Mudanças entre as edições de "Pasta Digital"

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Pasta digital é a versão digital da pasta para prestação de contas do o condomínio. Nela estão inseridos todos os arquivos financeiros (balancetes, demonstrativos,  
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Pasta digital é a versão digital da pasta para prestação de contas do condomínio. Nela estão inseridos todos os arquivos financeiros (balancetes, demonstrativos,  
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extratos, etc ), bem como comprovantes de pagamentos e recebimentos as digitalizados e anexados pelo Base Doc.
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extratos, etc ), bem como comprovantes de pagamentos e recebimentos, as digitalizados e anexados pelo Base Doc.
  
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Após a criação da pasta a mesma será enviada ao site da administradora ficando disponível na área restrita do condomínio.
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Após a criação da pasta, a mesma será enviada ao site da administradora ficando disponível na área restrita do condomínio.
  
 
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Para habilitar a geração da Pasta Digital para um determinado condomínio, o usuário deverá selecionar o checkbox '''Pasta Digital''' dentro do Contrato de Administração (Administração > Condomínio / Contrato de Administração).
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'''A nova função, Pasta Digital, somente estará disponível para bancos de dados 3.0.'''
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Para utilizar Base a Pasta Digital, será necessário ativar o módulo em ''Base Utilitários> Utilitário> Registro de Módulos''.
 
Para utilizar Base a Pasta Digital, será necessário ativar o módulo em ''Base Utilitários> Utilitário> Registro de Módulos''.
  
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'''Para obter a licença, entre em contato com o setor comercial da Basesoft.'''
 
'''Para obter a licença, entre em contato com o setor comercial da Basesoft.'''
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'''A nova função, Pasta Digital, somente estará disponível para bancos de dados 3.0.'''
 
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Para habilitar a geração da Pasta Digital para um determinado condomínio, o usuário deverá selecionar o checkbox '''Pasta Digital''' dentro do Contrato de Administração (Administração > Condomínio / Contrato de Administração).
  
 
=== Tela de Configuração ===
 
=== Tela de Configuração ===
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A tela é composta de duas abas, '''Geral''', onde será definida a configuração padrão para a geração da Pasta Digital de todos os condomínios e a aba '''Condomínio''', que permite o usuário criar uma configuração personalizada para cada condomínio. Nota-se que na aba Geral, as Seções cadastradas com 00/0000 são consideradas essenciais para o sistema, sendo assim, não será permitida a alteração da Referência, nem mesmo do campo Seção.
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A tela é composta de duas abas:
  
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:*1- Ao entrar na tela, será apresentada as configurações do mês corrente, porém com a possibilidade de filtragem de acordo com a necessidade.
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:*'''Geral''', onde será definida a configuração padrão para a geração da Pasta Digital de todos os condomínios. Nota-se que nessa aba, as Seções cadastradas com 00/0000 são consideradas essenciais para o sistema, sendo assim, não será permitida a alteração da Referência, nem mesmo do campo Seção.
  
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a)Será criado campo "Pasta digital" do tipo "checkbox" no contrato de administração do condomínio que se marcado irá habilitar a funcionalidade para o condomínio em questão.
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:*'''Condomínio''', que permite o usuário criar uma configuração personalizada para cada condomínio. Somente será possível configurar um condomínio que possua Prestação de Contas criada, para isso, utilize a tela de Prestação de Contas (BaseDoc > Pasta Digital > Prestação de Contas).
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b)Somente será permitido configurar condomínios para a pasta digital caso estejam habilitados para prestação de contas no contrato de administração.
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=== Tela de Prestação de Contas ===
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Tela onde será cadastrada a prestação de contas do condomínio por período (sempre mês fechado).
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- Na tela irá conter um filtro por condomínio, referencia e status no topo e seguinte a essa função estará a parte de cadastro onde irá conter os dados do condomínio e o período que inicialmente será sugerido como sendo sempre o anterior caso o mesmo seja deixado em branco.
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| style="background-color:#96CFF5;border:none;padding:0.097cm;"|
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- Dentro da funcionalidade do cadastro deve conter um crítica (trigger) que impeça o usuário de cadastrar duas prestações para o mesmo condomínio na mesma referência
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- Ao realizar o cadastro de uma prestação de contas o sistema deve checar a existência da mesma no(s) período(s) anterior(es) e sugerir o incremento
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c) <Incremento>
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Somente será permitido configurar condomínios para a pasta digital caso estejam habilitados para prestação de contas no contrato de administração.
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Será uma tela cuja função será incrementar as prestações de contas(exceto as que estejam como canceladas). A premissa da tela é listar as prestações de conta por referência, condomínio e status.
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d) <Liberação>
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Tela onde será permitido listar as prestações de conta por referência, condomínio e status para que sejam liberadas. No entanto, também será permitido cancelar a liberação de uma prestação de contas.
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Obs : O nome do botão vai alterar de acordo com a operação (liberação / Cancelamento)
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==== Liberação ====
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Ao entrar na tela, será apresentada as configurações do mês corrente, porém com a possibilidade de filtragem de acordo com a necessidade.
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Ao final da Verificação de Balancete (Base Condominio > Financeiro>Verificação de Contas a Pagar / Balancete) e feita o Incremento da Prestação de Contas, caso não existe para o mês corrente e a Liberação da mesma.
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Obs: Levando em consideração a licença e a ativação da Pasta Digital no contrato de administração.
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Vale lembrar que não será permitido cadastrar duas seções com a mesma referência.
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=== Tela de Prestação de Contas ===
  
