Mudanças entre as edições de "Checklist Base Condomínio"

Edição atual tal como às 10h43min de 17 de abril de 2015

Visão Geral

O Checklist é um módulo do projeto Agenda e Avisos do Sistema Base Condomínio que tem como principal função verificar automaticamente situações consideradas pendentes.

Essas pendências serão divididas em três grupos:

• Contas a Pagar

• Baixa
• Conciliação
• Contas a Pagar Eletrônico*
• Incremento de Contas a Pagar
• Voucher*

• Contas a Receber

• Apuração*
• Arquivo Remessa
• Baixa CNAB
• Carta de Cobrança
• Emissão/Impressão de Recibo
• Filtro para Internet
• Geração de Recibo
• Incremento de Contas a Receber

• Financeiro

• Índice/Cotação
• Reajuste de Contrato de Administração

* Checklist não disponível para Base Condomínio Uno.

Configurando o Checklist

Ao logar no sistema o usuário visualizará uma nova opção no menu, chamada Checklist e também dois novos ícones na barra de ferramentas, de acordo com a figura abaixo.

• Item 1 – Acesso no menu principal para as opções do checklist.

Item 1.1 - Configurações - Nessa tela o usuário informará todos os parâmetros do checklist.

Item 1.11 - Caso o campo Intervalo de hora(s) seja preenchido com zero, a função será considerada desabilitada. Qualquer outro valor maior que zero será interpretado pelo sistema como intervalo de hora(s), estando assim habilitado para a execução do checklist.

Obs. Foi criado para a versão completa do Base Condomínio o Parâmetro 406 – ExecuçãoChecklist, onde também poderá ser habilitado/desabilitado a função.

Item 1.12 - Nome do grupo onde serão distribuídos os checklists.

Item 1.13 - Identifica o checklist a ser configurado.

Item 1.14 - Selecionando o checkbox Ativo, o checklist configurado estará disponível para as próximas verificações de pendências.

Item 1.15 - Nesse campo será informado a quantidade de dias de acordo com a descrição de cada checklist.

Item 1.16 - Nas configurações de cada checklist será apresentado a opção Usuários, onde serão definidos quais terão acesso selecionando o checkbox Ativo.

Item 1.17 - Ao selecionar o botão Restaurar Padrão, todas as configurações dos checklists informado no item 1.15 voltará a configuração de instalação.

Item 1.2 - Histórico de Checks - Nessa tela o usuário poderá visualizar todos os históricos dos Checklists.

Item 1.21 - Na tela de histórico de checks, foi criado a opção de filtrar de acordo com o interesse do usuário. Esse filtro poderá ser feito por data, grupo ou checklist.

Item 1.22 - Todos os checks feito pelo sistema serão apresentados por ordem de data e hora da notificação.

Item 1.23 - Aqui o sistema exibira o resultado da aplicação do filtro (item 1.21). Contendo, checklist pendente, descrição, nome do usuário, quando foi notificado e quando leu a notificação. Para melhor visualização podemos diferenciar a pendência em amarelo como apenas notificada e a branca como notificada e lida.

• Item 2 - Executar Checklist – Foi incluído botão Executar Checklist na barra superior que tem como finalidade executar/disparar o checklist apenas para o usuário logado. Essa função poderá ser utilizada a qualquer momento e para ter acesso o usuário deverá ser habilitado em Segurança> Gerenciamento.

• Item 3 - Notificações – Ao clicar nesse ícone do menu o sistema trará as pendências da última verificação feita pelo check, de acordo com a configuração desejada pelo usuário, ou utilizando o botão Executar Checklist (Item 2).

Item 3.1 - Caso existam pendências não lidas o sistema exibe o ícone de notificação (item 3.1) com o balão vermelho informando a quantidade de checklists encontrados. Após clicar no ícone e ser lido os logs, o sistema altera o ícone para apagado (sem cor).

Item 3.2 - Data e hora da última e da próxima verificação.

Item 3.3 - Exibe a relação dos checklists pendentes. Para melhor visualização podemos diferenciar a pendência em amarelo como apenas notificada e a branca como notificada e lida.

Item 3.4 - Número de itens lidos e não lidos pelo usuário.

Item 3.5 - Exibe as informações: Verificações, quantidade de itens checados e Pendentes, quantidade de itens pendentes, ou seja, quantidade de situações que o usuário necessita realizar/executar. Obs. Após a leitura e realização das pendências o sistema só dará como realizada na próxima verificação.

Definições dos Checklists

Contas a Pagar

• Baixa - Será configurado a quantidade de dias limites para a verificação do contas a pagar não baixado, posterior a data atual.

Exemplo: Parâmetro: 5, sendo Data Atual: 10/07/2014. Serão considerados os lançamentos de contas a pagar com vencimento até o dia 14/07/2014, obedecendo regras de verificações abaixo.

