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Edição das 11h32min de 15 de abril de 2014

Visão Geral

A opção de Contas a Pagar Eletrônico tem como finalidade à geração de arquivos provenientes dos lançamentos de contas a pagar dos Sistemas Base Condomínio e Base Locação, nos padrões definidos pelos bancos através dos seus layout's próprios. Esses arquivos podem ser transmitidos para processamento dos pagamentos e débito na conta corrente da administradora junto aos bancos.

Bancos habilitados

Atualmente, os sistemas estão preparados para gerar arquivos para os bancos: Bradesco, Safra, Real, Unibanco, Itaú, HSBC e CEF.

É imprescindível a homologação dos arquivos junto aos bancos, incluindo todas as modalidades de pagamento disponíveis.

Tipos de pagamentos habilitados:

• Bradesco: Crédito em conta corrente, DOC/TED, cheque administrativo, títulos bancários, DARF/GPS, concessionárias públicas e IPTU;
• Safra: Crédito em conta corrente, DOC/TED, cheque administrativo, títulos bancários, DARF, GPS e concessionárias públicas;
• Itaú: Crédito em conta corrente, DOC/TED, títulos bancários, DARF/GPS, concessionárias públicas, IPTU e Taxa de Incêndio;
• HSBC: Crédito em conta corrente, DOC/TED, títulos bancários, DARF, GPS e concessionárias públicas;
• SANTANDER: Crédito em conta corrente, DOC/TED, títulos bancários, DARF/GPS, IPTU e concessionárias públicas;
• CEF - Caixa Econômica Federal: Crédito em conta corrente, DOC, cheque administrativo, títulos bancários, tributos, taxas estaduais e municipais e contas de concessionárias de serviços público;

Procedimentos

Esta página define os procedimentos para a geração dos arquivos de contas a pagar eletrônico.

Preparando o cadastro de conta corrente bancária (Financeiro > Tabela > Banco).

Para que a conta corrente bancária esteja habilitada para gerar pagamentos eletrônicos é necessário ativar o Check Box “Contas Pag Eletr” no cadastro da respectiva conta corrente.

Configurações especiais por banco

Bradesco

No caso do Banco Bradesco, aplicasse a mesma regra com relação ao sequencial da geração. Existe outro campo obrigatório que é o “Código da Comunicação” essa informação é obtida pelo cliente junto ao Bradesco e configurada no respectivo campo no cadastro de conta corrente.

Existe uma informação nas posições 480 a 486 do registro tipo 1 (conta complementar), essa informação tem a finalidade de informar o mesmo contratante para contas correntes diferentes, se for o caso, essa informação deve ser adicionada no campo número do contrato no cadastro de cada conta corrente.

De acordo com o Layout PAGFOR-BRADESCO, se a empresa pagadora tiver várias contas abertas com o mesmo CNPJ, todas as contas poderão ser previamente cadastradas e indicadas para débito , bastando indicar neste campo o código correspondente à conta de débito cadastrado no Banco. O código correspondente a conta complementar deverá ser consultado junto ao banco.

Na posição 290 a 291 do registro tipo 1 vai a informação referente à situação do agendamento, como default o sisteme preenche esses campos com “00” significando que o agendamento será feito com o contas a pagar já autorizado, exite a possibilidade de preencher essa posição com “25”, nesse caso o agendamento será feito com o status de desautorizado dependendo de uma futura autorização para liberação do pagamento, para que essa informação seja inserida no arquivo basta preencher o campo código da operação no cadastro da conta corrente com esse valor.

Para depósitos em conta corrente ou poupança, o Bradesco permite uma modalidade de depósito denominada “Real Time” (modalidade “05”), o crédito é feito imediatamente na conta do correntista, essa variação também é permitida no sistema, nesse caso, essa configuração deve ser feita no cadastro da conta corrente do correntista através do campo tipo de conta, onde além da identificação do tipo de conta (1 – conta corrente e 2- poupança) deve ser identificada a modalidade de depósito Ex.: “105” (conta corrente real time) ou “205” (conta poupança real time).

