Mudanças entre as edições de "Manual Básico Base Condomínio"

Edição das 14h55min de 18 de maio de 2010

Fichas de Cadastramento

Operações

1) Senha de Abertura

2) Barra de Ferramenta do Sistema

Cadastros

Cadastramento de Empresa (Tabelas Gerais/Principais/Empresa)

Cadastramento de Filial (Tabelas Gerais/Principais/Filial)

   Código: 1 (Já vai cadastrado no sistema, basta alterar as informações.)
   Nome: Matriz

Cadastramento de Entidades (Administração/Entidades)

Funcionários (Somente da Administradora para o uso do sistema)

   · Dados Principais:
        Nome: José Maria
        Data Nascimento: 10/12/1970
        Identidade: 05556785-2
        CPF: 765246722-32
     Dados Complementares:
        Logon: master

Condôminos

   · Dados Básicos:
        Nome: Maria Miranda
        Data Nascimento: 15/03/1944
        Identidade: 022345534-2
        CPF: 1666676762-32
   · Dados Básicos:
        Nome: José dos Santos
        Data Nascimento: 21/10/1956
        Identidade: 0223545-5
        CPF: 454656756-22
        Endereço:
           Rua Uruguaiana 30/ 15º andar – Centro – RJ – 20520-176 (Comercial)
        Telefone:
           6565-7777 (Comercial)
   · Dados Básicos:
        Nome: Manoela Gonçalves
        Data Nascimento: 25/11/1973
        Identidade: 7452734-9
        CPF: 762354753-25
   · Dados Básicos:
        Nome: Antônio Rafael
        Data Nascimento: 24/03/1975
        Identidade: 12312324-2
        CPF: 434342234-25
        Telefone:
           1234-5678 (Residencial)
   · Dados Básicos:
        Nome: Zuleika Aparecida
        Data Nascimento: 05/01/1963
        Identidade: 02256335-2
   · Dados Básicos:
        Nome: Maria Leopoldina
        Data Nascimento: 10/03/1966
        Identidade: 01116322-3
        CPF: 345345422-44
        Endereço:
           Rua Carolina Santos 95/ Apto. 102 – Méier – RJ – 20720-876 (Residencial)
        Telefone:
           1234-5454 (Residencial)

Procurador

   · Dados Básicos:
   (Observação, esse procurador é da Zuleika e será ligado no cadastramento da unidade)
        Nome: Maurício Xavier
        Data Nascimento: 23/07/1956
        Identidade: 032432422-4
        CPF: 324324422-55
        Endereço:
           Rua Pereira Nunes 243/ Apto. 301 – Tijuca – RJ – 22345-876 (Residencial)

Grupo de Rateio (Tabelas Gerais/Básicas/Grupo de Rateio)

   7 – Garagem

Condomínios (Administração/Condomínio)

Prédio

   · 10 - Edifício Maria da Rosa.
        Rua Salvatori, 100 – Centro – São Gonçalo – RJ – 24416-000
        Filial: Matriz
        Gerente: José Maria
        CNPJ: 40.449.084/0001-60
   · 1 – Administradora (Condomínio para recebimento de transferência)
        Rua Uruguaiana, 94/20º – Centro – RJ
        Filial: Matriz
        Gerente: José Maria

Unidades (Administração/Condomínio/Unidade)

   Código: 101
        Apto 101 – Maria Miranda
        Fração: Fração Ideal - 0,16666
   Código: 102
        Apto 102 – José dos Santos
        Envio: Marcar para endereço comercial
        Fração: Fração Ideal - 0,16666
   Código: 201
        Apto 201 – Manoela Gonçalves
        Usuário: João Ribeiro
        Nome na Etiqueta: Condômino / Usuário
        Fração: Fração Ideal - 0,16666
   Código: 202
        Apto 202 – Antônio Rafael
        Fração: Fração Ideal - 0,16666
        Grupo de Rateio: Garagem
   Código: 301
        Apto 301 – Zuleika Aparecida
        Procurador: Maurício Xavier
        Envio: Marcar para o procurador receber as correspondências
        Fração: Fração Ideal - 0,16668
        Grupo de Rateio: Garagem
   Código: 302
        Apto 302 – Maria Leopoldina
        Fração: Fração Ideal - 0,16668
        Grupo de Rateio: Garagem

