Mudanças entre as edições de "Cobrança Registrada"

Edição atual tal como às 17h36min de 28 de abril de 2020

Visão Geral

A IMPLANTAÇÃO DA COBRANÇA REGISTRADA ATRAVÉS DESSE CONTROLE REQUER UM PROCEDIMENTO CUIDADOSO DE VALIDAÇÃO DOS PAGAMENTOS JUNTO AOS BANCOS. ESSE PROCEDIMENTO CONSISTE EM SIMULAR O REGISTRO DA COBRANÇA COM RECIBOS DE TESTE, ALÉM DA CONFIRMAÇÃO DO PAGAMENTO DESSES RECIBOS INCLUINDO A POSSIBILIDADE DE MULTA, JUROS, DESCONTOS E ITENS OPCIONAIS.

Em conformidade com as Circulares 3.598 de 06/06/2012 e 3.656 de 02/04/2016 do Banco Central, a FEBRABAN (Federação Brasileira dos Bancos) modificará as modalidades de cobrança bancária de Não Registradas para Registradas, obrigando as administradoras à adotarem esse modelo de cobrança para condomínios e locações.

Os prazos e regras para implantação do novo modelo poderão ser consultados nos respectivos bancos. Conheça mais detalhes sobre a Cobrança Registrada no Portal Intelimóveis.

Essa exigência, torna o controle referente ao registro das cobranças mais trabalhoso.

Visando agilizar os procedimentos, foi implementado o Controle Automático para o Registro de Cobrança. Esse controle agiliza o processo, pois, gerencia a rastreabilidade dos recibos dentro dos Sistemas Base Condomínio e Base Locação, afim de facilitar os procedimentos quanto à geração dos arquivos para registro e cancelamento de títulos junto a carteira de cobrança bancária.

Inserido no controle do registro também é possível fazer o processamento do arquivo retorno de acordo com cada banco. Esse procedimento é feito automaticamente no momento em que é feita a Baixa CNAB dos recibos, onde o sistema consegue identificar ocorrências de liquidação (baixa de recibo) e efetivação ou recusa do registro com a possibilidade de emissão de relatórios para acompanhamento das efetivações e motivos de recusa.

Bancos Habilitados

As implementações abrangem também as Versões Uno.

Débito Automático

O controle do registro de cobrança incorporou também a geração dos arquivos para Débito Automático para os condôminos (Sistema Base Condomínio).

Portanto, a geração dos arquivos para o registro de cobrança também irão considerar os registros correspondentes ao débito automático.

Cadastrando as contas correntes dos condôminos para débito automático (Financeiro > Contas a Receber > Débito Automático > Cadastro)

Nesta tela deverá ser feita a manutenção do cadastro de conta corrente dos condôminos para débito automático.

Digite os dados do correntista conforme a descrição de cada campo.

Por exigência dos Layouts Layout SISDEB CNAB - Versão 04.0. do Banco Itaú e Layout 400 posições do Banco Bradesco, o sistema deve enviar o nome do sacado nos arquivos, porém, poderá ocorrer situações em que o nome do sacado não é o do condômino, nesses casos o nome diferente deverá ser preenchido no campo Sacado.

O sistema permite que os arquivos de débito automático levem em consideração o critério de desconto (caso esteja indicado no recibo) para determinar a data e o valor do débito, para habilitar esse recurso o campo Desconto deverá estar marcado no cadastro do correntista. Contudo, se a data da geração do arquivo não for inferior a data limite para aplicação do desconto o arquivo será gerado levando em consideração o critério sem desconto. Se a opção Gerar Registro de Cobrança estiver marcada, o sistema irá gerar o registro normal da cobrança além do registro para o débito automático, permitindo que o sacado faça o pagamento normalmente com o código de barras caso ocorra alguma divergência no processamento do débito automático.

