Mudanças entre as edições de "Manual Básico Base Locação"

Edição das 14h31min de 31 de maio de 2010

Conhecendo o Sistema - Tela de abertura

1.Senha de Abertura

2.Tela Principal

1 - Área de Trabalho

A Área de Trabalho é o local no qual, os formulários e tabelas do programa serão exibidos.

2 - Barra de Menu

A Barra de Menu permite acesso as funções do programa, diferente da barra de atalho pois aqui estão disponibilizadas todas as funções do sistema. Alguns destes menus executam uma ação imediatamente, outros exibem uma caixa de diálogo que permite selecionar opções.

3 - Barra de Atalhos

A Barra de Atalhos contém os ícones que dão acesso rápido aos PRINCIPAIS formulários e funções do sistema. Escolha um ícone da Barra de Atalhos através de um único clique do botão esquerdo do mouse. Caso o ícone apresente vários formulários, basta selecionar o formulário desejado com o mouse, e clicá-lo novamente. Os ícones estão agrupados em seções de acordo com a sua função no sistema.

4 – Barra de Título

A Barra de Título consiste do título da janela e dos botões "Minimizar", "Restaurar/Maximizar" e “Fechar”. A barra muda de cor para indicar se a janela está, ou não, ativa, indicando também o nome do formulário ativo.

5 - Barra de Rolagem

6 - Ícone Calendário

Descrição Aparece sempre que existir um campo de data nos formulários, basta clicar no campo para que o calendário seja exibido. Apresenta o calendário do mês vigente, com a possibilidade de escolha de outros meses do mesmo ano e também de outros anos.

7 - Ícone Formulário Expresso

Sempre que um determinado campo apresentar este ícone , haverá um atalho para uma outra tabela à ser consultada ou preenchida. Deve-se clicar no ícone a sua direita para ter acesso imediato a tabela.

8 - Ícone Impressora e Tela

Descrição Impressora e tela estão disponíveis em quase todas as interfaces de relatórios do sistema. O ícone impressora, possibilita a impressão automática do relatório selecionado, já no ícone tela a visualização é possível antes da impressão, funcionando como uma consulta em vídeo dos dados.

9 - Abas

Essa opção aparece em alguns formulários do sistema como uma divisão dos dados complementares. Para salvar um registro em uma tabela com várias abas o procedimento a ser adotado deverá ser o seguinte:

1 – Clicar na aba desejada

2 - Clicar no ícone

3 - Digitar os dados solicitados e ao termino clicar em

Este procedimento deverá ser utilizado em todas as tabelas que contenham mais de uma aba para preenchimento.

1 - As abas estão em sequencia de cadastramento.

2 - Este procedimento será necessário pois o cursor do mouse deverá estar sempre ativo em algum campo da aba que está sendo visualizada, caso contrário o sistema entenderá que o usuário está criando um novo registro ou inserindo dados na aba onde o cursor estiver ativo e não na aba que o usuário está cadastrando no momento.

10 - Barra de Navegação

A Barra de Navegação contém botões que são utilizados para executar ações relacionadas ao banco de dados. Quando você inicia o Base Condomínio e abre um formulário, a Barra de Navegação é exibida, e ativada, logo abaixo da Barra de Menu. Escolha um botão da Barra de Navegação através de um clique único do botão esquerdo do mouse. Os comandos da Barra de Navegação serão sempre executados no formulário que estiver ativo.

Move para o primeiro registro;

Retrocede 10 registros;

Avança para o registro seguinte;

Avança 10 registros;

Move para o último registro;

Adiciona novo registro;

Exclui registro. Quando tiver mais de uma tabela vinculada a um formulário, como por exemplo, na tela do condômino, que existem as tabelas de endereço e telefone, essas tabelas deverão ser excluídas antes para poder excluir o registro principal, no caso o proprietário;

Permite alteração de um registro;

Salva registro, podendo ser na inclusão de um novo registro ou após a alteração de um registro já existente na tabela;

Cancela uma alteração ou uma inclusão, antes de sua confirmação;

Atualiza uma tabela no banco de dados. Exemplo quando o usuário está cadastrando dados em uma tabela e ele deseja consultar na mesma um dado específico e este ainda não foi encontrado;

Marcador de registro;

Retorna ao registro marcado pelo botão marcador de registro;

Filtro de registro, utilizado para fazer pesquisas de uma determinada tabela, o usuário deve escolher o campo da tabela que ele quer filtrar e dizer se esse campo é alfabético ou lógico, para depois escolher qual a faixa do registro ele quer visualizar.