Cadastramento de Banco - (Financeiro/Tabelas/Banco)

   Banco: Unibanco
   Agência: 0301-1                   Nome da Agencia: Uruguaiana
   Conta Corrente: 541894-4          Nome do Cedente: Sua Administradora Ltda.
   Cedente: 541894-4                 Carteira: ESP
   Código Simplificado: 1000         Uso do Banco: CVT 755-4
   Conta Empresa: Marcar

Cadastramento de Índice/Cotação. (Financeiro/Tabelas/Índice de Cotação)

   Índice: IGPM_ANUAL     Tipo: Percentual     Periodicidade: Anual

   Cotações:
   XX/XX/XXXX - 10,09 % (mês anterior)
   XX/XX/XXXX - 09,85 % (mês atual)
   XX/XX/XXXX - 07,77 % (mês posterior)

Cadastramento de Plano de Conta (Financeiro/Tabelas/Conta)

   1 Receita
      -1.1.00.00 Ordinária
          -1.1.01.00 Condominial
              -1.1.01.36 NET-RIO
                  -1.1.01.37 Garagem

Cadastramento de Grupo de Saldo (Financeiro/Tabelas/Grupo de Saldo)

   5 – TV a Cabo
   6 – Taxa Bancária

Cadastramento de Contrato de Condomínio (Administração/Condomínio/Contrato de ADM)

  [Condomínio 10]
     Dados Principais:
           Tipo de Administração: Convencional
           Inicio da Administração: XX/XX/XXXX
           Fim da Administração: XX/XX/XXXX
           Despesa de Cobrança: Condômino
           Renovação Automática: Sim
           Saldo Devedor e Saldo Credor: Isento
           Código Simplificado: 1000 (Obrigatório somente para conta própria, mais pode ser
           usado como segurança quando a Administradora tiver mais de uma conta em bancos 
           diferentes para gerar recibos.)
     Taxa de Administração:
           Tipo de Taxa de Administração: Valor Fixo
           Valor da Taxa de Administração: 500,00
           Valor da Taxa Mínima: 0
           Valor para Base de Calculo: Normal
           13ª Taxa de Administração:
           Cobra 13ª Taxa: Sim
           Proporcional: Sim
           Emissão de Nota Fiscal: Com ISS Destacado
           Material Expediente:
           Tipo de Calculo: % Sobre Taxa de Administração: Sim
           Valor: 20 (nesse caso o sistema entenderá que será 20% sobre a taxa)
     Reajuste (Valor Fixo):
           Dados do Reajuste:
           Último valor: (Deixar em branco, usado somente pelo sistema)
           Último reajuste: (Deixar em branco, usado somente pelo sistema)
           Próximo reajuste: XX/XX/XXXX
           Índice: IGPM-ANUAL
           Periodicidade: Anual

  [Condomínio 1]
     Dados Principais:
     Tipo de Administração: Convencional
     Inicio da Administração: XX/XX/XXXX
     Fim da Administração: XX/XX/XXXX
     Despesa de Cobrança: Isento
     Renovação Automático: Sim
     Saldo Devedor e Saldo Credor: Isento

Grupo de Saldo (Administração/Condomínio/Contrato ADM/Grupo Saldo)

Deverão ser cadastrados todos os grupos que serão usados pelo prédio.

Cadastrar para os dois condomínios tanto para o condomínio 1 e para 10.

Transferência (Administração/Condomínio/Transferência)

Deverá ser cadastrado quando for para transferir itens dos recibos dos condôminos para a empresa sem que apareça no balancete do prédio. Exemplo: Taxa Bancária ou Seguro Opcional.

