Cobrança Registrada
Visão Geral
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Essa documentação é temporária e está sujeita a correções ou ajustes até a liberação da versão final. |
Em conformidade com as Circulares 3.598 de 06/06/2012 e 3.656 de 02/04/2016 do Banco Central, a FEBRABAN (Federação Brasileira dos Bancos) modificará as modalidades de cobrança bancária de Não Registradas para Registradas, obrigando as administradoras à adotarem esse modelo de cobrança para condomínios e locações.
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Os prazos e regras para implantação do novo modelo poderão ser consultados nos respectivos bancos. Conheça mais detalhes sobre a Cobrança Registrada no Portal Intelimóveis. |
Essa exigência, torna o controle referente ao registro das cobranças mais trabalhoso.
Visando agilizar os procedimentos, foi implementado o Controle Automático para o Registro de Cobrança. Esse controle agiliza o processo, pois, gerencia a rastreabilidade dos recibos dentro dos Sistemas Base Condomínio e Base Locação, afim de facilitar os procedimentos quanto à geração dos arquivos para registro e cancelamento de títulos junto a carteira de cobrança bancária.
Bancos Habilitados
| Código | Nome do Banco | Base Condomínio | Base Locação | Observaçoes |
| 237 | BRADESCO | SIM | SIM | |
| 341 | ITAÚ | SIM | SIM |
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As implementações abrangem também as Versões Uno. |
Débito Automático
O controle do registro de cobrança incorporou também a geração dos arquivos para Débito Automático para os condôminos (Sistema Base Condomínio).
Portanto, a geração dos arquivos para o registro de cobrança também irão considerar os registros correspondentes ao débito automático.
Procedimentos
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A cobrança com registro exige as informações referentes ao CPF e CNPJ dos clientes pagadores. Essa situação requer que todos os dados estejam apontados corretamente. |
Conta Corrente Bancária (Financeiro > Tabelas > Bancos)
O campo Cob. Registrada no cadastro da conta corrente bancária foi adaptado para suportar as variações necessárias no controle. O conteúdo desse campo determinará como o sistema fará o controle da cobrança.
Ele foi ajustado para permitir novas opções:
Não Registrada - O sistema não fará nenhum controle quanto ao registro de cobrança.
Inclusão - O sistema fará somente o controle de inclusão para o registro da cobrança.
Inclusão/Cancelamento - O sistema fará o controle de inclusão e cancelamento do registro da cobrança.
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A correta configuração desse campo é muito importante e vai depender da forma que o registro da cobrança é operado no banco. |
Atualmente, existem dois procedimentos:
Baixa Automática - Correspondente à opção Inclusão. A empresa implanta a cobrança de forma que o registro do boleto seja baixado (ou cancelado, dependendo do banco) após um determinado tempo após o seu vencimento, ou seja, após N dias de vencido o boleto é baixado automaticamente pelo banco, assim, a manutenção do registro e atualização do boleto consiste em gerar novo registro do mesmo boleto com os novos dados junto ao banco.
Baixa por instrução - Correspondente à opção Inclusão/Cancelamento. Nesse caso a empresa deve enviar a instrução de baixa ou cancelamento do boleto para o respectivo banco toda a vez que houver algum ajuste que altere a consistência do recibo (Ex. Valor, vencimento, critérios de cobrança, etc.), desse modo, a manutenção do registro e atualização do boleto consistirá em gerar um arquivo eletrônico para baixar o boleto anterior e registrar um novo boleto.
Sequencial de Remessa
Alguns bancos mantêm o controle de envio dos arquivos através de um Sequencial de Remessa. O sequencial da remessa é um número que deve ser incrementado a cada arquivo enviado, em alguns casos o banco pode criticar a quebra de sequencia.
Nos sistemas a sequência pode ser controlada através dos campos referentes à Sequência do Arquivo Remessa tanto no cadastro do banco quanto no cadastro da conta corrente, conforme a imagem de exemplo abaixo.
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Caso o sistema possua uma ou mais contas para o mesmo banco, com a necessidade de controle para a sequência de remessa, esse controle deverá ser feito no cadastro das respectivas contas correntes. Essa informação também poderá ser ajustada para corrigir possíveis problemas quanto a quebra no sequencial. Além do sequencial da remessa existem os dados referentes ao Nome do Cedente e CNPJ que deverão ser ajustados no próprio cadastro da conta corrente bancária. |
Homologação
Se a cobrança registrada já estiver homologada pelo modelo antigo (Financeiro > Contas a Receber > Arquivo Remessa) basta gerar alguns recibos de teste (no máximo 10), simular a transmissão do arquivo de registro pelo modelo novo e, mais adiante, confirmar o registro dos boletos de teste no banco.
Para a implantação de novas carteiras de cobrança, o processo de homologação segue o rito padrão adotado para os modelos de cobrança.
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Esse procedimento deve ser adotado para cada conta corrente bancária de cobrança. A homologação do registro de uma conta corrente não abrange a homologação de outras, mesmo que seja do mesmo banco e agência. |
Condomínio Conta Própria
Os controles para a cobrança registrada também abrangem os Condomínios do tipo de administração conta própria (Sistema Base Condomínio). Mais adiante, poderá ser observado que o procedimento necessário para a geração dos arquivos de registro foi agilizado, permitindo a geração de todos os arquivos ao mesmo tempo. Enquanto o procedimento anterior condicionava a geração dos arquivos à seleção de uma conta corrente de cada vez.
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É importante observar que, tanto para condomínios do tipo conta própria quanto para contas correntes cujo os dados do cedente (Nome e CPF/CNPJ) devem ser informados OBRIGATORIAMENTE no respectivo cadastro da conta corrente bancária. |
Ciclos de Processamento
Conforme mencionado anteriormente, o sistema controla a rastreabilidade das operações monitorando as ações relacionadas aos recibos.