 
[[Arquivo:BC-PG_Prestacaodecontas.jpg|center]]
 
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<center>''(BaseDoc > Pasta Digital > Prestação de Contas)''</center>
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Tela onde será cadastrada a prestação de contas do condomínio por período. Por default o sistema cria a prestação com mês fechado.
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Será possível filtrar por Condomínio e Referência, além disso, pelo Status da prestação, pelo Incremento ou pelo Tipo de Administração.
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| style="background-color:#F18F8F;border:none;padding:0.097cm;"|
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'''Obs. Dentro da funcionalidade do cadastro deve contem um crítica que impede o usuário de cadastrar duas prestações para o mesmo condomínio na mesma referência.'''
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==== Funções da Prestação de Contas ====
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a) Criar Prestação de Contas: O usuário dando início ao processo de montagem da Pasta Digital.
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b) Liberação: Botão onde informo que prestação está fechada, pronta para ser processada.
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| style="background-color:#F18F8F;border:none;padding:0.097cm;width:100px;"| [[Imagem:Atencao.png|center]]
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| style="background-color:#F18F8F;border:none;padding:0.097cm;"|
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'''A liberação de prestação de contas também poderá ser feita na ''Verificação de Contas a Pagar/Balancete'' (Financeiro > Contas a Pagar > Verificação de Contas a Pagar/Balancete). Onde ao conferir toda a pasta, surgirá uma mensagem perguntando se deseja liberar a prestação.'''
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c) Cancelar Liberação: Muito utilizado para quebra de log, o processo de cancelamento faz com que o status da prestação retorne para aberto.
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d) Cancelar Processamento: Após a pasta montada, com o pdf gerado, o sistema altera o status para "Processado". Selecionando essa opção, a prestação voltará para o status em aberto, para que o acerto seja realizado.
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e) Incrementar: Torna a prestação e suas configurações personalizadas, disponíveis para serem trabalhada no mês seguinte.
  
 
=== Motor da Pasta Digital ===
 
=== Motor da Pasta Digital ===
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Robô que irá executar o processamento do Resumo e da pasta digital esta sendo implementado como aplicação que rodará na bandeja conforme caso o executável seja chamado com o parâmetro -AUTO. Desta forma o executável rodara as funções de geração de resumo e por fim o processamento da pasta digital por fim o executável sera fechado. Caso o operador chame o executável sem o parâmetro -AUTO o mesmo será chamado conforme as telas a baixo.
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Robô que irá executar o processamento do Resumo e da geração da Pasta Digital.
  
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- Configurar Iexpress Drive: tela em que o operador terá que informar os parâmetros para que a estrutura de pastas seja montada de forma que o Iexpress consiga interpretar.
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| style="background-color:#96CFF5;border:none;padding:0.097cm;width:100px;"| [[Imagem:Dica.png|center]]
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-Arquivo Modelo: nesta interface o operador deverá informar o caminho de onde o arquivo modelo está salvo para que a Pasta Digital seja montada, nesta tela ainda tem as funções de "Editar Modelo" e "Abrir Modelo".
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Recomendamos a utilização do executável rodando na bandeja, sendo chamado com o parâmetro '''-AUTO'''.
  