Grupo de Saldo Origem: Condomínio

   Conta Origem: Taxa Bancária
   Condomínio Destino: Administradora
   Empresa Destino: (Caso tenha o sistema financeiro)
   Grupo de Saldo Destino: Taxa Bancária
   Conta Destino: Taxa Bancária

Serviços (Administração/Condomínio/Contrato ADM/Serviços)

Será cadastrado para cobrança de itens de valores fixos para os condomínios mensalmente.

   Grupo de Saldo: Condomínio
   Conta: Correio
   Descrição: Nada
   Valor: 0,00 (O valor será cadastrado no plano de contas, para alterar somente em um lugar)
   Calcula: Sim

Síndico (Administração/Condomínio/Síndico)

   Início do Mandato: XX/XX/XXXX
   Fim do Mandato: XX/XX/XXXX
   Nome do Síndico: José dos Santos
   Unidade: Apto 102

Cadastramento de Fornecedor (Administração/Entidades/Fornecedor)

   Dados Básicos:
       Nome: Light
       Tipo de Pessoa: Jurídica
       Dados Básicos:
   Nome: Unibanco S/A
       Tipo de Pessoa: Jurídica
   Dados Básicos:
       Nome: Cedae
       Tipo de Pessoa: Jurídica
   Dados Básicos:
       Nome: Elevadores Cai não Cai Ltda
       Tipo de Pessoa: Jurídica
       CGC: 021.352.456/0001-45
   Impostos:
       CSLL+PIS+COFINS (Não precisa preencher Percentual pois sistema utiliza 
       o percentual cadastrado na tabela de Parâmetros)
   Dados Básicos: (Cadastrar a Seguradora como fornecedor)
       Nome: Sul América Seguros S/A
       Tipo Pessoa: Jurídico
       CGC: 011.454.123/0001-23

Cadastramento de Seguro (Administração/Condomínio/Seguro)

   Seguradora: Sul América Seguros S/A
   Numero da Apólice : 16157-4
   Valor Segurado: 150000,00
   Valor Venal: 300000,00
   Data do Inicio do Contrato: XX/XX/XXXX
   Data do Termino do Contrato: XX/XX/XXXX
   Premio a Vista: 400
       Parcelas:
           Referencia: 01/02.
           Data do Vencimento: XX/XX/XXXX
           Valor: 200,00
           Referencia: 02/02.
           Data do Vencimento: XX/XX/XXXX
           Valor: 300,00

Cadastramento de Contas a Pagar (Financeiro/Contas a Pagar/ Lançamento).

   Data Vencimento: XX/XX/XXXX
   Dia Base Vcto: (Dia do Vencimento do documento, quando for fixo)
   Condomínio: 10 – Ed Maria da Rosa
   Fornecedor: Light
   Grupo de Saldo: 1 – Condomínio
   Conta: 2.02.004 – Energia Elétrica.
   Fornecedor Favorecido: Unibanco S/A
   Forma de Pagamento: Cheque
   Tipo de Parcela: Infinita
   Referencia: (Referencia da Conta)
   Valor Base: 1000,00 (Valor para o incremento)
   Valor Bruto: 1000,00 (Valor para Pagamento)
   Periodicidade do incremento: Mensal
   Conciliação: Marcar Conciliado
   Conciliado em: (Data do Cadastro)

   Data Vencimento: XX/XX/XXXX
   Dia Base Vcto: (Dia do Vencimento do documento, quando for fixo)
   Condomínio: 10 – Ed Maria da Rosa
   Fornecedor: Cedae
   Grupo de Saldo: 1 – Condomínio
   Conta: 2.02.003 – Água/Esgoto
   Fornecedor Favorecido: Unibanco S/A
   Forma de Pagamento: Cheque
   Tipo de Parcela: Infinita
   Referencia: (Referencia da Conta)
   Valor Base: 300,00 (Valor para o incremento)
   Valor Bruto: 300,00 (Valor para Pagamento)
   Periodicidade do incremento: Mensal
   Conciliação: Marcar Conciliado
   Conciliado em: (Data do Cadastro)