1. Apenas condomínios ativos.

2. Somente se não estiver Baixado.

3. Qualquer status de conciliação.

• Conciliação - Será configurado a quantidade de dias limites para a verificação do contas a pagar a conciliar, posterior a data atual.

Exemplo: Parâmetro: 5, sendo Data Atual: 10/07/2014. Serão considerados os lançamentos de contas a pagar com vencimento até o dia 14/07/2014, obedecendo regras de verificações abaixo.

1. Apenas condomínios ativos.

2. Quando o status for A Conciliar.

3. Somente se não estiver Baixado.

• Contas a Pagar Eletrônico* - Será configurado a quantidade de dias limites para a verificação do contas a pagar sem voucher, posterior a data atual.

Exemplo: Parâmetro: 5, sendo Data Atual: 10/07/2014. Serão considerados os lançamentos de contas a pagar até o dia 14/07/2014, obedecendo regras de verificações abaixo.

1. Apenas condomínios ativos.

2. Quando Forma de Pagamento for Contas a Pagar Eletrônico, cód.999.

3. Quando Forma de Pagamento estiver com checkbox Cts Pag Eletrônico marcado no tipo selecionado.

4. Apenas contas a pagar sem voucher.

5. Independente do status de conciliação.

6. Somente se não estiver Baixado.

7. Contas a pagar deve estar Autorizado.

• Incremento Contas a Pagar - Para esse checklist serão configurados dois parâmetros. A quantidade de dias limites, e também a quantidade de dias iniciais para a verificação do contas a pagar não incrementados, anteriores a data atual.

Exemplo: Parâmetro Limite: 5 e Parâmetro Inicial 180 sendo Data Atual: 10/07/2014. Serão considerados os recibos com vencimento entre o dia 11/01/2014 até o dia 05/07/2014, obedecendo regras de verificações abaixo.

1. De acordo com parâmetro 224.

2. Somente se não estiver incrementado.

3. Independente do status baixado.

4. Sempre que o tipo de parcela for infinita.

5. Quando o tipo de parcela finita não for a última.

• Voucher* - Será configurado a quantidade de dias limites para a verificação do contas a pagar sem voucher, posterior a data atual.

Exemplo: Parâmetro: 5, sendo Data Atual: 10/07/2014. Serão considerados os lançamentos de contas a pagar até o dia 14/07/2014, obedecendo regras de verificações abaixo.

1. Apenas condomínios ativos.

2. Apenas contas a pagar sem voucher.

3. Independente do status de conciliação.

4. Mesmo que contas a pagar não esteja Autorizado.

Contas a Receber

• Apuração* - Será configurado a quantidade de dias limites para a verificação do contas a receber não apurado, posterior a data atual.

Exemplo: Parâmetro: 5 sendo Data Atual: 10/07/2014. Serão considerados os contas a receber com vencimento até o dia 14/07/2014, obedecendo regras de verificações abaixo.

1. Apenas condomínios ativos.

2. Quando a apuração não estiver processada.

3. Independente do contas a receber processado.

4. Mesmo que não possua rateio.

• Arquivo Remessa - Será configurado a quantidade de dias limites para a verificação dos recibos que não foram emitidos, posterior a data atual.

Exemplo: Parâmetro: 5 sendo Data Atual: 10/07/2014. Serão considerados os recibos com vencimento até o dia 14/07/2014, obedecendo regras de verificações abaixo.

1. Apenas condomínios ativos.

2. Recibos com o status Processado.

3. Desde que o recibo não esteja Bloqueado.

Obs. Os resultados das pendências informaram os bancos cadastrados no contas a receber.

• Baixa CNAB - Para esse checklist serão configurados dois parâmetros. A quantidade de dias limites, e também a quantidade de dias iniciais para a verificação dos recibos não baixados, anteriores a data atual.

Exemplo: Parâmetro Limite: 5 e Parâmetro Inicial 180 sendo Data Atual: 10/07/2014. Serão considerados os recibos com vencimento entre o dia 11/01/2014 até o dia 05/07/2014, obedecendo regras de verificações abaixo.

1. Apenas condomínios ativos.

2. Recibos com o status Emitido.

3. Desde que o recibo não esteja Bloqueado.

4. Não considerar recibos cancelados.

Obs. Os resultados das pendências informaram os bancos cadastrados no contas a receber.

• Carta de Cobrança - Para esse checklist serão configurados três parâmetros. A quantidade de dias limites, a quantidade de dias iniciais e também os dias de tolerância para a verificação dos recibos não baixados, anteriores a data atual.

Exemplo: Parâmetro Limite: 5 e Parâmetro Inicial 180 sendo Data Atual: 10/07/2014. Serão considerados os recibos com vencimento entre o dia 11/01/2014 até o dia 05/07/2014, obedecendo regras de verificações abaixo.