Registro corrente, o usuário poderá cadastrar um registro de um modo diferente, é usado para tabelas em forma de Grid conforme o exemplo abaixo:

Localizar registro, o usuário poderá localizar os registros de qualquer tabela apenas selecionando o campo e o valor do registro que deseja localizar.

Pesquisar registro, abre uma janela com todos os campos de uma determinada tabela, onde possibilitará ao usuário fazer pesquisas de qualquer campo, bastando arrastar o título da coluna que deseja pesquisar para a primeira coluna do grid e digitar a procura no campo "Caracteres da Procura", para que o sistema possa inicializar a busca automática da pesquisa em tempo real.

11 - Teclas de atalho do teclado para utilização do sistema

Gerais

   Comando                                                Tecla de Atalho 
   Sair da aplicação (fechando os formulários abertos)    Alt+F4 
   Fecha o formulário ativo (sem sair da aplicação)       Ctrl+F4

Barra de Navegação

   Comando                                       Tecla de Atalho 
   Registro Anterior                             Ctrl+Up 
   Próximo Registro                              Ctrl+Down 
   Próximo Grupo de Registros                    Ctrl+PgDn 
   Último Registro                               Ctrl+End 
   Inserir Registro                              Ctrl+Ins 
   Excluir Registro                              Ctrl+Del 
   Alterar Registro                              Ctrl+F2 
   Gravar Alterações                             Ctrl+Alt+Enter 
   Cancelar Alterações                           Ctrl+BkSp 
   Atualizar Registro no Formulário              Ctrl+F5 
   Salvar Posição do Registro (Marcador)         Ctrl+B 
   Voltar a Posição Salva do Registro (Marcador) Ctrl+G 
   Filtrar Registro                              Ctrl+T 
   Visualizar Registro Corrente                  Ctrl+R 
   Localizar Registro                            Ctrl+F 
   Pesquisar Registro                            Ctrl+F3 

Propriedades do Formulário

   Comando                              Tecla de Atalho 
   Ler propriedades do formulário       Ctrl+X (onde X é um número de 0 a 9) 
   Gravar propriedades do formulário    Shift+Ctrl+X (onde X é um número de 0 a 9) 
   Habilitar TAB de campo               Ctrl+Alt+H 
   Desabilitar TAB de campo             Ctrl+Alt+D

Iniciando Base Locação - Cadastramento Padrão

Dando início ao treinamento do Sistema Base Locação, explicaremos neste primeiro momento como fazer toda a parte do cadastramento básico, procuramos ser o mais específico possível, explicando os campos das telas e funcionalidades principais. Durante o processo de cadastramento, aparecerão campos cujo conteúdo deve ser selecionado a partir de tabelas secundárias como, por exemplo: bairro, atividade, etc. O usuário do Base \Locação poderá pré-cadastrar estas tabelas, geralmente contidas em "Tabelas Gerais>Básicas" ou, simplesmente, utilizar a função "Formulário Expresso". A maioria das tabelas básicas, já vem com informações pré-cadastradas para facilitar o processo de implantação.

Empresa

Acesso: Tabelas Gerais>Principais>Empresa

Descrição

Tela onde o usuário cadastrará a empresa(administradora), com todos os seus dados, podendo ainda inserir o seu logotipo. Os dados básicos como endereço, logradouro, tel, CNPJ etc seguem o cadastramento padrão, já que são comuns a várias tabelas. Os campos Sigla e Empresa cobrança merecem atenção pois serão utilizados em outras tabelas. O campo Sigla pode ser preenchido com caracteres alfanumérico com capacidade máxima de 10 (dez) caracteres e é utilizada no sistema Base Caixa. A sigla é exibida na autenticação dos documentos do caixa da empresa. O cheque box Empresa Cobrança foi criado visando adaptar o sistema à exigência da LEI Nº 512 de 14 de Novembro de 2008 que proíbe as Administradoras de cobrar honorários em seus demonstrativos de inadimplência.

Caso exista outra empresa cadastrada como empresa de cobrança além da administradora, os relatórios de devedores com reajuste (Relatórios > Financeiros > Contas a Receber > Devedores) e carta de devedores usarão os dados desse cadastro para a configuração dos cabeçalhos.

Para que os dados da empresa cobrança sejam impressos nos relatórios de recibo(Relatórios > Financeiros > Contas a Receber > Recibo), o cheque box “Empresa de Cobrança” deverá ser ativado.