Visando adaptar a geração do arquivos à necessidade de gerar o arquivo HEADER com CNPJ's diferentes para contas da mesma empresa, além de contas de condomínios de conta própria, foi criado o campo CNPJ no cadastro da conta corrente bancária. Por default, o Sistema utiliza o CNPJ cadastrado na empresa para a geração dos arquivos, exceto para as contas em que o CNPJ estiver informado na própria conta corrente.

O pagamento de tributos poderá ser feito através do Layout OBB-PLUS.

Para que o arquivo de tributos seja gerando no com esse layout é necessário que o campo OBB_PLUS, no cadastro da conta corrente bancária (Financeiro > Tabelas > Banco) referente a geração do arquivo esteja com o valor, conforme indicado na imagem abaixo. Caso contrário, o pagamento de tributos será gerado no Layout de Importação de Tributos.

Os registros referentes aos pagamentos de tributos (Concessionárias, Impostos Federais, Impostos Municipais, etc.) sempre será gerado separado dos outros tipos de pagamento (Títulos bancários, depósitos em conta corrente, etc.), pois, possuem layouts distintos. Portanto, toda a vez que existirem esses tipos de pagamentos no mesmo período serão gerados dois arquivos.

Safra

Utiliza o Layout PAGSAFRA.

No caso do Banco SAFRA, o campo “Sequência Contas Pag Eletr” não precisa ser configurado inicialmente, pois o sistema incrementa automaticamente a cada arquivo gerado. Caso ocorra alguma mensagem de erro do banco quanto ao sequencial da geração, esse campo pode ser modificado manualmente para que se adaptar a sequência correta, a sequência é incrementada sempre antes de gerar o arquivo, nesse caso, o valor do campo sempre terá relação com o ultimo arquivo enviado para o banco.

Itaú

Utiliza o Layout SISPAG.

No caso do Banco Itaú, não existe nenhuma configuração especial.

HSBC

Utiliza o Layout CPG 240.

No caso do Banco HSBC, a informação referente ao código do contrato deverá ser digitada no campo Código do Convênio do cadastro da conta corrente bancária.

SANTANDER

Utiliza o Layout CNAB 240.

No caso do Banco SANTANDER, o campo código do convênio CP Eletrônico deverá ser preenchido no cadastro da conta corrente bancária.

Caixa Econômica Federal

Utiliza o Layout FEBRABAN 240

No caso da Caixa Econômica Federal, no Header de Arquivo: "PARAMETRO_TRANSMISSAO", posição 39 à 40, deverá ser acrescentado nos Parâmetro Especiais.

"AMBIENTE_CLIENTE", posição 41 à 41, deverá ser acrescentado nos Parâmetro Especiais.

"Número da Conta", posição 59 à 62, o campo operação da conta deverá ser preenchendo no banco (Financeiro > Tabela > banco), pelo campo Código da Comunicação.

Header de Lote , "CODIGO_COMPROMISSO", posição 39 à 40, deverá ser acrescentado nos Parâmetro Especiais.

Parâmetros Contas a Pagar Eletrônico (Financeiro > Contas a Pagar > Eletrônico > Parâmetros)

Nesse cadastro poderão ser parametrizadas as informações adicionais para o pagamento de impostos e tributos (Ex. PIS/COFINS/CSLL, DARF, etc.).

Essas informações serão aproveitadas posteriormente no Lançamento de Contas a Pagar (Financeiro > Contas a Pagar > Lançamento).

Os dados contidos no campo valor da imagem acima são ilustrativos, a configuração desses parâmetros é opcional sendo de responsabilidade do usuário.

Lançando contas a pagar (Financeiro > Contas a Pagar > Lançamento)

Existem algumas regras para que os pagamentos sejam gerados através de arquivo eletrônico:

• Campo Forma de Pagamento: Obrigatoriamente, esse campo poderá ser configurado como “Contas a Pagar Eletrônico”, código “999” fixo no sistema.

Você poderá utilizar outras formas de pagamento, desde que estejam configuradas como contas a pagar eletrônico no seu cadastro (Tabelas Gerais>Básicas>Forma de Pagamento), conforme a imagem abaixo.

