Base Doc

Em construção!

Aqui você encontrará informações sobre o Base Doc.

Visão Geral

Módulo de integração de documentos escaneados (boletos bancários, contratos, comprovantes de pagamento, etc.) com os Sistemas da Base Software.

Principais recursos:

• Leitura automática de documentos escaneados.

O Base Doc lê automaticamente os documentos escaneados que são depositados em um diretório de origem, incorporando ao banco de dados.

• Integração com contas a pagar da administradora (Base Condomínio).

As imagens dos documentos são vinculadas aos lançamentos de contas a pagar através de pesquisas pelo código de barras, QRCode personalizado da administradora, além de pesquisas pelo conteúdo do documento.

• A conciliação do contas a pagar (valores e vencimentos) é feita através do reconhecimento automático do código de barras ao vincular a imagem.

• Vinculação automática de imagens a todos os lançamentos de contas a pagar em um único passo, através de um processo de identificação da imagem pelo código de barras.

• Várias imagens podem ser vinculados ao mesmo lançamento, permitindo incorporar imagens principais (ex. boletos) e suas filhas (ex. contratos, comprovantes de pagamento, etc.) no mesmo lançamento.

• Banco de documentos na nuvem.

Banco de dados com documentos replicados automaticamente em servidores seguros na nuvem.

• Visualização dos documentos na internet através da simples leitura do "QRCode" personalizado da administradora, inclusive em dispositivos móveis.

• Os documentos podem ser exibidos com uma marca d'água da logomarca da administradora.

• Integração total com ICondo.

Total integração dos documentos com os relatórios de contas a pagar, balancete analítico, balancete recpag e extrato de C/C do ICondo, o cliente vê o balancete e visualiza a imagem dos documentos vinculados ao lançamento somente com um clique.

Requisitos Mínimos

Em construção!

Procedimentos Sugeridos

• Etapa 1:

Os documentos recebidos pela administradora (expedição) são etiquetados com QR Code (UUID) com um sequenciamento aleatório e uma URL. Essa URL será utilizada para acesso direto futuro a esse documento e as suas tags (classificações e informações relacionadas).

Exemplo de etiquetas QR Code do sistema BaseDoc

Para informações de impressão de etiquetas consulte Etiqueta QRCode

Para configuração da URL acesse Configurações> Configuração de Imagem> QrCode.

• Etapa 2:

Os documentos já etiquetados são digitalizados e arquivados em um determinado diretório.

Para configurar os Diretórios onde estarão localizadas as imagens acesse Configurações> Configuração de Imagem> Diretórios> Contas a Pagar de Condomínio.

• Etapa 3:

O motor lê as imagens que foram gravadas na pasta e executa as seguintes operações:

- Grava a imagem no banco de dados do Base Documentos.

- Faz o reconhecimento do código de barras existente no documento, caso exista, associando os campos identificados nesse código com o cadastro preexistente no Base Condomínio. Os campos associados viram tags da imagem e são gravadas em um arquivo do Base Doc. Esse código de barras não é o impresso na etiqueta com o QR Code gerado pelo Base Doc, e sim aquele que já veio impresso no documento original.

- Faz o reconhecimento do QR Code e vincula o código único a imagem.

- Faz o reconhecimento da imagem e verifica se é um versionamento, nesse caso grava a imagem associando a imagem anterior.

- Esse motor é acionado de acordo com configurações pré estabelecidas pelo usuário no painel do Base Doc.

• Etapa 4:

Vinculação da imagem com o contas a pagar. Após cadastro do contas a pagar no sistema, informando o código de barras, utilize a função de vinculação automática para vincular imagem ao contas a pagar correspondente.

• Etapa 5:

Crie voucher e baixe contas a pagar conforme movimentação. Sendo assim, utilize também a verificação de contas a pagar para montar sua pasta com perfeição.