   Data Vencimento: XX/XX/XXXX
   Dia Base Vcto: (Dia do Vencimento do documento, quando for fixo)
   Condomínio: 10 – Ed Maria da Rosa
   Fornecedor: Elevadores Cai não Cai Ltda
   Grupo de Saldo: 1 – Condomínio
   Conta: 2.03.001 – Elevadores
   Fornecedor Favorecido: Unibanco S/A
   Forma de Pagamento: Cheque
   Tipo de Parcela: Infinita
   Referencia: (Referencia da Conta)
   Valor Base: 5500,00 (Valor para o incremento)
   Valor Bruto: 5500,00 (Valor para Pagamento)
   Periodicidade do incremento: mensal
   Conciliação: Marcar Conciliado
   Conciliado em: (Data do Cadastro)

Obs: Imposto será calculado após salvar lançamento, sendo mostrado na aba de Impostos do Contas a Pagar.

Baixa Direta (Financeiro/Contas a Pagar/Baixa Direta).

Para processar o filtro

Basta preencher o mínimo possível de informações, exemplo:

Para baixar as contas cadastradas para o Pagamento em Cheque e do Banco Unibanco, preencher os campos “Forma de pagamento“ (Cheque), “Favorecido” (Unibanco S/A) e o período de “Data Inicial” e “Data Final” de acordo com os lançamentos e depois clicar no botão Aplicar Critérios.

Para processar a Baixa

Preencher os campos:

Código Simplificado: 1 (Criado para associar a conta bancária da Administradora) Data da Baixa: preencher o campo “Data Baixa” com a data desejada ou marcar o campo “Lanç. Data Vencimento” para baixar com a mesma data dos lançamentos.

Incremento (Financeiro/Contas a Pagar/Incremento de Contas a Pagar).

Basta preencher o mínimo possível de informações , exemplo:

Vencimento Inicial e Final: (Colocar o mês das contas cadastradas) Feriados ou Finais de Semana: (Marcar caso queira que as contas sempre caiam nos dias úteis. Obs. Para usar esta crítica não pode esquecer de preencher o “Dia Base Vcto“ no lançamento do Contas a Pagar).

Após o preenchimento das informações acima, clicar no botão Processar para o sistema incrementar os lançamentos do mês escolhido para o próximo mês.

Funções Diversas (Financeiro/Funções Diversas/Cálculos Diversos).

Lançamento de Tx Adm/Mat. de Expediente

Marcar Tx.Adm/Mat.de Expediente Período inicial e final (Colocar o mês desejado para fazer o cálculo da Taxa. Obs. Não pode deixar em branco) Informações para lançamento em C/C: Data do lançamento: (último dia do mês referente ao período do cálculo da taxa) Referência: (mês de referência da taxa)

Lançamento de ISS

Marcar ISS (Agrupar caso precise recalcular o ISS) Período inicial e final (Colocar o mês desejado para fazer o cálculo do ISS. Obs. Não pode deixar em branco) Informações para lançamento em C/C: Data do lançamento: (último dia do mês) Referência: (mês de referência do ISS)

Lançamento de Serviço

Marcar Serviços Período inicial e final (Colocar o mês desejado para fazer o cálculo dos Serviços. Obs. Não pode deixar em branco) Informações para lançamento em C/C: Data do lançamento: (último dia do mês) Referência: (mês de referência dos Serviços)

Lançamento de CPMF

Marcar CPMF “Acumular CPMF” (Caso necessite recalcular o CPMF, será somado ao lançamento já existente)

“Agrupar CPMF” (Agrupa os lançamentos de CPMF em um único lançamento preso ao banco do contrato ou escolhido na tela)

“Código Simplificado” (O banco usado no campo Agrupa CPMF caso não esteja preenchido no contrato de administração)

“Período inicial e final” (Colocar o mês para o filtro dos lançamentos de débitos que estão marcados para incidir CPMF no plano de contas. Obs. Não pode deixar em branco)

Informações para lançamento em C/C: “Data do lançamento”: (último dia do mês) “Referência”: (mês de referência do CPMF)

Visualização de Saldo (Administração/Condomínio/Saldo)

Data Inicial e Data Final do Mês Corrente.