• Campo Tipo de Pagamento: Esse campo deve ser preenchido de acordo com o tipo de pagamento a ser feito através de uma tabela fixa, ou seja, não existe a possibilidade do cliente incluir outros tipos de pagamento que não sejam os que já estão configurados pelo sistema. O sistema não faz nenhuma crítica de integridade desse campo, exceto a sua obrigatoriedade de preenchimento quando a forma de pagamento for “Contas a Pagar Eletrônico”, por tanto, o cliente deve identificar corretamente esse campo de acordo com o tipo de pagamento que está sendo feito, também não existe nenhuma crítica com relação a tipos de pagamentos que não sejam suportados pelos bancos na hora do lançamento, essa crítica é feita somente no momento de gerar os arquivos.
• Código de Barras: As demais informações, necessárias para a geração dos arquivos são armazenadas no campo código de barras, que passa a ser obrigatório, principalmente para pagamentos de títulos bancários, tributos e concessionárias públicas. Existem outras informações necessárias para pagamentos de DARF e GPS, nesse caso o sistema abre uma janela ao salvar o lançamento e armazena essas informações no código de barras.

Até as versões 1.0.493 do Base Condomínio e 1.8.0.515 do Base Locação, as informações adicionais dos pagamentos de impostos e tributos eram gravadas no campo Código de Barras do lançamento de contas a pagar, evitando que o campo tivesse o seu real aproveitamento. No caso do Banco Itaú, para o pagamento de FGTS são exigidas as informações adicionais do respectivo imposto além da informação referente ao próprio código de barras.

Portanto, foi padronizado o lançamento criando a aba Parâmetros CP Eletrônico para as informações adicionas dos impostos. Esses parâmetros, poderão ser alimentados automaticamente tendo como origem as informações da tabela de parâmetros (Financeiro > Contas a Pagar > Eletrônico > Parâmetros), adicionados ou alterados conforme a necessidade do usuário.

Conforme mencionado anteriormente, outras formas de pagamento também terão o tratamento de contas a pagar eletrônico desde que a opção Cts Pag Eletrônico esteja marcada no cadastro da Forma de Pagamento (Tabelas Gerais > Básicas > Forma de Pagamento)

De acordo com o exemplo da imagem acima a forma de pagamento Cp. Eletrônico ITAU também será aceita como contas a pagar eletrônico porque a forma de pagamento está com essa característica no seu cadastro, o mesmo poderá ser feito para os demais bancos.

Incremento de Contas a Pagar

Ao fazer o incremento de contas a pagar, o campo código de barras deve ser alterado devido ao fato da estrutura do código mudar de acordo com o vencimento e o novo valor (se houver alteração), o sistema não atualiza esse campo no incremento.

Gerando arquivo pelo modo tradicional (Financeiro > Contas a Pagar > Eletrônico > Gerar Arquivo)

Se a conta corrente não estiver sendo mostrada para a geração do arquivo, verifique o campo "Contas Pag. Eletr." no cadastro da respectiva conta corrente.

No campo Banco/Conta Corrente deve ser informado o código simplificado da conta corrente configurada para a geração do arquivo, somente serão habilitadas as contas que estejam marcadas para contas a pagar eletrônico.

Nos campos Data de Pagamento Inicial/Final deverá ser informado o período de acordo com a data de vencimento configurada no lançamento de contas a pagar. Além desses campos, para o filtro poderão ser usados os campos condomínio e/ou chave.

Ao clicar no botão “Aplicar Filtro” serão listados todos os lançamentos que corresponderem ao período selecionado e cujo o arquivo de contas a pagar eletrônico ainda não tenha sido gerado.

Através dos botões “Impressora” e “Tela” podem ser gerados relatórios classificados por tipo de pagamento, com as informações que serão geradas.

Além dos campos acima, para o Sistema Base Condomínio existe a possibilidade de filtrar por condomínio.