O sistema irá gerar os arquivos somente para os cadastros com Status Ativo (observe o campo Satatus no cadastro do correntista). Se a data do vencimento previsa para o débito não se encaixar no critério em D+5 contando da data atual, o agendamento de débito será automaticamente prorrogado em D+5. Essa regra se aplica também em recibos de débito automático vencidos.

O Botão Relatórios exibe um tela onde poderão ser gerados relatórios baseados no cadastro.

Procedimentos

A cobrança com registro exige as informações referentes ao CPF e CNPJ dos clientes pagadores. Essa situação requer que todos os dados estejam apontados corretamente.

Conta Corrente Bancária (Financeiro > Tabelas > Bancos)

O campo Cob. Registrada no cadastro da conta corrente bancária foi adaptado para suportar as variações necessárias no controle. O conteúdo desse campo determinará como o sistema fará o controle da cobrança.

Ele foi ajustado para permitir novas opções:

Não Registrada - O sistema não fará nenhum controle quanto ao registro de cobrança.

Inclusão - O sistema fará somente o controle de inclusão para o registro da cobrança.

Inclusão/Cancelamento - O sistema fará o controle de inclusão e cancelamento do registro da cobrança.

A correta configuração desse campo é muito importante e vai depender da forma que o registro da cobrança é operado no banco. A FORMA MAIS SEGURA É A ADOÇÃO DO CICLO DE INCLUSÃO E CANCELAMENTO GERENCIADOS PELO PRÓPRIO SISTEMA, POIS, AO REALIZAR UM NOVO REGISTRO DO MESMO RECIBO O SISTEMA GERA UM NOVO NÚMERO (NOSSO NÚMERO) ASSOCIANDO-O AO RECIBO ORIGINAL PARA O NOVO REGISTRO DE COBRANÇA, A CONFIGURAÇÃO DO PARÂMETRO 187 É MUITO IMPORTANTE, NESSE CASO O VALOR DESSE PARÂMETRO DEVE SER 1 PARA QUE A IMPRESSÃO DO RECIBO TAMBÉM UTILIZE ESSE NOVO NÚMERO. ESSE PROCEDIMENTO É IMPORTANTE PARA GARANTIR A IDENTIFICAÇÃO DO RECIBO NA BAIXA CNAB. NÃO ACONSELHAMOS QUE O CONTROLE DE BAIXA (CANCELAMENTO) DO RECIBO SEJA FEITO PELO PRÓPRIO BANCO, DEVIDO AO RISCO DE PERDA DA INTEGRIDADE ENTRE OS RECIBOS EMITIDOS PELO SISTEMA E OS RECIBOS REGISTRADOS NO BANCO.

Atualmente, existem dois procedimentos:

Baixa Automática - Correspondente à opção Inclusão. A empresa implanta a cobrança de forma que o registro do boleto seja baixado (ou cancelado, dependendo do banco) após um determinado tempo após o seu vencimento, ou seja, após N dias de vencido o boleto é baixado automaticamente pelo banco, assim, a manutenção do registro e atualização do boleto consiste em gerar novo registro do mesmo boleto com os novos dados junto ao banco.

Baixa por instrução - Correspondente à opção Inclusão/Cancelamento. Nesse caso a empresa deve enviar a instrução de baixa ou cancelamento do boleto para o respectivo banco toda a vez que houver algum ajuste que altere a consistência do recibo (Ex. Valor, vencimento, critérios de cobrança, etc.), desse modo, a manutenção do registro e atualização do boleto consistirá em gerar um arquivo eletrônico para baixar o boleto anterior e registrar um novo boleto.

Sequencial de Remessa

Alguns bancos mantêm o controle de envio dos arquivos através de um Sequencial de Remessa. O sequencial da remessa é um número que deve ser incrementado a cada arquivo enviado, em alguns casos o banco pode criticar a quebra de sequencia.

Nos sistemas a sequência pode ser controlada através dos campos referentes à Sequência do Arquivo Remessa tanto no cadastro do banco quanto no cadastro da conta corrente, conforme a imagem de exemplo abaixo.