Sendo assim, acesse Financeiro> Contas a pagar> Verificação de Contas a Pagar pagar para montar sua pasta com perfeição.

• Etapa 6:

Atualização nas nuvens. Um software atualiza o banco de dados do Base Doc em um servidor nas nuvens (Internet). Essa informação será utilizada posteriormente para acesso pelos usuários (administradores, síndicos, condôminos, etc).

Motor

-Lê as imagens no diretório e grava no banco do Base Doc.

-Faz o reconhecimento do código de barras e OCR (detecção de todos os caracteres das imagens).

-Grava o metadata com as informações reconhecidas.

-Reconhece os versionamentos de mesma imagem.

-Mantém o banco de dados nas nuvens atualizado em um servidor nas nuvens.

Processos

O sistema Base Doc será iniciado na bandeja do Windows.

Ao clicar no ícone será exibido um menu com as opções do sistema, que poderão ser acessadas pelo mesmo.

As opções serão explicadas no decorrer deste tutorial.

• Configurações: Nele serão configurados os caminhos dos bancos de dados, assim como as propriedades das imagens digitalizadas.

- Ciclo de Execução do Processamento de Imagem: Determina o intervalo de tempo, em minutos, onde serão copiados os arquivos do Diretório Origem (definido em Configuração de Imagem> Diretórios) para o Banco de Dados Local. Após, os arquivos serão transferidos para o Diretório Destino (definido em Configuração de Imagem> Diretórios) com nova nomenclatura.

- Configuração de Acesso ao Banco de Dados: Caminho em que o Banco de Dados Remoto/Servidor se encontra, assim como a configuração de usuário e senha.

- Configuração de Imagem: Configurações das imagens digitalizadas.

-- Diretórios: Configurações dos diretórios de origem e destino das imagens.

-- Escaneamento de Imagens: Tipo de ordenação em que os arquivos serão copiados para o Banco de Dados Local, consequentemente transferidos para o Banco de Dados Remoto/Servidor.

-> Nome: Ordena por nome em que o arquivo foi salvo no Diretório Origem.

-> Data: Ordena pela data em que o arquivo foi salvo no Diretório Origem.

-- OCR: Nível de precisão em que o texto será extraído da imagem.

-- QrCode: Prefixo da URL utilizada para exibição da etiqueta QrCode.

Obs.: O conteúdo deverá possuir até 38 caracteres.

-- Thumbnail: Valor da altura, em pixels, do Thumbnail (miniatura).

- Configuração de Banco de Dados Índice: Caminho em que o Banco de Dados utilizado como Índice se encontra.

- Sincronismo do Banco de Dados Local com o Banco de Dados Remoto: Quantidade de arquivos/imagens que serão enviadas ao Servidor em cada ciclo de execução do sincronismo.

• Configurar Marca DÁgua: Configuração da marca d'água que será inserida na imagem digitalizada, como um carimbo de identificação da empresa.

Obs.: A marca d'água só será inserida nas imagens visualizadas no navegador de internet.

• Configurar Logomarca de Etiqueta: Configuração da Logomarca da empresa que será utilizada na impressão da etiqueta com o QrCode do Sistema Base Doc.

Obs. É aconselhável utilizar imagem com 1,5cm x 1,5cm e com extensão PNG.

Ciclos de processamento

O motor lê as imagens que foram gravadas na pasta e executa as seguintes operações:

- Grava a imagem no banco de dados do Base Documentos.

- Faz o reconhecimento do código de barras existente no documento, caso exista, associando os campos identificados nesse código com o cadastro preexistente no Base Condomínio. Os campos associados viram tags da imagem e são gravadas em um arquivo do Base Doc. Esse código de barras não é o impresso na etiqueta com o QR Code gerado pelo Base Doc, e sim aquele que já veio impresso no documento original.

- Faz o reconhecimento do QR Code e vincula o código único a imagem.

