Mudanças entre as edições de "Pasta Digital"

Edição das 19h26min de 29 de abril de 2019

Visão Geral

Pasta digital é a versão digital da pasta para prestação de contas do condomínio. Nela estão inseridos todos os arquivos financeiros (balancetes, demonstrativos, extratos, etc ), bem como comprovantes de pagamentos e recebimentos, as digitalizados e anexados pelo Base Doc.

Após a criação da pasta, a mesma será enviada ao site da administradora ficando disponível na área restrita do condomínio.

Para obter a Pasta Digital, o cliente deverá possuir também o Base Doc.

Ativação

Para utilizar Base a Pasta Digital, será necessário ativar o módulo em Base Utilitários> Utilitário> Registro de Módulos.

Para obter a licença, entre em contato com o setor comercial da Basesoft.

Procedimentos

Para habilitar a geração da Pasta Digital para um determinado condomínio, o usuário deverá selecionar o checkbox Pasta Digital dentro do Contrato de Administração (Administração > Condomínio / Contrato de Administração).

A nova função, Pasta Digital, somente estará disponível para bancos de dados 3.0.

Tela de Configuração

A tela é composta de duas abas:

• Geral, onde será definida a configuração padrão para a geração da Pasta Digital de todos os condomínios. Nota-se que nessa aba, as Seções cadastradas com 00/0000 são consideradas essenciais para o sistema, sendo assim, não será permitida a alteração da Referência, nem mesmo do campo Seção.

• Condomínio, que permite o usuário criar uma configuração personalizada para cada condomínio. Somente será possível configurar um condomínio que possua Prestação de Contas criada, para isso, utilize a tela de Prestação de Contas (BaseDoc > Pasta Digital > Prestação de Contas).

Somente será permitido configurar condomínios para a pasta digital caso estejam habilitados para prestação de contas no contrato de administração.

Ao entrar na tela, será apresentada as configurações do mês corrente, porém com a possibilidade de filtragem de acordo com a necessidade.

Vale lembrar que não será permitido cadastrar duas seções com a mesma referência.

Tela de Prestação de Contas

Tela onde será cadastrada a prestação de contas do condomínio por período. Por default o sistema cria a prestação com mês fechado.

Será possível filtrar por Condomínio e Referência, além disso, pelo Status da prestação, pelo Incremento ou pelo Tipo de Administração.

Obs. Dentro da funcionalidade do cadastro deve contem um crítica que impede o usuário de cadastrar duas prestações para o mesmo condomínio na mesma referência.

Funções da Prestação de Contas

a) Criar Prestação de Contas: O usuário dando início ao processo de montagem da Pasta Digital.

b) Liberação: Botão onde informo que prestação está fechada, pronta para ser processada.

A liberação de prestação de contas também poderá ser feita na Verificação de Contas a Pagar/Balancete (Financeiro > Contas a Pagar > Verificação de Contas a Pagar/Balancete). Onde ao conferir toda a pasta, surgirá uma mensagem perguntando se deseja liberar a prestação.

c) Cancelar Liberação: Muito utilizado para quebra de log, o processo de cancelamento faz com que o status da prestação retorne para aberto.

d) Cancelar Processamento: Após a pasta montada, com o pdf gerado, o sistema altera o status para "Processado". Selecionando essa opção, a prestação voltará para o status em aberto, para que o acerto seja realizado.

e) Incrementar: Torno a prestação e suas configurações personalizadas, disponíveis para serem trabalhada no mês seguinte.

Motor da Pasta Digital

Robô que irá executar o processamento do Resumo e da pasta digital esta sendo implementado como aplicação que rodará na bandeja conforme caso o executável seja chamado com o parâmetro -AUTO. Desta forma o executável rodara as funções de geração de resumo e por fim o processamento da pasta digital por fim o executável sera fechado. Caso o operador chame o executável sem o parâmetro -AUTO o mesmo será chamado conforme as telas a baixo.

Configuração Iexpress Drive

- Configurar Iexpress Drive: tela em que o operador terá que informar os parâmetros para que a estrutura de pastas seja montada de forma que o Iexpress consiga interpretar.

Arquivo Modelo

-Arquivo Modelo: nesta interface o operador deverá informar o caminho de onde o arquivo modelo está salvo para que a Pasta Digital seja montada, nesta tela ainda tem as funções de "Editar Modelo" e "Abrir Modelo".

<Configuração> Permite configurar o layout cores e fontes por condomínio assim como fazer as configurações genéricas que atinjam todos os condomínios inclusive permitindo customizar tipos de fontes específicos para cada layout.

Processar

- Processar: na interface "Processar" o operador poderá "rodar" de forma manual a geração do "Resumo" e da "Pasta digital" para apenas um Condomínio por vez, lembrando que cada uma dessas funções são executadas mediante o clique do botão especifico, a tela ainda permite a filtragem de condomínio e referencia especifica. Ao abrir essa aba o sistema carrega realiza a friltragem com a "referencia" do mês corrente e com status "Fechado".

Configuração do Ini

Informações salvas no INI do Condomínio para execução do motor da Pasta digital

-> [DRIVE_CONDOMINIO] - são salvas as informações necessárias para que os arquivos PDF sejam gerados com a estrutura compatível com o Iexpress

-> [PASTA_DIGITAL] - são salvas as informações do arquivo utilizado como modelo, tais como caminho e o prefixo utilizado para montar o nome do arquivo pdf.

->[PASTA_DIGITAL_ARQPDF] - essa sessão poderá ou não existir no arquivo INI do cliente, pois nela só serão salvas as configurações especificas para a geração do arquivo PDF. Os valores preenchidos na imagem são valores defult, ou seja, caso essa sessão não exista no arquivo INI as configurações citadas receberam esses valores. Uma das configurações que poderá ser mais utilizada pelo cliente talvez seja a "Senha" que possibilita a inclusão de uma senha na abertura do arquivo PDF.

[PASTA_DIGITAL_ARQPDF] EMBARCAFONT=TRUE //o parâmetro PdfA recebe valor TRUE caso o cliente deseje que o arquivo PDF seja gerado com o tipo PdfA PdfA=FALSE OTIMIZA=FALSE Background=FALSE //Sujeito preenchido com 0 sujeito será nulo, preenchido com 1 sujeito será o nome do condominio Sujeito=0 //AUTOR será o nome da administradora cadastrada no parâmetro 108 AUTOR= //Se os arquivos pdfs terão senha ou não, =0 não possui senha, =1 a mesma senha da web, //=2 a senha sera os quatro primeiros digitos do cnpj do condominio //=3 usar tanto a senha da web como os quatro primeiros digitos do cnpj do condominio SENHA=0 OCULTARBFERRAMENTAS=TRUE OCULTARMENU=true OCULTARINTERFACE=true AJUDA=FALSE CENTRAL=FALSE ESCALAIMPRESSAO=FALSE

Envio

Envio da pasta para o Icondo A geração dos dados será realizada por um programa do tipo "Robô" que vai gerar os dados automaticamente para o caminho do “drive” juntamente com as críticas de tipo de acesso do documento(Público/restrito) e referência. Dentro do processo de envio de dados, somente serão permitidos envios para o icondo quando a pasta digital é marcada como “terminada”.