Exemplo 2: Parâmetro Tolerância: 2 sendo recibo vencido com data 10/06/2014 com carta de 30 dias de atraso. Esse recibo não será listado no checklist, pois está dentro do período de tolerância.

1. Apenas condomínios ativos.

2. Selecionando carta de cobrança de acordo com vencimento do último recibo em aberto, dentro do período.

3. Somente se unidade não possuir ocorrência referente ao recibo selecionado.

4. Desde que o recibo esteja Processado ou Emitido.

Obs. Os resultados das pendências informaram a carta de cobrança baseada no recibo mais antigo não baixado.

• Emissão/Impressão de Recibo - Será configurado a quantidade de dias limites para a verificação dos recibos que não foram emitidos, posterior a data atual.

Exemplo: Parâmetro: 5 sendo Data Atual: 10/07/2014. Serão considerados os recibos com vencimento até o dia 14/07/2014, obedecendo regras de verificações abaixo.

1. Apenas condomínios ativos.

2. Recibos com o status Processado.

3. Desde que o recibo não esteja Bloqueado.

• Filtro para internet - Recibos não enviados - Será configurado a quantidade de dias limites para a verificação do recibo não enviado para internet, posterior a data atual.

Exemplo: Parâmetro: 5 sendo Data Atual: 10/07/2014. Serão considerados os contas a receber com vencimento até o dia 14/07/2014, obedecendo regras de verificações abaixo.

1. Apenas condomínios ativos.

2. Desde que o campo Data Filtro Int não esteja preenchido.

3. Recibos com o status Emitido

4. Se não estiver bloqueado.

5. Somente se não estiver Baixado.

6. Não considerar recibos cancelados.

• Geração de Recibo - Será configurado a quantidade de dias limites para a verificação do contas a receber não processados, posterior a data atual.

Exemplo: Parâmetro: 5 sendo Data Atual: 10/07/2014. Serão considerados os lançamentos de contas a receber até o dia 14/07/2014, obedecendo regras de verificações abaixo.

1. Apenas condomínios ativos.

2. Quando o contas a receber não estiver processado.

• Incremento de Contas a Receber - Para esse checklist serão configurados dois parâmetros. A quantidade de dias limites, e também a quantidade de dias iniciais para a verificação do contas a receber não incrementado, anteriores a data atual.

Exemplo: Parâmetro Limite: 5 e Parâmetro Inicial 180 sendo Data Atual: 10/07/2014. Serão considerados os contas a pagar com vencimento entre o dia 11/01/2014 até o dia 05/07/2014, obedecendo regras de verificações abaixo.

1. Apenas condomínios ativos.

2. Somente se não estiver incrementado.

3. Independente do status de processado.

4. Mesmo que não possua rateio.

Financeiro

• Índice/Cotação - Para esse checklist serão configurados dois parâmetros.

Dias Tolerância, referente aos índices anuais, será configurado a quantidade de dias de tolerância para a verificação dos índices não cadastrados, posterior ao primeiro dia do ano atual.

Exemplo: Parâmetro: 5 sendo o ano de 2014. Serão considerados índices anuais pendentes somente a partir do dia 06/01/2014.

Dias Fixo, referente aos índices mensais, será configurado o dia para a verificação dos índices não cadastrados, de acordo com o mês atual.

Exemplo: Parâmetro: 1 sendo o mês Julho. Serão considerados índices mensais pendentes somente se não existir o dia 01/07/2014 cadastrado.

Obs. Sistema somente verifica índices cadastrados em contratos de administração ativos.

• Reajuste de Contrato de Administração - Será configurado a quantidade de dias limites para a verificação do contrato de administração não reajustado, posterior a data atual.

Exemplo: Parâmetro: 20 sendo Data Atual: 10/07/2014. Serão considerados os contrato de administração não reajustado com data até o dia 31/07/2014, obedecendo regras de verificações abaixo.

Obs. Sistema somente verifica contratos de administração ativos, ou seja, data do fim do contrato não pode estar vencida.

Todos os parâmetros preenchidos com a quantidade de dias posterior ou anterior, estarão incluindo a data do dia.

Habilitando o Checklist

Para melhor controle do checklist, o usuário administrador (master) deverá configurar os acesso dos funcionários no sistema.

Existem 3 opções de configurações:

Sendo assim, será necessário configurar o acesso de cada função do checklist, conforme imagem abaixo.

No caso do Histórico de Checks, existem as permissões para utilização dos filtros, que podem ser habilitadas de acordo com a necessidade.

Funcionalidades Base Condomínio Uno

Funcionalidades Base Locação Uno

Funcionalidades Base Condomínio

Funcionalidades Base Locação