- Faz o reconhecimento da imagem e verifica se é um versionamento, nesse caso grava a imagem associando a imagem anterior.

- Esse motor é acionado de acordo com configurações pré estabelecidas pelo usuário no painel do Base Doc.

Durante o ciclo de processamento, o sistema apresentará avisos informando o que está sendo executado.

Inicialização Automática

Para que o motor seja executado automaticamente ao ligar o computador, basta adicionar o atalho do executável, Basedoc.exe, no Windows em Iniciar> Todos os programas> Inicializar.

Ativação

Para utilizar Base Doc, será necessário ativar o módulo em Base Utilitários> Utilitário> Registro de Módulos.

Para obter a licença, entre em contato com o setor comercial da Basesoft.

Sistema

Configuração de Banco de Dados

Para vinculação das imagens digitalizadas, será necessário configurar o caminho do banco de dados do Base Doc no sistema Base Condomínio.

Caminho: BaseDoc> Configuração do Banco de Dados

Após preencher todos os campos obrigatoriamente, clique no botão Testar Conexão com Banco de Dados para garantir o perfeito sincronismo entre os bancos.

Caso não seja feita a configuração e o usuário entre diretamente na Tela de Contas a Pagar, ao clicar em Vincular Imagem o sistema abrirá automaticamente a tela Configuração do Banco de Dados.

Etiqueta QRCode

Em construção!

Os documentos recebidos pela administradora (expedição) são etiquetados com QR Code (UUID) com um sequenciamento aleatório.

Vinculação de Imagem - Contas a pagar

Em construção!

Descrever os processos de vinculação de imagem (direto no ct pagar).

Vinculação Automática

Em construção!

Descrever os processos de vinculação de imagem (vinculação automática).

Vinculação Automática de Arrecadação

Em construção!

Descrever os processos de vinculação de imagem (vinculação automática).

Vinculação por Despesas Recorrentes

Em construção!

Abordar os processos de criação de voucher (incluindo QRCode e código de barras).

Montagem do Metadata

Em construção!

Descrever os processos automáticos de montagem do metadata (incluindo conceito de metadata).

Importação de Contas a pagar

Em construção!

Descrever os processos de vinculação de imagem (processo de importação de ct pagar).

Criação de Voucher

Em construção!

Abordar os processos de criação de voucher (incluindo QRCode e código de barras).

Baixa de Contas a pagar

Em construção!

Baixa de contas a pagar no Base Condomínio.

- Nas baixas por pagamento eletrônico, vincula o protocolo de pagamento enviado pelo banco através de arquivo de retorno, na imagem do documento pago (tag?)

- Nas baixas em banco o documento é novamente digitalizado e tratado pelo motor como uma nova versão do documento.

Montagem e conferência de pastas

Em construção!

Função Verificação de Contas a pagar Abordar os processos de controle de voucher saída/chegada/fechamento de balancete (incluindo leitura de QRCode e código de barras). Alterar o programa atual existente no Base Condomínio para identificar possíveis erros na montagem de pasta através da digitalização (pistola) dos QR-Codes dos documentos. O sistema irá verificar se existem documentos faltantes, fora de ordem ou em pastas trocadas uma vez que ele irá comparar com os lançamentos do contas a pagar do condomínio naquele período do balancete.

Controle de Senhas

Em construção!

Detalhar controle de senha para o Base Doc.

Filtro

Em construção!

Descrever os relatórios do Icondo que serão compostos com os links do basedoc e NF eletrônica.

Vincula o hiperlink da imagem no arquivo de balancete que será enviado para o Icondo.

O Base Filtro irá verificar se a empresa utiliza o Base Doc e, caso positivo, vinculará os hiperlinks das imagens dos documentos no arquivo do balancete para consulta através do Icondo.

BaseDoc Web Viewer

Em construção!

Interface para acesso a documentos que estão no servidor nas nuvens.

• Acrescentar exemplos de relatório e viewer dos documentos na internet