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- Processar: na interface "Processar" o operador poderá "rodar" de forma manual a geração do "Resumo" e da "Pasta digital" para apenas um Condomínio por vez, lembrando que cada uma dessas funções são executadas mediante o clique do botão especifico, a tela ainda permite a filtragem de condomínio e referencia especifica. Ao abrir essa aba o sistema carrega realiza a friltragem com a "referencia" do mês corrente e com status "Fechado".
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[[Arquivo:BC-PG_motor.jpg|center]]
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====Configuração do Ini====
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====Configuração Iexpress Drive====
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Informações salvas no INI do Condomínio para execução do motor da Pasta digital
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-> [DRIVE_CONDOMINIO] - são salvas as informações necessárias para que os arquivos PDF sejam gerados com a estrutura compatível com o Iexpress
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[[Arquivo:BC-PD Motorconfig.jpg|center]]
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<center>''(Aba Configurar Iexpress Drive)''</center>
  
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-> [PASTA_DIGITAL] - são salvas as informações do arquivo utilizado como modelo, tais como caminho e o prefixo utilizado para montar o nome do arquivo pdf.
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- Configurar Iexpress Drive: tela em que o operador terá que informar os parâmetros para que a estrutura de pastas seja montada de forma que o Iexpress consiga interpretar.
  
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->[PASTA_DIGITAL_ARQPDF] - essa sessão poderá ou não existir no arquivo INI do cliente, pois nela só serão salvas as configurações especificas para a geração do arquivo PDF. Os valores preenchidos na imagem são valores defult, ou seja, caso essa sessão não exista no arquivo INI as configurações citadas receberam esses valores.
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====Arquivo Modelo====
−
Uma das configurações que poderá ser mais utilizada pelo cliente talvez seja a "Senha" que possibilita a inclusão de uma senha na abertura do arquivo PDF.
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==== Envio ====
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[[Arquivo:BC-PD Motorarquivo.jpg|center]]
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Envio da pasta para o Icondo
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<center>''(Aba Arquivo Modelo)''</center>
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A geração dos dados será realizada por um programa do tipo "Robô" que vai gerar os dados automaticamente para o caminho do “drive” juntamente com as críticas de tipo de acesso do documento(Público/restrito) e referência.
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−
Dentro do processo de envio de dados, somente serão permitidos envios para o icondo quando a pasta digital é marcada como “terminada”.
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-Arquivo Modelo: nesta interface o operador deverá informar o caminho de onde o arquivo modelo está salvo para que a Pasta Digital seja montada, nesta tela ainda tem as funções de "Editar Modelo" e "Abrir Modelo".
  
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=== Config ===
 
 
<Configuração>
 
<Configuração>
 
Permite configurar o layout cores e fontes por condomínio assim como fazer as configurações genéricas que atinjam todos os condomínios inclusive permitindo customizar tipos de fontes específicos para cada layout.
 
Permite configurar o layout cores e fontes por condomínio assim como fazer as configurações genéricas que atinjam todos os condomínios inclusive permitindo customizar tipos de fontes específicos para cada layout.
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====Processar====
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[[Arquivo:BC-PD Motoraprocessar.jpg|center]]
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<center>''(Aba Processar)''</center>
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- Processar: na interface "Processar" o operador poderá "rodar" de forma manual a geração do "Resumo" e da "Pasta digital" para apenas um Condomínio por vez, lembrando que cada uma dessas funções são executadas mediante o clique do botão especifico, a tela ainda permite a filtragem de condomínio e referencia especifica. Ao abrir essa aba o sistema carrega realiza a filtragem com a "referencia" do mês corrente e com status "Fechado".
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===Configuração do Ini===
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Informações salvas no INI ''PastaDigital'' para execução do motor da Pasta digital. Caso não exista o caminho do Banco de Dados no ini, o sistema buscará a configuração em Basesistemas.ini, logo depois em Sqs2000Condo.ini.
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[DRIVE_CONDOMINIO]
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:--''São salvas as informações necessárias para que os arquivos PDF sejam gerados com a estrutura compatível com o Iexpress.''
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[PASTA_DIGITAL]
 +
:--''São salvas as informações do arquivo utilizado como modelo, tais como caminho e o prefixo utilizado para montar o nome do arquivo pdf.''
 +
 +
[PASTA_DIGITAL_ARQPDF]
 +
:--''Essa seção poderá ou não existir no arquivo INI do cliente, pois nela só serão salvas as configurações especificas para a geração do arquivo PDF. Os valores preenchidos na imagem são valores default, ou seja, caso essa seção não exista no arquivo INI as configurações citadas receberam esses valores.''
 +
 +
QUALIDADE=50
 +
:--''Informa a resolução que o arquivo PDF é gerado, devendo ser de 0 a 100 (default=50).''
 +
 +
EMBARCAFONT=TRUE
 +
 +
PDFA=FALSE
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:--''O parâmetro PdfA recebe valor TRUE, caso o cliente deseje que o arquivo PDF seja gerado com o tipo PdfA''.
 +
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OTIMIZA=FALSE
 +
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BACKGROUND=FALSE
 +
 +
SUJEITO=0
 +
:--''Sujeito preenchido com 0 = nulo, preenchido com 1 = nome do condomínio''.
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 +
AUTOR=
 +
:--''Autor será o nome da administradora cadastrada no Parâmetro 108''.
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 +
SENHA=0
 +
:--''Define se o arquivo pdf terá senha ou não, sendo:''
 +
:''= 0 não possui senha, ''
 +
:''= 1 a mesma senha da web (acesso do condomínio no Icondo), ''
 +
:''= 2 a senha será os quatro primeiros dígitos do CNPJ do condomínio, ''
 +
:''= 3 usar tanto a senha da web como os quatro primeiros dígitos do CNPJ do condomínio'').
 +
 +
 +
OCULTARBFERRAMENTAS=TRUE
 +
 +
OCULTARMENU=TRUE
 +
 +
OCULTARINTERFACE=TRUE
 +
 +
AJUDA=FALSE
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 +
CENTRAL=FALSE
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ESCALAIMPRESSAO=FALSE
 +
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===Envio===
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Envio da pasta para o Icondo. A geração dos dados será realizada por um programa do tipo "Robô" que vai gerar os dados automaticamente para o caminho do ''drive'' juntamente com as críticas de tipo de acesso do documento(Público/restrito) e referência. Dentro do processo de envio de dados, somente serão permitidos envios para o icondo quando a pasta digital é marcada como ''terminada''.
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[[:Categoria:Tutoriais Base Doc|Funcionalidades]]

