desde que sejam consideradas as regras de agrupamento.

De acordo com as características da imagem acima, os lançamentos dos serviços avulsos serão incorporados ao mesmo contas pagar criado através do cálculo da taxa de administração, feito em cálculos diversos. Porém, para que isso aconteça as contas apontadas nos lançamentos de serviços avulsos deverão ter o campo Recolhe ISS marcados, conforme explicado nas regras de agrupamento. Caso contrário, será criado um novo lançamento de contas a pagar.

Exemplo de contas a pagar com o lançamento de serviços avulso incorporado.

Importação de contas a pagar (Financeiro > Contas a Pagar > Importação de Contas a Pagar)

Eventualmente pode existir serviços que necessitem de importação de arquivos externos.

Então, a importação de contas a pagar também permite fazer o agrupamento, também levando em consideração as regras de agrupamento.

O agrupamento de contas a pagar poderá ser utilizado para qualquer tipo de importação, independente dos serviços cobrados pela administradora.

Tela de configuração para importação de contas a pagar

Para que o contas a pagar seja agrupado, além de observadas as regras de agrupamento a opção Agrupar deverá estar marcada, conforme e exemplo da imagem abaixo.

Geração de RPS (Financeiro > Nota Fiscal > Eletrônica > Geração RPS)

Funcionalidades Base Condomínio