Caso o sistema possua uma ou mais contas para o mesmo banco, com a necessidade de controle para a sequência de remessa, esse controle deverá ser feito no cadastro das respectivas contas correntes. Essa informação também poderá ser ajustada para corrigir possíveis problemas quanto a quebra no sequencial. Além do sequencial da remessa existem os dados referentes ao Nome do Cedente e CNPJ que deverão ser ajustados no próprio cadastro da conta corrente bancária.

Homologação

Se a cobrança registrada já estiver homologada pelo modelo antigo (Financeiro > Contas a Receber > Arquivo Remessa) basta gerar alguns recibos de teste (no máximo 10), simular a transmissão do arquivo de registro pelo modelo novo e, mais adiante, confirmar o registro dos boletos de teste no banco.

Para a implantação de novas carteiras de cobrança, o processo de homologação segue o rito padrão adotado para os modelos de cobrança.

Esse procedimento deve ser adotado para cada conta corrente bancária de cobrança. A homologação do registro de uma conta corrente não abrange a homologação de outras, mesmo que seja do mesmo banco e agência.

Condomínio Conta Própria

Os controles para a cobrança registrada também abrangem os Condomínios do tipo de administração conta própria (Sistema Base Condomínio). Mais adiante, poderá ser observado que o procedimento necessário para a geração dos arquivos de registro foi agilizado, permitindo a geração de todos os arquivos ao mesmo tempo. Enquanto o procedimento anterior condicionava a geração dos arquivos à seleção de uma conta corrente de cada vez.

É importante observar que, tanto para condomínios do tipo conta própria quanto para contas correntes cujo os dados do cedente (Nome e CPF/CNPJ) devem ser informados OBRIGATORIAMENTE no respectivo cadastro da conta corrente bancária.

Ciclos de Processamento

Conforme mencionado anteriormente, o sistema controla a rastreabilidade das operações monitorando as ações relacionadas aos recibos.

Os ciclos de processamento se iniciam a partir do momento que o recibo é emitido.

Esse monitoramento é feito através de arquivos de LOG's de Processamento toda a vez que uma ação é executada e dependente, também, da forma que a configuração da conta corrente bancária é operada.

• Inclusão

Essa configuração determina que o controle de baixa do registro junto ao banco é feito por Baixa Automática e que o sistema não precisará comandar a baixa através do arquivo de registro.

Então o monitoramento será feito no procedimento de Emissão do Recibo, quando o sistema identificará que a geração do registro de cobrança também deverá ser feito.

• Inclusão/Cancelamento

Essa configuração determina que o controle de baixa do registro junto ao banco é feito por Baixa por Instrução e que o sistema irá comandar a baixa através do arquivo de registro.

Então o monitoramento será feito no procedimento de Emissão do Recibo, contudo, para os processos de Cancelamento de Emissão e Baixa do Recibo em Caixa o sistema também fará o monitoramento gerando um controle para comandar a baixa do respectivo recibo junto ao banco via geração de Arquivos de Cancelamento.

