Mudanças entre as edições de "Régua de Cobrança"

Edição das 17h02min de 18 de maio de 2020

Índice

Visão Geral

Essa ferramenta permite o disparo de emails avisando aos Condôminos, Proprietários e Inquilinos da disponibilização, pagamento ou atraso do vencimento do boleto. Podendo configurar um texto personalizado incluindo o link do boleto disponível no Icondo.

Esse módulo é licenciado a parte. Para mais informações, entre em contato com o Suporte da Base Software. Válido somente para clientes do serviço ICondo.

Para acessar a ferramente, será necessário a liberação da tela nas configurações de senha do sistema. Com exceção do usuário master.

Caminho: Financeiro>Contas a receber>Régua de Cobrança

Procedimentos

Nesse tópico abordaremos as configurações necessárias para o funcionamento da Régua de Cobrança.

Textos

Nessa aba será possível cadastrar as mensagens que serão disparadas, e filtrar as mesmas.

A tela é composta dos seguintes campos:

A) Descrição: Descrição interna da mensagem. Essa informação não será disparada junto com a mensagem sendo somente um localizador para o sistema.

B) Variáveis do sistema: Combo onde serão listadas as "Tags" que farão referência aos respectivos dados do sistema que poderão ser inseridos no corpo e/ou título da mensagem.

C) Assunto: Título do e-mail enviado ao destinatário.

D) Mensagem: Campo onde será cadastrado o corpo da menagem.

As variáveis disponíveis no sistema são:

• <#DATA_VENCIMENTO_BOLETO> Vencimento do boleto [DD/MM/AAAA]: Data de vencimento do boleto padrão "DD/MM/AAAA".

• <#DATA_VENCIMENTO_EXTENSO> Vencimento Boleto por extenso: Data do vencimento por extenso. Ex: "Sexta-feira, 20 de março de 2020".

• <#MES_VENCIMENTO_BOLETO> Mês de vencimento do boleto: Exibe o mês de vencimento do boleto no padrão MM/AAAA. Ex."03/2020".

• <#MES_VENCIMENTO_EXTENSO> Mês de vencimento do boleto por extenso: Exibe o mês de vencimento do boleto por extenso. Ex: Março de 2020.

• <#DIAS_VENCIMENTO_BOLETO> Dias para o vencimento do boleto: Exibe a quantidade de dias que faltam para o vencimento do boleto. Obs: Será calculado a partir do dia que é enviada a mensagem.

• <#DATA_EMISSAO_BOLETO> Data da emissão do boleto: Exibe a data da emissão do boleto.

• <#DATA_CORRENTE> Data do disparo do e-mail: Exibe a data de disparo do e-mail.

• <#LINHA_DIGITAVEL> Linha digitável referente ao boleto: Exibe a linha digitável referente ao boleto.

• <#VALOR_BOLETO> Valor do boleto: Exibe o valor do boleto para pagamento considerando a data do envio da mensagem.

• <#ITENS_BOLETO> Itens do Boleto: Exibe os itens que compõe o boleto.

• <#NUMERO_BOLETO> Número Boleto: Exibe o número do boleto.

• <#E-MAIL_ENVIO> E-mail do Destinatário: E-mail pego do cadastro da unidade. Caso na unidade não existam e-mails cadastrados, será mantida a regra de informar o endereço de e-mail principal cadastrado no condômino.

• <#ENDERECO_CONDOMINIO> Endereço do condomínio: Endereço informado no cadastro do Condomínio.

• <#NOME_CONDOMINIO> Nome do Condomínio: Exibe o nome do condomínio referente a unidade.

• <#NOME_CONDOMINO> Nome do Condômino: Exibe o nome do condômino que está ligado à unidade.

• <#RAZAO_SOCIAL_CONDOMINIO> Razão social do condomínio: Exibe a razão social do condomínio.

• <#ENDERECO_UNIDADE> Endereço da Unidade: Endereço da unidade, o mesmo que é informado considerando as mesmas regras de montagem do endereço do boleto emitido pelo sistema.

• <#NOME_FILIAL> Nome da Filial: Exibe o nome da Filial que é informado no cadastro de Filiais (Tabelas Gerais > Principais > Filial). Nesse caso, o sistema insere o nome da filial vinculada ao cadastro do condomínio.

• <#ENDERECO_FILIAL> Endereço da Filial:Exibe o endereço da Filial que é pego do cadastro de Filiais (Tabelas Gerais > Principais > Filial). Nesse caso, o sistema insere o endereço da filial vinculada ao cadastro do condomínio.

• <#TELEFONE_FILIAL> Telefone da Filial: Exibe o telefone da Filial atrelada ao condomínio.

• <#NOME_GERENTE> Nome do Gerente: Exibe o nome do regente do condomínio.

• <#CNPJ_FILIAL> CNPJ da Filial: Exibe o CNPJ da Filial que é informado no cadastro de Filiais. Nesse caso, o sistema insere o CNPJ da filial vinculada ao cadastro do condomínio.

Não será permitido a exclusão de mensagens que por ventura estejam sendo usadas no cadastro das Regras de disparo. Existem mensagens pré-configuradas com template básico, para que o usuário utilize como modelo em sua empresa. Inserido na barra de formatação das mensagens um botão chamado Duplicar Mensagem, onde o usuário poderá aproveitar um texto pré configurado como base para uma nova mensagem.

