Mudanças entre as edições de "Pasta Digital"

Edição das 19h45min de 29 de abril de 2019

Visão Geral

Pasta digital é a versão digital da pasta para prestação de contas do condomínio. Nela estão inseridos todos os arquivos financeiros (balancetes, demonstrativos, extratos, etc ), bem como comprovantes de pagamentos e recebimentos, as digitalizados e anexados pelo Base Doc.

Após a criação da pasta, a mesma será enviada ao site da administradora ficando disponível na área restrita do condomínio.

Para obter a Pasta Digital, o cliente deverá possuir também o Base Doc.

Ativação

Para utilizar Base a Pasta Digital, será necessário ativar o módulo em Base Utilitários> Utilitário> Registro de Módulos.

Para obter a licença, entre em contato com o setor comercial da Basesoft.

Procedimentos

Para habilitar a geração da Pasta Digital para um determinado condomínio, o usuário deverá selecionar o checkbox Pasta Digital dentro do Contrato de Administração (Administração > Condomínio / Contrato de Administração).

A nova função, Pasta Digital, somente estará disponível para bancos de dados 3.0.

Tela de Configuração

A tela é composta de duas abas:

• Geral, onde será definida a configuração padrão para a geração da Pasta Digital de todos os condomínios. Nota-se que nessa aba, as Seções cadastradas com 00/0000 são consideradas essenciais para o sistema, sendo assim, não será permitida a alteração da Referência, nem mesmo do campo Seção.

• Condomínio, que permite o usuário criar uma configuração personalizada para cada condomínio. Somente será possível configurar um condomínio que possua Prestação de Contas criada, para isso, utilize a tela de Prestação de Contas (BaseDoc > Pasta Digital > Prestação de Contas).

Somente será permitido configurar condomínios para a pasta digital caso estejam habilitados para prestação de contas no contrato de administração.

Ao entrar na tela, será apresentada as configurações do mês corrente, porém com a possibilidade de filtragem de acordo com a necessidade.

Vale lembrar que não será permitido cadastrar duas seções com a mesma referência.

Tela de Prestação de Contas

Tela onde será cadastrada a prestação de contas do condomínio por período. Por default o sistema cria a prestação com mês fechado.

Será possível filtrar por Condomínio e Referência, além disso, pelo Status da prestação, pelo Incremento ou pelo Tipo de Administração.

Obs. Dentro da funcionalidade do cadastro deve contem um crítica que impede o usuário de cadastrar duas prestações para o mesmo condomínio na mesma referência.

Funções da Prestação de Contas

a) Criar Prestação de Contas: O usuário dando início ao processo de montagem da Pasta Digital.

b) Liberação: Botão onde informo que prestação está fechada, pronta para ser processada.

A liberação de prestação de contas também poderá ser feita na Verificação de Contas a Pagar/Balancete (Financeiro > Contas a Pagar > Verificação de Contas a Pagar/Balancete). Onde ao conferir toda a pasta, surgirá uma mensagem perguntando se deseja liberar a prestação.

c) Cancelar Liberação: Muito utilizado para quebra de log, o processo de cancelamento faz com que o status da prestação retorne para aberto.

d) Cancelar Processamento: Após a pasta montada, com o pdf gerado, o sistema altera o status para "Processado". Selecionando essa opção, a prestação voltará para o status em aberto, para que o acerto seja realizado.

e) Incrementar: Torno a prestação e suas configurações personalizadas, disponíveis para serem trabalhada no mês seguinte.

Motor da Pasta Digital

Robô que irá executar o processamento do Resumo e da geração da Pasta Digital.

Recomendamos a utilização do executável rodando na bandeja, sendo chamado com o parâmetro -AUTO.

Configuração Iexpress Drive

- Configurar Iexpress Drive: tela em que o operador terá que informar os parâmetros para que a estrutura de pastas seja montada de forma que o Iexpress consiga interpretar.

Arquivo Modelo

-Arquivo Modelo: nesta interface o operador deverá informar o caminho de onde o arquivo modelo está salvo para que a Pasta Digital seja montada, nesta tela ainda tem as funções de "Editar Modelo" e "Abrir Modelo".

<Configuração> Permite configurar o layout cores e fontes por condomínio assim como fazer as configurações genéricas que atinjam todos os condomínios inclusive permitindo customizar tipos de fontes específicos para cada layout.

Processar

- Processar: na interface "Processar" o operador poderá "rodar" de forma manual a geração do "Resumo" e da "Pasta digital" para apenas um Condomínio por vez, lembrando que cada uma dessas funções são executadas mediante o clique do botão especifico, a tela ainda permite a filtragem de condomínio e referencia especifica. Ao abrir essa aba o sistema carrega realiza a filtragem com a "referencia" do mês corrente e com status "Fechado".

Configuração do Ini

Informações salvas no INI do Condomínio para execução do motor da Pasta digital

[DRIVE_CONDOMINIO]: São salvas as informações necessárias para que os arquivos PDF sejam gerados com a estrutura compatível com o Iexpress.

[PASTA_DIGITAL]: São salvas as informações do arquivo utilizado como modelo, tais como caminho e o prefixo utilizado para montar o nome do arquivo pdf.

[PASTA_DIGITAL_ARQPDF]: Essa seção poderá ou não existir no arquivo INI do cliente, pois nela só serão salvas as configurações especificas para a geração do arquivo PDF. Os valores preenchidos na imagem são valores default, ou seja, caso essa seção não exista no arquivo INI as configurações citadas receberam esses valores.

[PASTA_DIGITAL_ARQPDF]

EMBARCAFONT=TRUE

PdfA=FALSE (o parâmetro PdfA recebe valor TRUE, caso o cliente deseje que o arquivo PDF seja gerado com o tipo PdfA)

OTIMIZA=FALSE

Background=FALSE

Sujeito=0 (Sujeito preenchido com 0 sujeito será nulo, preenchido com 1 sujeito será o nome do condomínio)

AUTOR= (AUTOR será o nome da administradora cadastrada no parâmetro 108)

SENHA=0 (Se o arquivo pdf terá senha ou não, =0 não possui senha, =1 a mesma senha da web, =2 a senha será os quatro primeiros dígitos do CNPJ do condomínio, =3 usar tanto a senha da web como os quatro primeiros dígitos do CNPJ do condomínio')

OCULTARBFERRAMENTAS=TRUE

OCULTARMENU=TRUE

OCULTARINTERFACE=TRUE

AJUDA=FALSE

CENTRAL=FALSE

ESCALAIMPRESSAO=FALSE

Envio

Envio da pasta para o Icondo. A geração dos dados será realizada por um programa do tipo "Robô" que vai gerar os dados automaticamente para o caminho do drive juntamente com as críticas de tipo de acesso do documento(Público/restrito) e referência. Dentro do processo de envio de dados, somente serão permitidos envios para o icondo quando a pasta digital é marcada como terminada.