O termo Baixa do registro de cobrança está ligado ao cancelamento do registro junto ao respectivo banco e não corresponde a baixa do recibo no sistema. O processamento dos comandos de inclusão e baixa está condicionado aos prazos estabelecidos em cada banco. Ao optar pelo controle de Inclusão/Cancelamento o sistema monitora os recibos recebidos em carteira (caixa) para que sejam cancelados junto ao banco. DEVIDO AOS PRAZOS DE PROCESSAMENTO DOS REGISTROS JUNTO AO BANCO, TODA A VEZ QUE UM REGISTRO E O CANCELAMENTO DE EMISSÃO DO RECIBO FOREM FEITOS NO MESMO DIA O SISTEMA IRÁ GERAR O REGISTRO DE CANCELAMENTO SOMENTE NO DIA SEGUINTE. A FORMA MAIS SEGURA É A ADOÇÃO DO CICLO DE INCLUSÃO E CANCELAMENTO GERENCIADOS PELO PRÓPRIO SISTEMA, POIS, AO REALIZAR UM NOVO REGISTRO DO MESMO RECIBO O SISTEMA GERA UM NOVO NÚMERO (NOSSO NÚMERO) ASSOCIANDO-O AO RECIBO ORIGINAL PARA O NOVO REGISTRO DE COBRANÇA, A CONFIGURAÇÃO DO PARÂMETRO 187 É MUITO IMPORTANTE, NESSE CASO O VALOR DESSE PARÂMETRO DEVE SER 1 PARA QUE A IMPRESSÃO DO RECIBO TAMBÉM UTILIZE ESSE NOVO NÚMERO. ESSE PROCEDIMENTO É IMPORTANTE PARA GARANTIR A IDENTIFICAÇÃO DO RECIBO NA BAIXA CNAB. NÃO ACONSELHAMOS QUE O CONTROLE DE BAIXA (CANCELAMENTO) DO RECIBO SEJA FEITO PELO PRÓPRIO BANCO, DEVIDO AO RISCO DE PERDA DA INTEGRIDADE ENTRE OS RECIBOS EMITIDOS PELO SISTEMA E OS RECIBOS REGISTRADOS NO BANCO.

Parâmetro 173 (Tabelas Gerais > Informações > Parâmetro)

O Parâmetro 173 – Cd. Barra c/desconto permite que o sistema imprima os recibos considerando o critério de desconto (quando houver) para a montagem do vencimento e valor do recibo. Então, quando ele estiver ativado (valor do parâmetro igual a 1) o recibo será impresso com vencimento e valor de acordo com o desconto. A composição do arquivo para registro leva em consideração o mesmo vencimento e valor do resultado gerado pela impressão do recibo, portanto levando em consideração também o parâmetro.

NÃO ACONSELHAMOS A ADOÇÃO DESSE PROCEDIMENTO PARA O REGISTRO DE COBRANÇA, POIS, NO CASO DE APLICAÇÃO DE MULTA E JUROS O BANCO IRÁ ADOTAR O VALOR COM DESCONTO PARA A BASE DE CÁLCULO QUANDO DEVERIA ADOTAR O VALOR NORMAL DO RECIBO. COM A ADOÇÃO DO REGISTRO, OS CONTROLES DE RECEBIMENTO COM OU SEM DESCONTO, MULTA E JUROS DEVERÁ FICAR A CARGO DO BANCO.

Parâmetro 131 (Tabelas Gerais > Informações > Parâmetro)

Conforme mencionado anteriormente, ao utilizar os processos de controle para Inclusão/Cancelamento do registro com Baixa por Instrução o Sistema irá rastrear as operações de cancelamento de emissão e baixa via caixa para a geração da instrução de baixa dos respectivos recibos junto ao banco.

É MUITO IMPORTANTE QUE O Parâmetro 131 – Bloqueia Alteração Recibo ESTEJA CONFIGURADO (CAMPO VALOR IGUAL A 1) DE FORMA QUE NÃO PERMITA A ALTERAÇÃO DE RECIBOS DEPOIS DE EMITIDOS. A FALTA DE CONTROLE ATRAVÉS DESSE PARÂMETRO PODERÁ GERAR INCONSISTÊNCIAS ENTRE O RECIBO NO SISTEMA E OS RECIBOS REGISTRADOS NO BANCO, VISTO QUE, AO PERMITIR A ALTERAÇÃO DE RECIBO EMITIDO OS CONTEÚDOS PODERÃO ESTAR DIFERENTES.

Registro da Cobrança em Conformidade com Itens Opcionais

Como os bancos ainda não têm nenhuma definição quanto aos procedimentos relacionados à cobrança de itens opcionais para o registro da cobrança, foi adotado o caminho de somar o total dos itens opcionais ao campo valor do desconto nos respectivos arquivos de registro, porém isso deve ser feito com cuidado, pois, a adoção desse critério é de responsabilidade do usuário.