Edição atual tal como às 16h54min de 18 de março de 2020

Visão Geral

Pasta digital é a versão digital da pasta para prestação de contas do condomínio. Nela estão inseridos todos os arquivos financeiros (balancetes, demonstrativos, extratos, etc ), bem como comprovantes de pagamentos e recebimentos, as digitalizados e anexados pelo Base Doc.

Após a criação da pasta, a mesma será enviada ao site da administradora ficando disponível na área restrita do condomínio.

Atencao.png

Para obter a Pasta Digital, o cliente deverá possuir também o Base Doc.


Ativação

Para utilizar Base a Pasta Digital, será necessário ativar o módulo em Base Utilitários> Utilitário> Registro de Módulos.

Atencao.png

Para obter a licença, entre em contato com o setor comercial da Basesoft.

A nova função, Pasta Digital, somente estará disponível para bancos de dados 3.0.

Procedimentos

Para habilitar a geração da Pasta Digital para um determinado condomínio, o usuário deverá selecionar o checkbox Pasta Digital dentro do Contrato de Administração (Administração > Condomínio / Contrato de Administração).

Tela de Configuração

BC-PG Configuracao.jpg
(BaseDoc > Pasta Digital > Configuração)


A tela é composta de duas abas:

  • Geral, onde será definida a configuração padrão para a geração da Pasta Digital de todos os condomínios. Nota-se que nessa aba, as Seções cadastradas com 00/0000 são consideradas essenciais para o sistema, sendo assim, não será permitida a alteração da Referência, nem mesmo do campo Seção.
  • Condomínio, que permite o usuário criar uma configuração personalizada para cada condomínio. Somente será possível configurar um condomínio que possua Prestação de Contas criada, para isso, utilize a tela de Prestação de Contas (BaseDoc > Pasta Digital > Prestação de Contas).
Dica.png

Somente será permitido configurar condomínios para a pasta digital caso estejam habilitados para prestação de contas no contrato de administração.


Ao entrar na tela, será apresentada as configurações do mês corrente, porém com a possibilidade de filtragem de acordo com a necessidade.

Vale lembrar que não será permitido cadastrar duas seções com a mesma referência.

Tela de Prestação de Contas

BC-PG Prestacaodecontas.jpg
(BaseDoc > Pasta Digital > Prestação de Contas)


Tela onde será cadastrada a prestação de contas do condomínio por período. Por default o sistema cria a prestação com mês fechado.

Será possível filtrar por Condomínio e Referência, além disso, pelo Status da prestação, pelo Incremento ou pelo Tipo de Administração.


Atencao.png

Obs. Dentro da funcionalidade do cadastro deve contem um crítica que impede o usuário de cadastrar duas prestações para o mesmo condomínio na mesma referência.


Funções da Prestação de Contas

a) Criar Prestação de Contas: O usuário dando início ao processo de montagem da Pasta Digital.

b) Liberação: Botão onde informo que prestação está fechada, pronta para ser processada.

