Base Doc
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Em construção! |
Índice
Visão Geral
Módulo de integração de documentos escaneados (boletos bancários, contratos, comprovantes de pagamento, etc.) com os Sistemas da Base Software.
Principais recursos:
- Leitura automática de documentos escaneados.
- O Base Doc lê automaticamente os documentos escaneados que são depositados em um diretório de origem, incorporando ao banco de dados.
- Integração com contas a pagar da administradora (Base Condomínio).
- As imagens dos documentos são vinculadas aos lançamentos de contas a pagar através de pesquisas pelo código de barras, QRCode personalizado da administradora, além de pesquisas pelo conteúdo do documento.
- A conciliação do contas a pagar (valores e vencimentos) é feita através do reconhecimento automático do código de barras ao vincular a imagem.
- Vinculação automática de imagens a todos os lançamentos de contas a pagar em um único passo, através de um processo de identificação da imagem pelo código de barras.
- Várias imagens podem ser vinculados ao mesmo lançamento, permitindo incorporar imagens principais (ex. boletos) e suas filhas (ex. contratos, comprovantes de pagamento, etc.) no mesmo lançamento.
- Banco de documentos na nuvem.
- Banco de dados com documentos replicados automaticamente em servidores seguros na nuvem.
- Visualização dos documentos na internet através da simples leitura do "QRCode" personalizado da administradora, inclusive em dispositivos móveis.
- Os documentos podem ser exibidos com uma marca d'água da logomarca da administradora.
- Integração total com ICondo
- Total integração dos documentos com os relatórios de contas a pagar, balancete analítico, balancete recpag e extrato de C/C do ICondo, o cliente vê o balancete e visualiza a imagem dos documentos vinculados ao lançamento somente com um clique.
Requisitos Mínimos
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Em construção! |
Procedimentos Sugeridos
- Etapa 1:
Os documentos recebidos pela administradora (expedição) são etiquetados com QR Code (UUID) com um sequenciamento aleatório e uma URL. Essa URL será utilizada para acesso direto futuro a esse documento e as suas tags (classificações e informações relacionadas).
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Para configuração da URL acesse Configurações> Configuração de Imagem> QrCode. |
- Etapa 2:
Os documentos já etiquetados são digitalizados e arquivados em uma determinada pasta.
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Para configurar as pastas onde estarão localizadas as imagens acesse Configurações> Configuração de Imagem> Diretórios> Contas a Pagar de Condomínio. |
- Etapa 3:
O motor lê as imagens que foram gravadas na pasta e executa as seguintes operações:
- - Grava a imagem no banco de dados do Base Documentos.
- - Faz o reconhecimento do QR Code e vincula o código único a imagem.
- - Faz o reconhecimento do código de barras existente no documento, caso exista, associando os campos identificados nesse código com o cadastro preexistente no Base Condomínio. Os campos associados viram tags da imagem e são gravadas em um arquivo do Base Doc. Esse código de barras não é o impresso na etiqueta com o QR Code gerado pelo Base Doc, e sim aquele que já veio impresso no documento original.
- - Faz o reconhecimento da imagem e verifica se é um versionamento, nesse caso grava a imagem associando a imagem anterior.
- - Esse motor é acionado de acordo com configurações pré estabelecidas pelo usuário no painel do Base Doc.
- Etapa 4:
Vinculação da imagem com o contas a pagar. Após cadastro do contas a pagar no sistema, informando o código de barras, utilize a função de vinculação automática para vincular imagem ao contas a pagar correspondente.
- Etapa 5:
Crie voucher e baixe contas a pagar conforme movimentação. Sendo assim, utilize também a verificação de contas a pagar para montar sua pasta com perfeição.
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Sendo assim, acesse Financeiro> Contas a pagar> Verificação de Contas a Pagar pagar para montar sua pasta com perfeição. |
- Etapa 6:
Atualização nas nuvens. Um software atualiza o banco de dados do Base Doc em um servidor nas nuvens (Internet). Essa informação será utilizada posteriormente para acesso pelos usuários (administradores, síndicos, condôminos, etc).
Motor
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-Lê as imagens no diretório e grava no banco do Base Doc.
-Faz o reconhecimento do código de barras e grava o metadata com as informações reconhecidas.
-Reconhece os versionamentos de mesma imagem.
-Mantém o banco de dados nas nuvens atualizado em um servidor nas nuvens.
Configuração do Banco de Dados Remoto
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Processos
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- Ciclos de processamento
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Inicialização Automática
Para que o motor seja executado automaticamente ao ligar o computador, basta adicionar o atalho do executável, Basedoc.exe, no Windows em Iniciar> Todos os programas> Inicializar.
Ativação
Para utilizar Base Doc, será necessário ativar o módulo em Base Utilitários> Utilitário> Registro de Módulos.
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Para obter a licença, entre em contato com o setor comercial da Basesoft. |
Sistema
Etiqueta QRCode
Os documentos recebidos pela administradora (expedição) são etiquetados com QR Code (UUID) com um sequenciamento aleatório.
Vinculação de Imagem - Contas a pagar
Descrever os processos de vinculação de imagem (direto no ct pagar).
Vinculação Automática
Descrever os processos de vinculação de imagem (vinculação automática).
Vinculação por Despesas Recorrentes
Abordar os processos de criação de voucher (incluindo QRCode e código de barras).
Montagem do Metadata
Descrever os processos automáticos de montagem do metadata (incluindo conceito de metadata).
Importação de Contas a pagar
Descrever os processos de vinculação de imagem (processo de importação de ct pagar).
Criação de Voucher
Abordar os processos de criação de voucher (incluindo QRCode e código de barras).
Baixa de Contas a pagar
Baixa de contas a pagar no Base Condomínio.
- Nas baixas por pagamento eletrônico, vincula o protocolo de pagamento enviado pelo banco através de arquivo de retorno, na imagem do documento pago (tag?)
- Nas baixas em banco o documento é novamente digitalizado e tratado pelo motor como uma nova versão do documento.
Montagem e conferência de pastas
Função Verificação de Contas a pagar Abordar os processos de controle de voucher saída/chegada/fechamento de balancete (incluindo leitura de QRCode e código de barras). Alterar o programa atual existente no Base Condomínio para identificar possíveis erros na montagem de pasta através da digitalização (pistola) dos QR-Codes dos documentos. O sistema irá verificar se existem documentos faltantes, fora de ordem ou em pastas trocadas uma vez que ele irá comparar com os lançamentos do contas a pagar do condomínio naquele período do balancete.
Controle de Senhas
Detalhar controle de senha para o Base Doc.
Filtro
Descrever os relatórios do Icondo que serão compostos com os links do basedoc e NF eletrônica.
Vincula o hiperlink da imagem no arquivo de balancete que será enviado para o Icondo.
O Base Filtro irá verificar se a empresa utiliza o Base Doc e, caso positivo, vinculará os hiperlinks das imagens dos documentos no arquivo do balancete para consulta através do Icondo.
BaseDoc Web Viewer
Interface para acesso a documentos que estão no servidor nas nuvens.
- Acrescentar exemplos de relatório e viewer dos documentos na internet