Modelo do Relatório de Geração

Os lançamentos que estiverem inconsistentes (favorecido sem conta corrente cadastrada, títulos bancários sem código de barras, tipo de pagamento inválido, etc.) serão criticados no relatório e no GRID, o sistema não fará a geração do arquivo enquanto as correções não forem providenciadas ou o voucher em questão seja cancelado para liberar os demais.

Ao clicar no botão “Gerar Arquivo” será aberta a janela para informar o nome do arquivo a ser gerado e enviado para o banco correspondente.

Ainda existe a possibilidade de cancelar o processo de geração do arquivo (Financeiro > Contas a Pagar > Eletrônico > Cancelar Geração), permitindo que se faça uma nova geração, o sistema não gera nenhum tipo de arquivo para cancelamento do pagamento junto ao banco, esse processo deve ser feito diretamente no programa do banco específico.

Gerando arquivo pelo assistente (Financeiro > Contas a Pagar > Eletrônico > Assistente de Geração de Arquivo)

O Assistente de geração de arquivos também gera os arquivos de contas a pagar eletrônico, contudo existem várias funcionalidades que foram agregadas ao assistente:

Aba de Filtragem Principal:

A aba de filtragem principal é semelhante a tela de geração de arquivo eletrônico tradicional, ao fazer a filtragem inicial e clicar em Aplicar Filtro, o usuário será direcionado para a segunda aba de filtragem e geração do arquivo.

Mais opções de filtragem:

Na segunda aba de filtragem existem mais opções de filtro como: Filial Inicial/Final, Gerente Inicial/Final, Favorecido Inicial/Final e Forma de Pagamento.

Filtro por forma de pagamento - Esse filtro poderá ser utilizado de várias formas. Por exemplo quando existir mais de uma conta corrente para pagamentos eletrônicos, esses lançamentos poderão ser feitos com formas de pagamento distintas desde que sejam CP. Eletrônico (ver item 1) e utilizar esse filtro para selecionar os lançamentos pela forma de pagamento de acordo com a conta corrente selecionada.

Multi-Seleção - Através das teclas Ctrl e Shit poderão ser selecionados um ou mais lançamentos para serem gerados no arquivo eletrônico, o usuário poderá selecionar os lançamentos que estiverem de acordo, descartando os lançamentos inconsistentes, ao contrário da tela tradicional.

O botão permite que todos os lançamentos que estiverem liberados sejam selecionados para a geração.

Os relatórios e registros gerados no arquivo de contas a pagar eletrônico ficarão restritos aos pagamentos selecionados.

Atalho para os lançamentos inconsistentes - Ao clicar sobre um lançamento inconsistente (em vermelho) será possível acessar os dados do respectivo lançamento, realizar as correções e depois de corrigida a inconsistência clicar em "Aplicar Filtro" para que o lançamento seja liberado.

Lote - Ao gerar arquivos de contas a pagar eletrônico através do assistente, o sistema irá atribuir um número de lote correspondente aos pagamentos gerados.

O número do lote poderá ser utilizado como filtro para o cancelamento da geração, caso haja a necessidade.

Baixas (Financeiro > Contas a Pagar > Eletrônico > Baixar Arquivo Retorno)

Com exceção dos Bancos Bradesco e Itaú, a baixa dos pagamentos no sistema se dá pelo processo natural de baixa de voucher, pois, os voucher's serão gerados automaticamente na geração do arquivo, a efetivação dos débitos deve ser verificada junto ao banco para posteriormente processar a baixa no sistema.

Apesar dos procedimentos abaixo utilizarem o Sistema Base Condomínio como exemplo, eles também se aplicam ao Sistema Base Locação, devendo-se levar em consideração que onde aparece o nome do condomínio aparecerá o nome do proprietário.

• Baixa Eletrônica de Contas a Pagar do Bradesco

Para o Banco Bradesco, é possível realizar o processo de baixa eletrônica através do arquivo retorno, basta que sejam feitas algumas configurações no cadastro do banco. O posicionamento das informações deve ser configurado no cadastro do banco, na aba Contas a Pagar Eletrônico, conforme exemplo a seguir:

Através do botão Mensagens, poderão ser cadastradas mensagens de erro, essas mensagens podem ser encontradas no manual do banco. Previamente, as mensagens básicas já vão cadastradas.