Cadastramento de Critério de Cobrança (Financeiro/Tabelas/Critério Cobrança)

   Código: 10
   Descrição do critério: Maria da Rosa (Esse critério vai servir só para esse prédio)
   Tipo de multa para lançamento: Marcar Normal
   Mensagem: O seguro conteúdo é opcional.
   Observação para o tipo de lançamento de multa:
   Calcula a multa somente para os itens de recibos marcados
   Opções:
       Normal – Lança um item de multa por recibo;
       Por item – Lança um item de multa para cada item do recibo;
       Agrupar ao Item – Soma no lançamento do item do recibo o valor da multa;
       Agrupar ao Grupo de Saldo – Lança um item de multa para cada grupo de saldo do recibo.

Critério item de cobrança:

Cadastramento de Mensagens (Tabelas Gerais/Informações/Mensagem)

   Mensagem: Parabéns
   Tipo da Mensagem: Laser Local Interno
   Mensagem em Linhas Simples Recibo: (5 linhas de 65 caracteres)
       Parabéns você acaba de adquirir o sistema da Base Software Ltda

Cadastramento de Contas a Receber (Financeiro/Contas a Receber/Lançamento)

   Nome: Edifício Maria da Rosa
   Data do Vencimento: XX/XX/XXXX
   Data Gerar Recibo: XX/XX/XXXX (Dia Atual)
   Código do Critério: 10 – Maria da Rosa
   Mensagem externa: deixar em branco
   Mensagem Interna: Parabéns

Rateio

   [Primeiro Rateio]
   Grupo de Saldo: 1 – Condomínio
   Conta: 1.1.01.02 – Cota Condominial
   Tipo de Parcela: Infinita
   Referencia: XX/XXXX (Colocar o mês atual)
   Complemento: (Deixar em branco)
   Valor: 50000,00
   Forma de Rateio: Por Fração
   Tipo de Rateio: Exceto para as unidades discriminadas
   Tipo de Fração: Fração Ideal
   Multa: Marcar
   Desconto: Marcar
   Pagamento Obrigatório: Marcar
   Na aba unidade: Selecionar a unidade 102 (Síndico não paga o condomínio)

   [Segundo Rateio]
   Grupo de Saldo: 2 – Fundo de Reserva
   Conta: 1.1.03.03 – Fundo de Reserva
   Tipo de Parcela: Infinita
   Referencia: XX/XXXX (Colocar o mês atual)
   Complemento: (Deixar em branco)
   Valor: 5000,00
   Forma de Rateio: Por Fração
   Tipo de Rateio: Para todas as unidades
   Tipo de Fração: Fração Ideal
   Multa: Marcar
   Desconto: Marcar
   Pagamento Obrigatório: Marcar

   [Terceiro Rateio]
   Grupo de Saldo: 1 – Condomínio
   Conta: 1.1.01.37 – Garagem
   Tipo de Parcela: Infinita
   Referencia: XX/XXXX (Colocar o mês atual)
   Complemento: (Deixar em branco)
   Valor: 90,00
   Forma de Rateio: Igual para Todas
   Tipo de Rateio: Somente para os grupos discriminados
   Tipo de Fração: (Deixar em branco)
   Multa: Marcar
   Desconto: Marcar
   Pagamento Obrigatório: Marcar
   Na aba grupo: Selecionar Garagem

   [Quarto Rateio]
   Grupo de Saldo: 1 – Condomínio
   Conta: 1.1.01.03 – Taxa Bancária
   Tipo de Parcela: Infinita
   Referencia: XX/XXXX (Colocar o mês atual)
   Complemento: (Deixar em branco)
   Valor: 5,00
   Forma de Rateio: Igual para todas
   Tipo de Rateio: Para todas as unidades
   Tipo de Fração: (Deixar em branco)
   Multa: (Deixar em branco)
   Desconto: (Deixar em branco)
   Pagamento Obrigatório: Marcar

Avulso

   Grupo de Saldo: 5 – TV a Cabo
   Conta: 1.1.01.36 – Net-Rio
   Tipo de Parcela: Infinita
   Referencia: XX/XXXX (Colocar o mês atual)
   Complemento: (Deixar em branco)