Atencao.png

A liberação de prestação de contas também poderá ser feita na Verificação de Contas a Pagar/Balancete (Financeiro > Contas a Pagar > Verificação de Contas a Pagar/Balancete). Onde ao conferir toda a pasta, surgirá uma mensagem perguntando se deseja liberar a prestação.

c) Cancelar Liberação: Muito utilizado para quebra de log, o processo de cancelamento faz com que o status da prestação retorne para aberto.

d) Cancelar Processamento: Após a pasta montada, com o pdf gerado, o sistema altera o status para "Processado". Selecionando essa opção, a prestação voltará para o status em aberto, para que o acerto seja realizado.

e) Incrementar: Torna a prestação e suas configurações personalizadas, disponíveis para serem trabalhada no mês seguinte.

Motor da Pasta Digital

Robô que irá executar o processamento do Resumo e da geração da Pasta Digital.

Dica.png

Recomendamos a utilização do executável rodando na bandeja, sendo chamado com o parâmetro -AUTO.

Configuração Iexpress Drive

BC-PD Motorconfig.jpg
(Aba Configurar Iexpress Drive)

- Configurar Iexpress Drive: tela em que o operador terá que informar os parâmetros para que a estrutura de pastas seja montada de forma que o Iexpress consiga interpretar.

Arquivo Modelo

BC-PD Motorarquivo.jpg
(Aba Arquivo Modelo)

-Arquivo Modelo: nesta interface o operador deverá informar o caminho de onde o arquivo modelo está salvo para que a Pasta Digital seja montada, nesta tela ainda tem as funções de "Editar Modelo" e "Abrir Modelo".

<Configuração> Permite configurar o layout cores e fontes por condomínio assim como fazer as configurações genéricas que atinjam todos os condomínios inclusive permitindo customizar tipos de fontes específicos para cada layout.

Processar

BC-PD Motoraprocessar.jpg
(Aba Processar)

- Processar: na interface "Processar" o operador poderá "rodar" de forma manual a geração do "Resumo" e da "Pasta digital" para apenas um Condomínio por vez, lembrando que cada uma dessas funções são executadas mediante o clique do botão especifico, a tela ainda permite a filtragem de condomínio e referencia especifica. Ao abrir essa aba o sistema carrega realiza a filtragem com a "referencia" do mês corrente e com status "Fechado".

Configuração do Ini

Informações salvas no INI PastaDigital para execução do motor da Pasta digital. Caso não exista o caminho do Banco de Dados no ini, o sistema buscará a configuração em Basesistemas.ini, logo depois em Sqs2000Condo.ini.

[DRIVE_CONDOMINIO]

--São salvas as informações necessárias para que os arquivos PDF sejam gerados com a estrutura compatível com o Iexpress.

[PASTA_DIGITAL]

--São salvas as informações do arquivo utilizado como modelo, tais como caminho e o prefixo utilizado para montar o nome do arquivo pdf.

[PASTA_DIGITAL_ARQPDF]

--Essa seção poderá ou não existir no arquivo INI do cliente, pois nela só serão salvas as configurações especificas para a geração do arquivo PDF. Os valores preenchidos na imagem são valores default, ou seja, caso essa seção não exista no arquivo INI as configurações citadas receberam esses valores.

QUALIDADE=50

--Informa a resolução que o arquivo PDF é gerado, devendo ser de 0 a 100 (default=50).

EMBARCAFONT=TRUE

PDFA=FALSE

--O parâmetro PdfA recebe valor TRUE, caso o cliente deseje que o arquivo PDF seja gerado com o tipo PdfA.

OTIMIZA=FALSE

BACKGROUND=FALSE

SUJEITO=0

--Sujeito preenchido com 0 = nulo, preenchido com 1 = nome do condomínio.

AUTOR=

--Autor será o nome da administradora cadastrada no Parâmetro 108.

SENHA=0

--Define se o arquivo pdf terá senha ou não, sendo:
= 0 não possui senha,
= 1 a mesma senha da web (acesso do condomínio no Icondo),
= 2 a senha será os quatro primeiros dígitos do CNPJ do condomínio,
= 3 usar tanto a senha da web como os quatro primeiros dígitos do CNPJ do condomínio).


OCULTARBFERRAMENTAS=TRUE

OCULTARMENU=TRUE

OCULTARINTERFACE=TRUE

AJUDA=FALSE

CENTRAL=FALSE

ESCALAIMPRESSAO=FALSE

Envio

Envio da pasta para o Icondo. A geração dos dados será realizada por um programa do tipo "Robô" que vai gerar os dados automaticamente para o caminho do drive juntamente com as críticas de tipo de acesso do documento(Público/restrito) e referência. Dentro do processo de envio de dados, somente serão permitidos envios para o icondo quando a pasta digital é marcada como terminada.


Funcionalidades

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