O processo de baixa é semelhante ao processo de baixa de recibos CNAB, incluindo a opção de emissão do relatório de crítica.

Ao clicar no Botão Relatório será aberta uma nova janela com as opções de relatórios disponíveis.

Lista

Lista das baixas com as devidas críticas e mensagens de erro quando houverem.

Modelo da Lista de Baixa

Um Por Folha

Relatório de comprovante por folha com os dados do pagamento no cabeçalho, esse relatório poderá ser utilizado para a colagem o documento referente ao pagamento para compor o fechamento de pasta do condomínio.

Modelo de comprovante por folha

Etiqueta

Relatório de comprovante com os dados do pagamento impressos em etiqueta Modelo Padrão 6281 PIMACO, a etiqueta poderá ser utilizada tanto para colagem no próprio documento quanto em folha branca para compor o fechamento de pasta do condomínio.

Modelo de comprovante em etiqueta

• Baixa Eletrônica de Contas a Pagar do Itaú

Para o Banco Itaú, é possível realizar o processo de baixa eletrônica através do arquivo retorno, basta que sejam feitas algumas configurações no cadastro do banco. O posicionamento das informações deve ser configurado no cadastro do banco, na aba Contas a Pagar Eletrônico, conforme exemplo a seguir:

Os relatórios de baixa e comprovantes seguem os mesmos padrões utilizados para o Banco Bradesco, conforme exemplos acima.

• Baixa Eletrônica de Contas a Pagar do HSBC

Para o Banco HSBC, é possível realizar o processo de baixa eletrônica através do arquivo retorno, basta que sejam feitas algumas configurações no cadastro do banco. O posicionamento das informações deve ser configurado no cadastro do banco, na aba Contas a Pagar Eletrônico, conforme exemplo a seguir:

Os relatórios de baixa e comprovantes seguem os mesmos padrões utilizados para o Banco Bradesco, conforme exemplos acima.

• Comprovante Eletrônico

O Sistema ainda dispõe de um Comprovante Eletrônico (Relatórios > Financeiros > Contas a Pagar > Comprovante Eletrônico) que poderá ser impresso com a Chave Eletrônica de Autenticação do Banco, obtida através da baixa do arquivo retorno do banco. O comprovante poderá ser utilizado como documento de comprovação de pagamento e anexado às prestação de contas e balancetes.

Modelo de comprovante

Modelo de comprovante para Títulos Bancários

A obtenção da Chave Eletrônica de Autenticação está disponível somente para os Bancos ITAÚ e HSBC. Esse procedimento deverá ser solicitado junto ao seu banco. Entre em contato com o seu banco para obter mais detalhes.

Prestação de contas (Calculo de Remessa par Sistema Base Locação)

Os clientes que usam o processo de geração de DOC Eletrônico para prestação de contas junto aos proprietários, podem substituir esse processo pelo de Contas a Pagar Eletrônico, desde que o banco utilizado esteja habilitado para geração de arquivos eletrônicos.

Nesse caso, existe uma alteração que deve ser feita no cadastro da remessa do contrato de administração dos proprietários (Adm. Locação > Contrato de Administração > Remessa > Proprietário Remessa). Para que o sistema crie os lançamentos de contas a pagar de acordo com os padrões necessários para o pagamento eletrônico, devem ser configurados os campos “Forma de Pagamento” e “Tipo de Documento” seguindo o mesmo critério dos lançamentos avulsos.

O processo de calculo de remessa não sofrerá alterações, os lançamentos de remessa gerados nesse padrão serão incluídos nos arquivos junto dos demais pagamentos, sem a necessidade de gerar o DOC Eletrônico.

O Débito da tarifa de DOC, deverá ser feito através do lançamento da remessa selecionando a opção "Debitar Tarifa DOC" na tela de lançamento da remessa, conforme a imagem abaixo.

Tutoriais Base Condomínio Uno

Tutoriais Base Locação Uno

Tutoriais Base Condomínio

Tutoriais Base Locação