Hipertexto

Existem duas formas de inserir o Hiperlink em sua mensagem:

1) Ao clicar no botão "Inserir Hipertexto" localizado na barra de formatação da mensagem. 2) Clicando com o botão direito do mouse na mensagem, o pop-up de "Inserir Hipertexto" será demonstrado.

• Caso a opção "Link do boleto" esteja selecionada será incluído o link para o boleto com a tag <#LINK_BOLETO>.
• Caso a opção "Link customizado" esteja selecionado será incluído um link para uma outra página de escolha do usuário.

Ao salvar a mensagem, caso não haja a configuração da API do Icondo, o sistema exibirá a tela de configuração de usuário e senha de integração com o Icondo para que o sistema possa recuperar o parceiro na hora do envio do e-mail.

<#LINK_BOLETO>: Exibe o link do boleto quando este estiver disponível no Icondo. Ou seja, o sistema verificará se o boleto foi enviado e diante disso acionará uma API que devolve o link de acesso do arquivo do boleto. Caso este não esteja disponível o campo vai em branco.

Importar Modelo Padrão

Regras

Nesta aba, deve ser permitido cadastrar as regras de disparo de mensagens. A filosofia da tela é a mesma usada no cadastro de Serviços Extras do sistema Base Condomínio, ou seja, o usuário poderá listar as mensagens cadastradas e configurar as mesmas para default para a administradora, poder configurar uma específica para um ou mais condomínios ou até mesmo bloquear o envio de mensagens para um ou mais condomínios.

Regras

Nesta tela, será permitido cadastrar as regras de disparo de mensagens. Nela o usuário poderá listar as mensagens cadastradas e configurar as mesmas para default da administradora, pode-se configurar uma específica para um ou mais condomínios ou até mesmo bloquear o envio de mensagens.

A dele é composta por um filtro onde poderá ser possível filtrar a configuração realizada para a empresa ou condomínios e ainda permitirá filtrar por código e descrição da mensagem.

Mas abaixo estará dispostos os campos para cadastro das regras. São eles:

• Código do condomínio: Exibe o código do condomínio.

• Nome do condomínio: Exibe o Nome de condomínios ativos.

• Código da mensagem: Lista o código das mensagens cadastradas.

• Descrição da mensagem: Lista a descrição das mensagens cadastradas.

• Notificação Pagamento: Checkbox que se marcado indica que a regra em questão será aplicada a cada baixa de recibo.

• Bloqueado: Combo onde o usuário pode bloquear uma mensagem para um condomínio específico.

• Quantidade de Dias: Permite o usuário cadastrar a quantidade de dias da régua de cobrança podendo ser cadastrados números negativos para que a mensagem seja disparada dias antes do vencimento. Caso o usuário preencha o valor 0(zero) este fará referência ao dia do vencimento.

• Observação: Cadastro de observação sobre a regra específica.

• Obs3*: Somente 1(uma) regra com esse tipo "Notificação de pagamento" deverá existir. Caso o usuário marque outra regra com essa opção, o sistema deve exibir a mensagem " A regra de código X já está configurada como

Notificação de Pagamento

Notificação Pagamento: Checkbox que se marcado indica que a regra em questão será aplicada a cada baixa de recibo.

Atenção: Somente nesse caso a quantidade de dias ficará desabilitada. Essa regra tem por funcionalidade disparar uma mensagem de agradecimento de pagamento do boleto quando o status do mesmo estiver como baixado.

Caso um boleto tenha sido baixado e este não esteja nos logs, não disparar mensagem de agradecimento.

• Obs2*: Existe também o caso de um boleto ter sua baixa cancelada pela administradora e ser baixado novamente. Nesse caso dispara a Régua notificando o agradecimento? (Discutir se for o caso. No meu entendimento não deveria)

Bloqueado

Fluxograma

Criar consulta por condomínio onde seja demonstrado o fluxo das mensagens, ou seja, quais mensagens serão disparadas e seus respectivos dias.

1- Criar tela (Financeiro>Contas a receber>Régua de Cobrança>Fluxo de mensagens) 2- Criar filtro por Condomínio 3- Relatório com a listagem dos eventos. permitindo listar por condomínios(mais de 1)

Relatórios

Mailgun

API - MailGun Documentação da API: https://documentation.mailgun.com/en/latest/api_reference.html Obs: Validar com o Robson.

Logs

Criar uma nova interface com uma grid listando

Condomínio, Unidade, Data do envio, Status e Número do Recibo, Mensagem que foi enviada(corpo do email)*(Fase 2). Na tela ainda deverá ser criado um filtro pelos seguintes campos: Condomínio, Unidade, Data do envio, Status e Número do Recibo

Importante 1: Incluir logs de disparo e tratamento do sistema e logs de retorno do mailgun com relação as mensagens. Impostante 2: O Log consulta o envio das últimas nos últimos 30 dias. Importante 3: Dentro dos 30 dias que o mailgun armazena os logs, limitar a gravação de logs até o status que sinalize a leitura da mensagem, por exemplo. Obs: Definir junto ao mailgun qual o status final de uma mensagem.

ATENÇÃO

DICA

Funcionalidades Base Condomínio

Observações

Documentação a) Dar ênfase na confecção da documentação sobre desabilitar a notificação de arquivo disponível no icondo quando o usuário habilitar a régua de cobrança