Inserindo o Logotipo da Empresa

Descrição

O logotipo é a marca da empresa e será exibido em todos os relatórios e recibos. Para inseri-lo basta clicar no campo logotipo, será exibida uma janela onde o usuário informará o arquivo de imagem correspondente. Vale ressaltar que a extensão do arquivo deve ser bitmap.

Cadastramento de Filial

Acesso: Tabelas gerais>Principais>Filial

Descrição

A filial é utilizada pelo Base Condomínio para classificar os condomínios com relação ao local de atendimento. Mesmo que a empresa não tenha filial, é obrigatório o cadastramento da matriz como uma filial. Esta informação poderá ser usada como filtro em quase todos os relatórios do sistema.

Cadastro de Entidades

Funcionários

Acesso: Administração>Entidade>Funcionário

Descrição

Tela composta das seguintes abas: dados básicos, dados complementares, endereço, renda mensal, nome de logon e gerente deverão ser preenchidos. A senha cadastrada nesta aba serve para logon do funcionário no Icondo(Internet). Os dados desta aba ficarão visíveis para todos os usuários do sistema, portanto não aconselhamos o cadastro de informações confidenciais (exemplo: renda mensal). No caso da senha aconselhamos o cadastramento de uma senha diferente da utilizada para acessar o sistema.

1 - O código do funcionário será atribuído pelo sistema não havendo necessidade de preenchimento. 2 - É obrigatório um funcionário estar associado ao logon “master”. Significando que essa pessoa tem acesso a todo sistema. 3 - Não esqueça de marcar na aba dados básicos o tipo de pessoa "Física ou Jurídica", sem esta informação o sistema não salvará o registro.

Proprietários

Descrição

Tela utilizada para cadastro dos dados principais do proprietário.

Dados Complementares

Descrição

Nesta aba deverão ser observados os seguintes cheque box:

Recolhe IRRF – Utilizado para abatimento no aluguel dentro do recibo do locatário quando o proprietário for pessoa física e o locatário pessoa jurídica, neste caso o cheque box deverá ser marcado, caso contrário a opção deverá ser desmarcada.

Reside no Exterior – Somente informativo, não interferindo em nenhum processo do sistema.

DIMOB – Utilizado para fazer a declaração anual para Receita Federal. Caso o proprietário não queira que a adm. Faça a declaração de seus imóveis a opção deverá estar desmarcada.

Lembramos que o sistema gera a DIMOB pelo que está marcado no cadastro do proprietário e não pelo imóvel, isso que dizer que mesmo que o proprietário queira declarar apenas alguns de seus imóveis o sistema não fará a declaração.

DARF – Utilizado para recolhimento de IR para geração de carnê Leão

Login do Proprietário – Deverá ser gerado no programa SQS2000Utilitários (locação>gerador de logins/senhas)

Senha – Ao gravar o registro a senha será gerada.

Os campos nome da filial e gerente são de preenchimento obrigatório, o não preenchimento acarretará uma série de problemas na hora de geração de relatórios.

Endereço

Análise Geral

Descrição

Gerados automaticamente pelo sistema , mostrará o histórico da entidade.

Descrição

Esta tela possibilitará a duplicação do cadastro, isto é, um proprietário poderá assumir as funções de fiador ou locatário. (OBS.: Continuará com o mesmo código em todas as telas, pois trata-se de um único cadastro)

Imóvel

Descrição

Nesta tela deverão ser preenchidas as informações do imóvel.

Tabela do IPTU

Descrição

É um cadastro único, onde são informadas as parcelas e seus respectivos vencimentos para posteriormente ser associado nos cadastros do IPTU.

IPTU

Descrição

Esse cadastro possibilitará que na geração dos recibos, esses lançamentos sejam criados no Contas a Pagar e repassados ao recibo do locatário. Será cadastrado nessa tela os IPTU's que serão pagos pela Administradora e repassados ao locatário.

Seguro

Descrição

Utilizado para cadastramento do seguro contra incêndio do imóvel. Os valores e parcelas cadastrados serão lançados no contas a pagar na hora da geração dos recibos dos locatários. Para que os valores entrem no recibo o usuário deverá acessar o lançamento de contas a pagar (financeiro>contas a pagar>lançamento) localizar o seguro e marcar repasse (este procedimento será explicado com mais detalhes em outro momento do treinamento).