NEM TODOS OS BANCOS ESTÃO OPERANDO DE ACORDO COM O CRITÉRIO DE SOMA DOS OPCIONAIS AO VALOR DE DESCONTO, TEMOS RELATO QUE PROBLEMAS SÉRIOS OCORRERAM NO REGISTRO DE COBRANÇA JUNTO AO BANCO BRADESCO. A OPÇÃO POR ESSE PROCEDIMENTO É DE RESPONSABILIDADE DO USUÁRIO E DEVERÁ SER FEITA ATIVANDO O PARÂMETRO 326. OBRIGATORIAMENTE, ANTES DE COLOCAR A COBRANÇA EM PRODUÇÃO DEVERÃO SER SIMULADOS PAGAMENTOS DE RECIBOS TESTE JUNTO AOS BANCOS INCLUINDO TODAS AS POSSIBILIDADES DE RETIRADA E INCLUSÃO DE OPCIONAIS.

Geração dos Arquivos (Financeiro > Contas a Receber > Controle de Registro)

Antes de iniciar esse procedimento é importante ter o entendimento dos períodos de cobrança. A partir da atualização da versão os Sistemas começarão à gerar os controles de rastreabilidade dos recibos, possibilitando a geração dos arquivos de registro nessa tela. Contudo, a atualização pode ocorrer num período de transição da cobrança em que parte dos registros pode ter sido gerada pelo modelo anterior (Financeiro > Contas a Receber > Arquivo Remessa) o que poderá gerar conflitos entre os registros gerados pelo modelo antigo e o novo procedimento para quem já utiliza a cobrança registrada. Isso pode gerar recusas de processamento junto ao banco devido à duplicidade de registro. Por isso, aconselhamos que o novo procedimento seja adotado à partir da cobrança no período seguinte ao mês da atualização.

A tela de geração dos arquivos foi simplificada requerendo somente a seleção da pasta de destino, a modalidade de registro (impressão local ou pelo banco) e opcionalmente a conta corrente bancária.

Aba Geração

A aba geração irá exibir todos logs pendentes para a geração dos arquivos, tanto para inclusão quanto para cancelamento de registro.

Selecione a pasta de destino, a modalidade e clique no botão Gerar Arquivo para que o processo seja inciado.

Aba Lotes Gerados

A aba lotes geradps irá exibir todos lotes que foram gerados pelo sistema

O campo Transmitido poderá ser utilizado para controle dos arquivos que já foram transmitidos para o banco.

Ao clicar com botão direto do mouse sobre o respectivo lote será possível marcar o lote que já foi transmitido ou cancelar a geração do lote.

Os cancelamento de um lote faz com que os recibos pertencentes ao respectivo lote sejam liberados para a geração de um novo lote.

Aba Lotes Cancelados

A aba lotes geradps irá exibir todos lotes que foram cancelados no sistema

Conforme mencionado anteriormente, nessa etapa o sistema gera todos os arquivos necessários para os processos de inclusão e cancelamento (quando necessário) dos registros junto ao banco.

Contudo, a geração dos arquivos é organizada de forma que eles possam ser classificados dentro da estrutura de diretório (pasta).

• Para cada Tipo de Processo (Registro ou Débito Automático) será criada uma pasta, conforme a imagem de exemplo abaixo.

• Para cada Conta Corrente de Cobrança será criada uma pasta, dentro do respectivo processo.

• Estrutura semelhante será criada para os arquivos de Débito Automático.

• Dentro das pastas (de acordo com cada conta corrente bancária e tipo de processo) serão criados arquivos com a seguinte composição:

Nome do Arquivo - Composto com a Sequência da Geração com 6 posições, a letra correspondente ao Tipo de Operação (I-Inclusão e C-Cancelamento), a letra correspondente ao Sistema (C-Condomínio e L-Locação) e a extensão correspondente ao Tipo de Processo (DEB - Para débito automático e REM - Para registro de cobrança).