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Os ciclos de processamento se iniciam a partir do momento que o recibo é emitido. |
Esse monitoramento é feito através de arquivos de LOG's de Processamento toda a vez que uma ação é executada e dependente, também, da forma que a configuração da conta corrente bancária é operada.
- Inclusão
- Essa configuração determina que o controle de baixa do registro junto ao banco é feito por Baixa Automática e que o sistema não precisará comandar a baixa através do arquivo de registro.
- Então o monitoramento será feito no procedimento de Emissão do Recibo, quando o sistema identificará que a geração do registro de cobrança também deverá ser feito.
- Inclusão/Cancelamento
- Essa configuração determina que o controle de baixa do registro junto ao banco é feito por Baixa por Instrução e que o sistema irá comandar a baixa através do arquivo de registro.
- Então o monitoramento será feito no procedimento de Emissão do Recibo, contudo, para os processos de Cancelamento de Emissão e Baixa do Recibo em Caixa o sistema também fará o monitoramento gerando um controle para comandar a baixa do respectivo recibo junto ao banco via geração de Arquivos de Cancelamento.
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O termo Baixa do registro de cobrança está ligado ao cancelamento do registro junto ao respectivo banco e não corresponde a baixa do recibo no sistema. O processamento dos comandos de inclusão e baixa está condicionado aos prazos estabelecidos em cada banco. Ao optar pelo controle de Inclusão/Cancelamento o sistema monitora os recibos recebidos em carteira (caixa) para que sejam cancelados junto ao banco. DEVIDO AOS PRAZOS DE PROCESSAMENTO DOS REGISTROS JUNTO AO BANCO, TODA A VEZ QUE UM REGISTRO E O CANCELAMENTO DE EMISSÃO DO RECIBO FOREM FEITOS NO MESMO DIA O SISTEMA IRÁ GERAR O REGISTRO DE CANCELAMENTO SOMENTE NO DIA SEGUINTE. |
Parâmetro 131 (Tabelas Gerais > Informações > Parâmetro)
Conforme mencionado anteriormente, ao utilizar os processos de controle para Inclusão/Cancelamento do registro com Baixa por Instrução o Sistema irá rastrear as operações de cancelamento de emissão e baixa via caixa para a geração da instrução de baixa dos respectivos recibos junto ao banco.
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É MUITO IMPORTANTE QUE O Parâmetro 131 – Bloqueia Alteração Recibo ESTEJA CONFIGURADO (CAMPO VALOR IGUAL A 1) DE FORMA QUE NÃO PERMITA A ALTERAÇÃO DE RECIBOS DEPOIS DE EMITIDOS. A FALTA DE CONTROLE ATRAVÉS DESSE PARÂMETRO PODERÁ GERAR INCONSISTÊNCIAS ENTRE O RECIBO NO SISTEMA E OS RECIBOS REGISTRADOS NO BANCO, VISTO QUE, AO PERMITIR A ALTERAÇÃO DE RECIBO EMITIDO OS CONTEÚDOS PODERÃO ESTAR DIFERENTES. |
Geração dos Arquivos (Financeiro > Contas a Receber > Controle de Registro)
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Antes de iniciar esse procedimento é importante ter o entendimento dos períodos de cobrança. A partir da atualização da versão os Sistemas começarão à gerar os controles de rastreabilidade dos recibos, possibilitando a geração dos arquivos de registro nessa tela. Contudo, a atualização pode ocorrer num período de transição da cobrança em que parte dos registros pode ter sido gerada pelo modelo anterior (Financeiro > Contas a Receber > Arquivo Remessa) o que poderá gerar conflitos entre os registros gerados pelo modelo antigo e o novo procedimento para quem já utiliza a cobrança registrada. Isso pode gerar recusas de processamento junto ao banco devido à duplicidade de registro. Por isso, aconselhamos que o novo procedimento seja adotado à partir da cobrança no período seguinte ao mês da atualização. |
A tela de geração dos arquivos foi simplificada requerendo somente a seleção da pasta de destino e a modalidade de registro (impressão local ou pelo banco).
Selecione a pasta de destino, a modalidade e cliente no botão Gerar Arquivo para que o processo seja inciado.
Conforme mencionado anteriormente, nessa etapa o sistema gera todos os arquivos necessários para os processos de inclusão e cancelamento (quando necessário) dos registros junto ao banco.
Contudo, a geração dos arquivos é organizada de forma que eles possam ser classificados dentro da estrutura de diretório (pasta).
- Para cada Tipo de Processo (Registro ou Débito Automático) será criada uma pasta, conforme a imagem de exemplo abaixo.
- Para cada Conta Corrente de Cobrança será criada uma pasta, dentro do respectivo processo.
- Estrutura semelhante será criada para os arquivos de Débito Automático.
- Dentro das pastas (de acordo com cada conta corrente bancária e tipo de processo) serão criados arquivos com a seguinte composição:
- Nome do Arquivo - Composto com a Sequência da Geração com 6 posições, a letra correspondente ao Tipo de Operação (I-Inclusão e C-Cancelamento), a letra correspondente ao Sistema (C-Condomínio e L-Locação) e a extensão correspondente ao Tipo de Processo (DEB - Para débito automático e REM - Para registro de cobrança).
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A partir desse momento, o procedimento necessário para a transmissão dos arquivos para o banco vai depender de cada banco. É importante remover os arquivos das pastas de destino após a transmissão para o banco, evitando assim o acumulo de arquivos dentro da pasta possibilitando um controle dos arquivos que já foram transmitidos. Consulte também a documentação referente as Modalidades de cobrança. |
Funcionalidades Base Condomínio