   Na aba unidade:
   Unidade: 102
   Valor: 70,00
   Multa: (Deixar em branco)
   Desconto: (Deixar em branco)
   Pagamento Obrigatório: Marcar
   Complemento: (Deixar em branco)
   Unidade: 201
   Valor: 90,00
   Multa: (Deixar em branco)
   Desconto: (Deixar em branco)
   Pagamento Obrigatório: Marcar
   Complemento: (Deixar em branco)
   Unidade: 302
   Valor: 120,00
   Multa: (Deixar em branco)
   Desconto: (Deixar em branco)
   Pagamento Obrigatório: Marcar
   Complemento: (Deixar em branco)

Geração de Recibo (Financeiro/Contas a Receber/Geração de Recibo)

Preencher somente as datas inicial e final do período referente aos vencimentos dos contas a receber e processar. (Observação: o sistema na parte de andamento escreve as informações de baixo para cima)

Crítica de Recibo (Financeiro/Contas a Receber/Crítica de Recibo)

A crítica de recibos pode ser tirada para Recibos Processados/Emitidos (conferência de recibos impressos em determinado período) e Recibos Baixados (para conferência dos recibos baixados em determinado período)

Preencher o mínimo possível de informações, exemplo:

- Condomínio Inicial e Final.(Caso queira tirar uma crítica de todos os condomínios, deixar em branco esses campos).

- Unidade Inicial e Final (Caso queira tirar de todas as unidades de todos os condomínios ou de algum condomínio específico deixar em branco. Só preencher no caso de precisar tirar apenas de unidades específicas).

- Vencimento Inicial e Final: Colocar o vencimento dos recibos que deseja imprimir na crítica.

Marcar apenas a opções:

- Recibos Emitidos: Caso queira imprimir a crítica dos recibos processados/ emitidos. - Recibos Cancelados: Caso queira imprimir a crítica dos recibos cancelados. - Recibos Baixados: Caso queira imprimir a crítica dos recibos baixados.

As outras opções ficam à critério de cada usuário.

Após o preenchimento das informações acima clicar em Tela para o sistema mostrar na tela o relatório de Crítica de Recibo.

Recibo (Financeiro/Contas a Receber/Recibo)

Para visualização dos recibos gerados e alterações dos recibos. No caso de todos os recibos gerados estarem errados, aconselha-se cancelar a geração de recibo, alterar o rateio no contas a receber e gerar os recibos novamente.

Impressão de Recibo (Financeiro/Contas a Receber/Impressão de Recibo)

Preencher o mínimo possível de informações, exemplo:

- Vencimento Inicial e Final: Colocar o mês de vencimento dos recibos que deseja imprimir. - Condomínio Inicial e Final: Caso deseje imprimir recibo de condomínio específico, senão, deixar em branco. - Unidade Inicial e Final: Caso deseje imprimir recibo de unidade específica, senão, deixar em branco.

OBS: Deixar Documento e Forma de Envio em branco. Preencher apenas se na criação do contas a receber foi preenchido algum tipo de documento.

Após o preenchimento das informações acima clicar em Tela / Laser para visualizar os recibos.

O padrão da tela é mostrar os recibos por ordem de geração, que não esteja cancelado e com a data de vencimento dentro do mês que a data do computador mostra. Por exemplo, se o computador estiver com a data no mês de março, os recibos que serão mostrados na tela serão os de vencimento em março. Para visualizar os recibos de vencimento em abril, por exemplo, clique no ícone que aparece ao lado do nome do condomínio (uma folha com uma lupa). Nessa tela escolha a referência desejada, o condomínio e unidade desejados (caso não queria condomínio ou unidade específicos deixe em branco), se deseja os recibos Abertos, Fechados (baixados), Cancelados ou Todos, e clique no ícone verde. Para alterar qualquer informação, basta selecionar o campo desejado, clicar no botão de alterar (triângulo na barra de navegação), alterar a informação e salvar. OBS: As informações sobre Condomínio e Unidade não podem ser alteradas!!