Os arquivos com instruções de cancelamento não são gerados no mesmo dia em que o registro foi feito, pois, o risco de cancelar um registro em que a inclusão ainda não foi feita é muito grande. Esses arquivos são gerados a partir do dia seguinte à criação do log de inclusão. Isso ocorre devido aos ciclos de processamento dos arquivos nos bancos que, geralmente, são de 24 horas onde o resultado de processamento dos arquivos é consultado no dia seguinte. Então, se no mesmo dia for gerada uma inclusão e cancelamento do mesmo recibo provavelmente o cancelamento será rejeitado pelo banco pelo fato da sua inclusão ainda não ter sido processada.

A partir desse momento, o procedimento necessário para a transmissão dos arquivos para o banco vai depender de cada banco. É importante remover os arquivos das pastas de destino após a transmissão para o banco, evitando assim o acumulo de arquivos dentro da pasta possibilitando um controle dos arquivos que já foram transmitidos. Consulte também a documentação referente as Modalidades de cobrança.

Arquivo Retorno (Financeiro > Contas a Receber > Baixas > Baixa de Arquivo CNAB)

Ao fazer a Baixa CNAB o sistema também processa os arquivos de acordo com o retorno referente ao registro da cobrança para identificar recibos efetivados ou rejeitados pelo banco, permitindo emitir um relatório com os recibos efetivados e rejeitados com os respectivos motivos de rejeição de acordo com as ocorrências pré-cadastradas em cada banco.

O acesso a lista de ocorrências e motivos bancários é feito acessando a aba Configurações CNAB do Cadastro de Banco (Financeiro > Tabelas > Banco / Aba Configurações CNAB / Botão Ocorrências) e clicando no botão

Quando há algum retorno de inconsistência no registro o sistema reabre o Log e faz uma nova geração de registro do Log inconsistente.

Acessando o Controle de Registro (Financeiro > Contas a Receber > Controle de Registro) os registros rejeitados serão exibidos com um destaque em vermelho, ao dar um duplo clique sobre o respectivo registro será exibia uma caixa de mensagem com os motivos da rejeição.

Essa consulta também poderá ser feita através da Aba Registro de Cobrança na tela do recibo (Financeiro > Contas a Receber > Recibo).

Se a opção Bloqueia estiver marcada, o Log inconsistente ficará pendente até que seja desbloqueado no Controle de Registro.

Ao clicar com o botão direito do mouse sobre o respectivo registro será permitido desbloqueá-lo ou cancelar o registro do mesmo, o botão Desbloquear Todos permite desbloquear todos os Logs.

Os registros bloqueados ficarão pendentes até que sejam desbloqueados pelo usuário para a próxima geração. Ao cancelar um Log bloqueado, o registro do respectivo recibo será possível somente através do processo de cancelamento de emissão e nova emissão do recibo.

Para os relatórios referentes ao processamento dos arquivos existem duas opções: Baixa CNAB referente aos recibos liquidados e Controle de Registro onde serão listados os recibos processados pelo banco com as suas ocorrências de efetivação ou rejeição.

Os registros rejeitados voltarão automaticamente ao status de aberto e serão exibidos novamente no controle de registro, os erros apresentados deverão ser corrigidos antes de uma nova geração para que o respectivo registro seja aceito pelo banco.

Esse relatório poderá ser emitido a qualquer momento também através da opção Relatórios > Financeiro > Contas a Receber > Controle de Registro.

O Relatório de Controle de Registro (Relatórios > Financeiro > Contas a Receber > Controle de Registro) exibirá as ocorrências de efetivação e rejeição, além do status de bloqueio do Log.

As opções de bloqueio e desbloqueio para o Controle de Registro são comuns ao Débito Automático e Registro de Cobrança.

Funcionalidades Base Condomínio

Funcionalidades Base Condomínio Uno

Funcionalidades Base Locação

Funcionalidades Base Locação Uno